COACHING DE EQUIPE EM SERVIÇO EXTRAJUDICIAL

PONTIFÍCIA UNIVERSIDADE CATÓLICA DO RIO GRANDE DO SUL – PUCRS

GESTÃO DE PESSOAS: CARREIRAS, LIDERANÇA, COACHING

MARCOS ROBERTO HADDAD CAMOLESI

COACHING DE EQUIPE EM SERVIÇO NOTARIAL

O EMPREGO DE TÉCNICAS DE COACHING DE EQUIPE NA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E ADMINISTRATIVA DO SEGUNDO OFÍCIO EXTRAJUDICIAL DE NOVA XAVANTINA

PORTO ALEGRE-RS

2021

MARCOS ROBERTO HADDAD CAMOLESI

COACHING DE EQUIPE EM SERVIÇO NOTARIAL

O EMPREGO DE TÉCNICAS DE COACHING DE EQUIPE NA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E ADMINISTRATIVA DO SEGUNDO OFÍCIO EXTRAJUDICIAL DE NOVA XAVANTINA

Trabalho de conclusão de curso

para obtenção do título de pós-

graduação em Gestão de

Pessoas: Carreiras, Liderança e

Coaching, apresentado à

Pontifícia Universidade Católica

Do Rio Grande do Sul–PUCRS.

Orientador: Eugenio Mussak

PORTO ALEGRE-RS

2021

MARCOS ROBERTO HADDAD CAMOLESI

COACHING DE EQUIPE EM SERVIÇO NOTARIAL

O EMPREGO DE TÉCNICAS DE COACHING DE EQUIPE NA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E ADMINISTRATIVA DO SEGUNDO OFÍCIO EXTRAJUDICIAL DE NOVA XAVANTINA

Trabalho de conclusão de curso

para obtenção do título de pós-

graduação em Gestão de

Pessoas: Carreiras, Liderança e

Coaching, apresentado à

Pontifícia Universidade Católica

Do Rio Grande do Sul–PUCRS.

Porto Alegre-RS, 28 de janeiro de 2021.

Banca examinadora

RESUMO

A pesquisa exploratória e qualitativa proposta tem por fundamento o estudo de caso envolvendo o Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina-MT, sob os aspectos de como o emprego do processo de coaching tem por escopo oferecer uma assessoria voltada na geração de motivação pessoal e profissional de cada integrante da equipe, potencializando resultados positivos. O estudo de caso parte da abordagem da interação entre o indivíduo/coachee e o serviço extrajudicial, bem como a forma de agir do líder/coach, aqui o tabelião e oficial de registro, responsável pela organização financeira e administrativa da serventia, para tanto, fixa a descrição do campo de atuação da serventia, as suas competências, e se enumera os fatores determinantes das relações interpessoais no ambiente profissional e a compreensão das interações com os grupos no trabalho, sob os aspectos da comunicação, liderança, motivação, e por que deve ser utilizado o feedback para o desenvolvimento do trabalho, além de detalhar os pontos estratégicos da serventia, baseando-se na sua visão, missão e valor, culminando com a capacidade de solução de conflitos e à atuação em alta performance na tomada de decisão.

Palavras-chave: Coaching de equipe. Serviço extrajudicial. Liderança. Feedback. Performance.

ABSTRACT

The exploratory and qualitative research proposed is based on the case study involving the Second Extrajudicial Office of the District of Nova Xavantina-MT, under the aspects of how the use of the coaching process aims to offer advice aimed at generating personal motivation and of each team member, enhancing positive results. The case study starts from the approach of the interaction between the individual / coachee and the extrajudicial service, as well as the way of the leader / coach, here the notary and registry officer, responsible for the financial and administrative organization of the service, for that, sets the description of the field of action of the service, its competencies, and the determining factors of interpersonal relationships in the professional environment and the understanding of interactions with groups at work, under the aspects of communication, leadership, motivation, and by that feedback should be used for the development of the work, in addition to detailing the strategic points of usefulness, based on its vision, mission and value, culminating in the ability to resolve conflicts and act in high performance in decision making .

Keywords: Team coaching. Extrajudicial service. Leadership. Feedback. Performance

LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

Art. – Artigo

CGJMTE – Consolidação das Normas da Corregedoria-Geral da Justiça, referente ao Foro Extrajudicial

CLT – Consolidação das Leis Trabalhistas

CNJ –Conselho Nacional da Justiça

COAF – Controle de Atividades Financeiras

CPF – Cadastro da Pessoa Física

CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social

L. – Lei

PDIs – Programas de Desenvolvimento Individuais

QE – Quociente Emocional

QI – Quociente Inteligência

RFB – Receita Federal do Brasil

TI – Tecnologia da Informação

SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO

2 DELIMITAÇÃO DO ESTUDO DE CASO

3 JUSTIFICATIVA

4 QUESTÃO DE PESQUISA

5 OBJETIVOS DA PESQUISA

5.1Objetivo geral

5.2 Objetivos específicos

6 REVISÃO BILIOGRÁFICA

6.1 O papel de coaching de equipe no segundo ofício extrajudicial de nova xavantina

6.2 O comportamento organizacional da serventia referente à visão, à missão e aos valores

6.3 A relação entre coaching de equipe e a dinâmica das relações interpessoais, em termos de comunicação, liderança e motivação

6.4 O feedback na gestão de equipe de colaboradores do serviço extrajudicial

6.5 Análise do aumento de produtividade e da alta performance em decorrência do foco direcionado para as pessoas

7 METODOLOGIA

8 ANÁLISE E FUNDAMENTAÇÃO DO CASO

8.1 O papel de coaching de equipe no segundo ofício extrajudicial de nova xavantina

8.1.1 O que vem a ser o coaching

8.1.2 O coaching de equipe na performance pessoal e profissional

8.1.3 Técnicas de coaching de equipe aplicáveis no segundo ofício

8.1.4 A natureza jurídica dos notários e registradores

8.1.5 A fé pública do tabelião de notas e a segurança jurídica do ato

8.1.6Das atribuições do tabelionato de notas

8.1.7 Das atribuições do oficial de registro

8.2 O comportamento organizacional da serventia referente à visão, à missão e aos valores

8.2.1Visão do serviço a ser prestado à sociedade

8.2.2 Missão como fator de desempenho das atividades de notas e registro

8.2.3 Valores como orientação dos objetivos traçados no segundo ofício

8.3 A relação entre coaching de equipe e a dinâmica das relações interpessoais, em termos de comunicação, liderança e motivação

8.3.1 Comunicação como fator de interação e escuta

8.3.2 Liderança como fator de estímulo ao aprendizado e desempenho positivo

8.3.3 Motivação como fator de estímulo ao potencial e à autoconfiança

8.4 O feedback na gestão de equipe de colaboradores do serviço extrajudicial

8.4.1 O que significa o emprego da ferramenta do feedback

8.4.2 Aplicabilidade de feedback no desenvolvimento da equipe de colaboradores da serventia

8.4.3 Tipos de feedback aplicados ou passíveis de aplicação na serventia

8.4.3.1 Feedback positivo

8.4.3.2 Feedback corretivo

8.4.3.3 Feedback insignificante

8.4.4 O momento certo do uso do feedback

8.5 Análise do aumento de produtividade e da alta performance em decorrência do foco direcionado para as pessoas

8.5.1 O coach de equipe e sua relação com a alta performance

8.5.2 O coach de equipe aplicável no Segundo Ofício em busca da alta performance dos colaboradores

8.5.3 Soluções apresentadas pelo titular/coach para evitar comportamentos nocivos e desmotivação da equipe

9 CONCLUSÃO

10 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

11 APÊNDICES E ANEXOS

APÊNDICE A – Gráfico demonstrativo da porcentagem em cada faixa etária da equipe de colaboradores do Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina-MT

APÊNDICE B – Gráfico demonstrativo da porcentagem referente ao sexo dos membros da equipe do Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina-MT

APÊNDICE C – Gráfico demonstrativo da porcentagem envolvendo o tipo de função de cada membro da equipe do Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina-MT

APÊNDICE D – Gráfico demonstrativo da porcentagem envolvendo a faixa salarial de cada membro da equipe do Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina-MT

APÊNDICE E – Questionário 1

APÊNDICE F – Questionário 2

APÊNDICE G – Questionário 3

1 INTRODUÇÃO

O presente estudo de caso envolve a análise do porquê da utilização do procedimento de coaching na dinâmica das relações interpessoais, assim como na estrutura organizacional e na estrutura econômica em um serviço extrajudicial, mas especificamente, o Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina, Estado de Mato Grosso.

No Capítulo Primeiro, aborda-se o que representa o procedimento de coaching de equipe e a sua aplicabilidade no Segundo Ofício Extrajudicial da comarca de Nova Xavantina, merecendo destaque as questões relativas à gestão de pessoas e de processos, e como o emprego de técnicas de coaching de equipe proporciona melhorias frente aos desafios que exigem inovação com rapidez, habilidade de lidar com as particularidades de cada um e o foco nas pessoas, para tanto, adquirindo, produzindo e compartilhando informações e conhecimento, bem como gerando comprometimento e investimento na qualificação, frente às crenças limitantes de toda ordem.

No Capítulo Segundo, promove-se o estudo de como o planejamento das atividades no cartório, a visão do que se almeja, o estabelecimento de um propósito tem intuito de implantar benefícios qualificados e quantificados, a gestão de tempo e a otimização de relações pessoais e profissionais através do processo de coaching. E como o uso da mesma técnica permite ter em sua missão o escopo de proteger e ajudar as pessoas e as empresas, por intermédio da prestação de serviços de notas e registro, empregando métodos inovadores e tecnológicos, bem como garantindo segurança jurídica e o desenvolvimento sustentável. Ainda, como integrante da abordagem no capítulo, quais são os valores e como impacta o serviço de notas e registro, pois dessa forma poderá ajustar as metas da equipe de colaboradores.

No Capítulo Terceiro, questiona-se o papel do líder, como responsável pela serventia, na prática de atos relacionados à responsabilidade social, de como consegue influenciar e dirigir sua equipe na conquista dos objetivos comuns, assim como o processo comunicativo adotado na serventia favorece a interligação nos diversos níveis, seja interpessoal; interequipes; e intersetorial. No mesmo capítulo, faz-se o detalhamento de como o investimento nos colaboradores como seu maior recurso, adotando medidas de motivação desses profissionais, resulta em um ambiente de trabalho positivo.

No Capítulo Quarto, avalia-se a eficiência do feedback no desenvolvimento de condutas positivas na equipe, além de quais competências necessitam de atenção, tendo a visão clara da performance e o alcance de resultados, assim como quais crenças limitantes devem ser combatidas.

No último Capítulo, movidos por expectativas de formação de uma equipe de alta performance para atingir metas e níveis de desempenho, faz-se a análise de como a utilização do coaching pode tornar isso uma realidade, mesmo enfrentando alguns fatores que ocasionam o aspecto da rotatividade de colaboradores e os obstáculos do dia a dia, em especial, a adaptação do serviço em época da Pandemia do Covid-19, levando para o mundo digital a segurança jurídica dos atos de notas e registro pleiteados pela sociedade.

2 DELIMITAÇÃO DO ESTUDO DE CASO

O foco do estudo de caso está no reflexo positivo do emprego de técnicas de coaching de equipe na estrutura organizacional e administrativa do Segundo Ofício Extrajudicial de Nova Xavantina.

3 JUSTIFICATIVA

A escolha do caso tem justificativa na compreensão de como ocorre o gerenciamento e administração da atividade dentro de um serviço extrajudicial, socorrendo-se de técnicas de coaching, tornando eficiente a realização desse importante papel na sociedade brasileira, uma vez que se tata de serviço essencial, administrado por um particular em colaboração com o Poder Público, sendo que por tal instituição, muito semelhante à funcionalidade de uma empresa, passam todos os cidadãos, em algum momento da vida, seja no momento em que nasce, casa, adquire patrimônio, registra filhos, ou mesmo quando morre. Trata-se de um serviço público por excelência devido à relevância dos atos ali praticados para o exercício da cidadania e da vida privada, exigindo esforços individuais e conhecimento em gestão do delegatário, que transformou seu cartório em centro de excelência no atendimento e na prestação de serviços, submetido às suas diversas peculiaridades e diversidades, e como a consolidação de um sistema de gestão pode uniformizar condutas da equipe de colaboradores e resolver inúmeros problemas enfrentados que se repetem.

4 QUESTÃO DE PESQUISA

Como o tabelião, em sua capacidade de liderança e empregando o procedimento de coaching de equipe, consegue inspirar sua equipe para gerar confiança e entusiasmo pela proatividade, sem deixar de ser resiliente e alcançar maior eficiência frente às crenças limitantes e o desafio da Pandemia do Covid-19.

Porque e como o tabelião do Segundo Ofício adota determinados regramentos de coaching, tendo por função desenvolver da melhor forma a equipe, utilizando-se das seguintes indagações:

a) qual o primeiro passo;

b) o que deve começar fazendo;

c) e o segundo passo;

d) o que precisa parar de fazer o que ajudará nas ações que lhe darão o resultado;

e) quais as pessoas que poderá pedir ajuda;

f) como as ações geram resultados, bem como sua repetição, hábitos;

g) Como solucionar conflitos de interesse entre membros da equipe e intersetorial.

h) Como o feedback contribui para maximizar os pontos fortes e aumentar o foco e a produtividade em tempos de Pandemia do Covid-19.

5 OBJETIVOS DA PESQUISA

5.1 Objetivo geral

Analisar a aplicação de técnicas de coaching de equipe e a potencialização dos resultados das atividades de notas e registro, principalmente, em período de Pandemia do Covid-19, nas relações interpessoais, comportamentais e estrutura organizacional do Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina.

5.2 Objetivos específicos

Compreender o papel do coaching de equipe em uma instituição;

Analisar o emprego do procedimento de coaching de equipe na estrutura organizacional e administrativa do Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina, especialmente em período de Pandemia do Covid-19;

Explicar o comportamento organizacional da serventia no que envolve visão, missão e valores;

Entender a gestão de equipe nas interações interpessoais no ambiente de trabalho, sob os aspectos de comunicação, liderança, motivação;

Comentar a importância do feedback na gestão dos colaboradores atuantes no serviço;

Descrever os pontos estratégicos da serventia em busca da performance em equipe e de resultados, apesar da instabilidade causada pelo novo Covid-19;

Avaliar o aumento de produtividade em decorrência do foco direcionado para as pessoas.

6 REVISÃO BIBLIOGRÁFICA

6.1 O papel de coaching de equipe no segundo ofício extrajudicial de nova xavantina

Pinheiro (2016, p. 133) destaca a função de suporte do coach nas diversas áreas, in verbis:

Trata-se de um processo conduzido por um profissional chamado coach. É uma assessoria pessoal, profissional ou corporativa, que utiliza metodologia e ferramentas específicas, visando dar suporte às pessoas, times e organizações, para que atinjam objetivos e resultados desejados nas diversas áreas da vida pessoal, profissional e organizacional.

O processo de coaching visa oferecer uma assessoria voltada na geração de motivação pessoal e profissional da pessoa, integrante da equipe, potencializando resultados positivos para ampliar realizações na vida pessoal e profissional, conforme explica Paes (2012 p. 316), in verbis:

O Coach é o aliado do Coachee no processo de Coaching e seu principal papel é criar um ambiente de reflexão e análise da satisfação em relação à vida pessoal ou profissional do Coachee. Definir, junto com ele, metas claras, entender o que é preciso ser feito para identificar e mudar as crenças limitantes. Despertar o potencial infinito, qualidades possivelmente desconhecidas sempre com o olhar no futuro.

Moreno (2016, p. 89) explica que a confiança de uma pessoa em outra tem relevância no desenvolvimento pessoal e profissional, in verbis:

A partir da confiança de um ser humano (coachee-cliente) em outro ser humano (coach – profissional que atende), o coaching revela ser a mais poderosa ferramenta de transformação da pessoa, consciente e inconscientemente. O coach possui habilidades, conhecimentos e atitudes lapidadas para a atuação, com vistas a ajudar seu coachee a alcançar objetivos e metas em sua vida pessoal, profissional e espiritual (aspirações).

A atividade é desenvolvida por pessoas com competências e habilidades complementares, comprometidas e focadas nos mesmos objetivos, portanto, a cooperação para atingir o objetivo comum caracteriza o trabalho em equipe, como salienta Ribeiro (2016, p. 191), in verbis:

Coaching de Equipe é uma parceria profissional, estabelecida com transparência, confiança ética, objetivos específicos, planejamento e metas a serem alcançadas pelos coachees, que contarão com a facilitação do coach para maximizar a performance individual e de equipe

Na abordagem do processo de coaching entre líderes e equipe, Moura (2012, p. 299), afirma que, in verbis:

O coaching de equipe é mais do que o coaching individual com um grupo. Requer habilidades de facilitação, estabelecimento de conexão e um conhecimento de várias ferramentas, além da parte prática e da adequação da dinâmica de grupo.

Vieira (2016, p. 163), destaca o papel da liderança em prol do resultado eficaz, explicando que, in verbis:

Cabe aquele que exerce cargo de liderança dedicar-se a conhecer as competências de cada um de seus liderados, aproveitando-as ao máximo em favor de um resultado mais eficaz e amplo. Além disso, compete-lhe não conhecer a maturidade de cada um dos membros que compõem a equipe, mas a maturidade da equipe como um todo, pois esta resulta da soma (e muitas vezes divisão) do amadurecimento técnico e psicológico individual.

No coaching de equipes, como relata Moura (2012, p. 304) “identificamos a situação individual e depois o contexto do grupo no presente, a fim de definirmos quais são as melhores estratégias de ação que poderão levar aquela equipe ao estado almejado”.

A corrente majoritária, tendo entre seus defensores Ceneviva (2007, p. 31), posiciona-se no sentido de que no direito brasileiro, o notário e o registrador não exercem cargo público, mas são enquadrados como agentes públicos. E conclui sobre a natureza jurídica desses profissionais do direito:

[…] notário e registrador são agentes públicos, considerando-se que o Poder lhes delega funções, subordinados subsidiariamente, em certos casos, a regras colhidas no regime único previsto na Constituição, sem jamais atingirem, porém, a condição de servidores públicos.

6.2 O comportamento organizacional da serventia referente à visão, à missão e aos valores

Destarte, tendo o planejamento das atividades, a visão do que se almeja, no intuito de implantar benefícios qualificados e quantificados através do processo de coaching, como ensina kunh (2016, p. 230), citando, entre eles:

· autoconhecimento – o titular estimula cada colaborador(a) para que tenha ampliação da visão pessoal, pois assim compreenderá à visão da serventia extrajudicial […].

Missão é a descrição do caráter da equipe. É aquele local, como ressalta Freitas (2014, p. 136), “Aonde nunca se chega plenamente e que, portanto, precisa de trabalho e desenvolvimento contínuo […] Por outro lado, a Visão é aquilo que pode ser mensurado, ainda que a longo prazo”.

Em termos de missão, como salienta Sandro (2016, p. 29), “As pessoas proativas vivem dentro do seu Círculo de Influência, ou seja, o círculo em que são capazes de tomar ações para mudança e de viver conforme sua missão de vida e metas”.

O estabelecimento da missão de vida, segundo o tabelião, favorece alocar todos os esforços em busca da realização pessoal e profissional; e de acordo Tavella (2013, p 398) “é saber exatamente o caminho a ser escolhido; auxilia nas decisões quando as questões são conflitantes [..]”.

Como lembrado por Sandro (2016, p. 31), o papel do coach, por meio do processo de coaching, “é fazer com que seu cliente (coachee) saiba quais são os seus valores e como são hierarquizados, e se a sua meta/objetivo, sendo alcançado, atenderá seus valores”.

Fretas (2014, p. 135), esclarece sobre o significado dos valores para uma entidade, afirmando que “Quando equipes buscam excelência e performance, precisam definir claramente a partir de quais valores o resultado será conquistado”.

Quanto aos valores idealizados na vida pessoal e profissional, Oliveira (2016, p. 23) ensina que “Depois que identificamos nossos valores, podemos confrontá-los com nossos objetivos. Conseguimos entender que não adianta determinar uma meta se ela vai contra os nossos objetivos”.

6.3 A relação entre coaching de equipe e a dinâmica das relações interpessoais, em termos de comunicação, liderança e motivação

O processo de coaching, no entendimento de Szeckir (2012, p. 265), usa da comunicação para existir. A interação de códigos comuns, a escuta cuidadosa e o princípio do não julgamento são ferramentas fundamentais para que este se configure como um plano de sucesso.

A importância do líder dentro de uma organização, tendo por escopo estabelecer metas e alcançar resultados, conforme análise por Costa (2013, p. 207), in verbis:

Considera-se que as organizações de todas as partes buscam líderes que demonstram crença entusiástica e genuína nos outros, que sejam questionadores e capazes de manter fortalecida a vontade de vencer.

Como titular, o tabelião do Segundo Ofício apresenta características voltadas para comunicador, educador e incentivador. Atua como líder que dá instruções ou conselhos para elevar o desempenho de um colaborador ou da equipe. Vieira (2016, p. 161) explica que o leader coach deve ser inovador e empreendedor, mas tendo maturidade na execução da tarefa, in verbis:

O líder possui objetivos e também a visão do todo, comunica-se, é centrado no cliente e no resultado, desenvolve e orienta seus subordinados, critica as diretrizes e sugere alternativas, mais do que é comprometido com o valor dominante; é inovador e empreendedor.

Em sua abordagem sobre pontos comuns entre coaching e mediação, Isoldi (2014, p. 31) afirma que, in verbis:

A mediação ajuda duas ou mais pessoas a criarem opções e encontrarem um acordo mutuamente aceitável. O coaching ajuda a pessoa a identificar o que quer, elaborar plano de ação com os recursos disponíveis para alcançar a meta, e mensurar o resultado auferido.

Segundo Clauhs (2016, p 82), a liderança tem por escopo influenciar pessoas, explicando que, in verbis:

Sob esse enfoque, o líder tem um propósito de vida bem claro: servir. É por meio do serviço que a pessoa em função de liderança consegue suprir as necessidades de sua equipe em momentos específicos. É mister ainda lembrar que servir significa doar-se, dirigir sua atenção e energia em prol de um indivíduo ou de um grupo na conquista de objetivos comuns.

O titular do Segundo Ofício, dentro de sua liderança, visa o estímulo dos componentes da equipe para desenvolver o seu potencial e encontrar novos caminhos por si só. Costa (2013, p. 207) relata que “Um educador que valoriza o diálogo, o bem-estar do time e, sobretudo, o desenvolvimento de sucessores, especialmente para as posições estratégicas.”

Schaade (2012, 250), fazendo a relação entre a metodologia do coaching e a motivação da equipe, tendo por função o atendimento ao cliente com qualidade, ensina que, in verbis:

Tendo as pessoas motivadas, comprometidas com a organização da qual fazem parte, o efeito colateral com certeza em grau máximo positivo para o aluno/coachee e para os clientes que utilizarão a campanha publicitária de Q.I. (quem indica). Há pelo menos, mais 10 pessoas no decorrer de um dia falando bem da organização cujos atendentes foram desenvolvidos, assim proporcionando a vinda de novos clientes dentro de um curto período de tempo.

Como explica Goleman (2015, p. 23) “A motivação, quando publicamente visível, torna tais pessoas excelentes colaboradoras. Sua paixão pelo trabalho contamina os outros, e elas ficam determinadas em achar soluções.”

6.4 A importância do feedback na gestão da equipe de colaboradores do serviço extrajudicial

Conforme Leal (2013, p. 236), analisando as ferramentas necessárias de um leader coach, relata que o feedback “é uma forma de se aumentar a consciência e a percepção do outro, melhorando o relacionamento e o desempenho conjunto, continuamente, normalmente […]”.

No processo de coaching, como destaca Szeckir (2013, p. 264), sob à ótica da comunicação, “o principal feedback é a transformação do coachee rumo aos seus objetivos. Assim, podemos observar no plano de ação e na conclusão das tarefas semanais grandes indicadores de interesse, resultado e mudança.”

As habilidades desenvolvidas pelo titular, em sua atuação como leader coach, aparecem destacadas por Martins (2014,194) no contexto de aprendizado de desenvolvimento da equipe, in verbis:

As principais habilidades do leader coach para construir aliança são ouvir atentamente sem julgar, identificar as deficiências, reconhecer as qualidades, potenciais, e os avanços de seu subordinado, ser empático e dar feedbacks honestos e construtivos.

O titular da serventia, agindo como coach, segue uma linha de pensamento desenvolvida por Correa (2014, p. 165), fazendo menção ao emprego do feedback no trabalho, cujo raciocínio parte da linha que, in verbis:

Não pense diferente, seja diferente. Assim como nos engajamos em correr atrás de novos clientes, esquecendo de valorizar os que estão próximos, muitas de nossas vantagens competitivas estão em utilizarmos melhor e de forma consistente os recursos que já temos antes de procurarmos novos.

Lombardo (2013, p. 23), tendo em foco estabelecer e alcançar resultados extraordinários, ao abordar a importância do emprego das técnicas de feedback positivo, como facilitador do desenvolvimento da equipe, destaca que, in verbis:

Técnicas como feedback positivo e brainstorming, conhecidas no ambiente corporativo, além das ferramentas utilizadas em programas de coaching organizacional, podem servir para construção de soluções coletivas durante as reuniões internas e seus resultados integrarem um diagnóstico global que reflita as reais preferências da equipe.

Nesse sentido, Teixeira (2013, p. 270), aponta o papel o líder transformador no desenvolvimento e sucesso da equipe, cujo processo recomenda que se “envolva a equipe em iniciativas, compartilhando evolução do processo e como iniciativas resultaram. Dê autonomia, responsabilidade, cobre resultados e ofereça feedback”.

6.5 Análise do aumento de produtividade e da alta performance em decorrência do foco direcionado para as pessoas

Levy (2012, p. 165), destaca à valorização do uso dos recursos disponíveis, voltados para maior competitividade, in verbis:

Assim como nos engajamos em correr atrás de novos clientes, esquecendo de valorizar os que estão próximos, muitas de nossas vantagens competitivas estão em utilizarmos melhor e de forma consistente os recursos que já temos, antes de procurarmos por novos.

O coaching tem muito oferecer ao líder, seja para sua senda evolutiva, como pessoa e como profissional, seja para a sua equipe de liderados, no sentido de, segundo Clauhs (2016, p. 87), ao destacar a relação entre coaching, liderança e alta performance, “por meio da estimulação ao desempenho em alta performance de equipes e indivíduos, cujas almas se encontram sob a regência de um líder que também é coach”.

A busca da alta performance em equipe de trabalho deve ter em mente a integração de seus liderados, como relata Maria (2012, p. 256), em capítulo sobre liderança, onde “O desafio para uma liderança de excelência e de alta performance é a conexão entre as várias e diferentes dimensões integrando a unidade como um todo”.

Franco (2013, p. 78), menciona a importância de se alcançar resultados extraordinários, in verbis:

A grande motivação do ser humano é a busca por melhores resultados em sua vida pessoal e profissional. O mundo globalizado faz com que sejamos cada vez mais competitivos e os desafios se apresentam maiores e constantes. Assim, enquanto os vencedores se destacam, pouco restam aos que não atingem bons resultados. Por isso, não basta sermos bons, temos que ser melhores a cada dia.

Para alcançar resultados, sem dúvida que precisa ser desenvolvido competências, pois uma habilidade pode ser o fator decisivo em projetos, principalmente em maior prazo, onde Costa (2013, p. 203) comenta, in verbis:

Além do treinamento, é preciso haver acompanhamento regular do coach a fim de avaliar, maximizar os pontos fortes e recuperar os pontos fracos do coachee, aumentando assim a sua competência profissional e segurança emocional. Para isso, é preciso ter um plano bem estruturado a fim de evitar a tendência de no começo dedicar bastante Coaching de equipe e cuidados com o novato e, com o passar do tempo, relaxar com os acompanhamentos e feedbacks.

Vieira (2016, p. 163) destaca o papel da liderança em prol do resultado eficaz, explicando que, in verbis:

Como destaca Franco (2013, p. 82), ao tratar da necessidade de colocar em prática as ideias, “Pessoas de sucesso assumem a responsabilidade e o controle de suas ações e tem claro que os resultados, sejam positivos ou não, geram aprendizados que permitem a melhoria contínua de seu desempenho”.

O processo de emprego de técnicas de coaching, no pensamento do titular do serviço, conduz o indivíduo à expansão da consciência e ao autoconhecimento, e de acordo com o entendimento de Pinheiro (2016, p. 139), ao destacar a relação entre coaching, liderança e alta performance, ocorre com intenção de ampliar as possibilidades do coachee para “a realização do trabalho que deve ser feito para atingir o objetivo preestabelecido, focando a melhoria da performance e o desempenho do indivíduo no contexto pessoal ou do negócio”.

De forma prática, Vitoriano (2016, p. 51) ensina que, in verbis:

Queremos ter ótimos resultado. Para isso, basta utilizar a seguinte equação objetivo + pensar + sentir + agir = resultado de alta performance, ou seja, só geramos resultados quando focamos, pensamos, sentimos e agimos e relação a eles.

Além do treinamento, é preciso haver acompanhamento regular do titular do serviço no exercício da função de coach, a fim de avaliar, maximizar os pontos fortes e recuperar os pontos fracos do coachee, aumentando assim a sua competência profissional e segurança emocional. Para isso, como deduz Costa (2013, p. 203), in verbis:

É preciso ter um plano bem estruturado a fim de evitar a tendência de no começo dedicar bastante Coaching de equipe e cuidados com o novato e, com o passar do tempo, relaxar com os acompanhamentos e feedbacks.

O leader coach tem por objetivo manter a estabilidade organizacional do serviço extrajudicial, investindo, p. ex., em conhecimento e qualificação, além de deixar claro a função do colaborador dentro da equipe, fazendo menção ao entendimento de Cesar (2013, p. 229), in verbis:

Para trabalhar em equipe é necessário muito mais que vontade, é necessário conhecimento e qualificação. Quando se faz arte de uma equipe, você está inserido em um processo onde cada pessoa te a sua função sendo assim o trabalho em equipe mostra quem e como age.

O colaborador do Segundo Ofício Extrajudicial em análise deve ter a consciência do que é capaz e onde pode chegar o seu desenvolvimento profissional e pessoal, socorrendo-se das técnicas de coaching, cuja importância para manter sustentável o ambiente de trabalho está exposta por Vasconcelos (2012, p. 184), afirmando que, in verbis:

Se cada da equipe entender quem é, do que é capaz, o que precisa desenvolver, aprender a respeitar as diferenças de culturas e opiniões e, principalmente, internalizar o seu papel, a sua importância dentro da organização de trabalho, o mal-estar já estará minimizado.

7 METODOLOGIA

O procedimento adotado no presente trabalho tem por escopo o estudo de caso envolvendo o emprego de técnicas de coaching de equipe em um serviço extrajudicial, ou seja, no Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina, Estado de Mato Grosso. Para alcançar os objetivos, optou-se pela de pesquisa exploratória, de natureza básica, assim como a abordagem de pesquisa qualitativa. O estudo ocorreu ao longo de 2020, em plena Pandemia do Covid-19, cujas indagações foram saneadas pelo titular da serventia.

8 ANÁLISE E FUNDAMENTAÇÃO DO CASO

8.1 O papel de coaching de equipe no segundo ofício Extrajudicial de nova xavantina

8.1.1 O que vem a ser o coaching

Hoje em dia, sabemos que toda e qualquer relação racional entre duas pessoas é formada por seres humanos, cuja bagagem de vida traz experiências, crenças, valores, conceitos, cultura, opiniões, além de muitas outras variáveis que, juntas, formam o que chamamos de personalidade. Cada indivíduo tem o seu modo de ser, agir, reagir.

Uma empresa necessita de um bom líder, o qual consiga administrar cada estilo de ser dos liderados, seus egos e necessidades, apto para desenvolver um grupo motivado e unido, ou seja, uma equipe. E esse modo de pensar, aplica-se ao Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina, Estado de Mato Grosso, ainda que seja um serviço extrajudicial, e não empresa.

Primeiramente, uma breve noção do que seja coaching. O coaching é um processo pela qual um coach auxilia, com técnicas e ferramentas específicas, um coachee (cliente) a sair de um estado indesejado, atual, para um desejado, atingindo um determinado objetivo. Ele diz que a capacitação ensina ao coachee como atingir equilíbrio entre vida profissional e pessoal. A palavra coach é de origem inglesa e significa treinador.

Pinheiro (2016, p. 133) destaca a função de suporte do coach nas diversas áreas, in verbis:

O coach deve demonstrar maturidade pessoal e estabilidade na carreira, transmitindo a imagem de segurança ao seu coachee, assegurando-lhe que pode ter maior satisfação pessoal e profissional. Para desenvolver pessoas, é importante que o coach desenvolva suas próprias competências e, assim, obtenha melhores resultados em todos os setores de sua vida. Moreno (2016, p. 89), explica que a confiança de uma pessoa em outra tem relevância no desenvolvimento pessoal e profissional, in verbis:

O coaching atua no autoconhecimento, nas possibilidades de mudança na carreira, na melhoria da liderança, em questões que o coachee deseje entender ou modificar.

O processo de coaching nos auxilia no desenvolvimento de habilidades e competências que estão latentes e nos esclarece pontos importantes, merecendo destaque:

a) quem somos nós;

b) o que fazemos;

c) por quê fazemos o que fazemos;

d) aonde queremos chegar;

e) como chegaremos lá;

f) como aprender a fazer fazendo;

g) como manter o foco rumo ao objetivo.

A aplicabilidade do processo de coaching promove mudanças significativas, positivas e introduz uma verdadeira cultura de resultados recorrentes, sempre a partir da evolução pessoal. O coaching não é apenas um treinamento ou apenas motivacional, senão teria baixo índice das informações prestadas adquiridas pelos destinatários.

Pode ter início pelo aumento da autoestima e autoconfiança, onde, por incentivo ao autoconhecimento, o coach potencializa habilidades que garantirão que o coachee consiga lidar com problemas do dia a dia, antes considerados insuperáveis ou de difícil solução. Mas, o coachee tem que desejar a transformação proposta pelo procedimento de coaching, dessa forma terá êxito o alcance dos objetivos pessoais e/ou profissionais.

8.1.2 O coaching de equipe na performance pessoal e profissional

Entre as modalidades de coaching, chama à atenção a de equipe, em que o coach é o encarregado de desenvolver os coachees, ou mesmo, colaboradore(a)s. Logo, o papel do coach nas organizações é elevar a performance humana, maximizar resultados e promover a mudança necessária ao crescimento individual que repercute no coletivo.

Para melhor entender coaching de equipe, importante detalhar o que seja equipe, a qual pode ser entendida como um conjunto de pessoas, ou mesmo grupo, direcionadas à consecução de um mesmo trabalho. A atividade é desenvolvida por pessoas com competências e habilidades complementares, comprometidas e focadas nos mesmos objetivos, portanto, a cooperação para atingir o objetivo comum caracteriza o trabalho em equipe, como salienta Ribeiro (2016, p. 191), in verbis:

Coaching de equipe, portanto, é aplicável no Segundo Ofício Extrajudicial de Nova Xavantina, por meio de seu delegatário, como modalidade de coaching que busca desenvolver competências emocionais, psicológicas e comportamentais de equipes com foco no atingimento de metas e objetivos, obtendo assim, resultados significativos para a serventia extrajudicial. A capacidade de colaboração faz parte do processo de formação de equipe, aliás, colaboração vem do latim cum labore, que significa “trabalhar junto”. Na abordagem do processo de coaching entre líderes e equipe, Moura (2012, p. 299), afirma que, in verbis:

Para o êxito da atividade profissional, importante que o coachee entenda seus questionamentos:

a) como você saberá que está satisfeito com sua atividade profissional;

b) o que você gostaria de fazer, mas que ainda não fez e que já pode começar fazer;

c) onde que chegar;

d) que tipo de esforço precisará fazer;

e) com quem precisará contar;

f) como pode deixar claro seus interesses e metas;

g) o que precisa desenvolver;

h) quais os comportamentos exigidos;

i) como serão desenvolvidos.

8.1.3 Técnicas de coaching de equipe aplicáveis no segundo ofício

Da mesma forma que a empresa é formada pelo tripé capital, conhecimento e equipe, deve ocorrer a gestão de pessoas no serviço extrajudicial, englobando gestão de vontades e de tempo. Três aspectos configuram qualquer atividade organizacional: a estrutura, a tecnologia e o comportamento.

Quando observada a estrutura, o que deve entendido são os sistemas de trabalho interno, adotados com base na definição da hierarquia administrativa: quem manda, por que manda; e quem deve obedecer. Para isso, não deixe de observar de que maneira é realizada a comunicação dos objetivos, da missão e das políticas organizacionais. O titular do Segundo Ofício aparece no topo da hierarquia, seguido pelo substituto, escreventes autorizados, escreventes, auxiliares.

A tecnologia empregada na prestação do serviço de notas e registro emprega métodos de trabalho ditados pelos processos da organização e todos os equipamentos envolvidos nas tarefas operacionais, sendo que a serventia está totalmente informatizada, adotando softwares avançados de gestão e controle dos atos praticados, submetidos à fiscalização do Poder Judiciário. No que se refere à tecnologia, estrutura e comportamento, esses três elementos devem estar interagidos, e são influenciados por pressões que vêm da sociedade que anseia a realização e forma eficaz do serviço notarial e de registro, mais cristalizado em virtude da exigência de serviços praticados de forma remota, principalmente ocasionados pela Pandemia do Covid-19. O ano de 2020 foi o divisor de águas na funcionalidade e atuação de todos os serviços extrajudiciais. Conforme a interdependência dessas pressões, qualquer mudança em um desses aspectos, seja na estrutura, na tecnologia ou no comportamento, cria um impacto considerável sobre os outros.

Entrando na seara da utilização do procedimento de coaching de equipe em um serviço extrajudicial, aqui, o Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina, Estado de Mato Grosso, parte do entendimento que a vontade das partes corresponde às declarações para as quais a validade pode depender da forma de sua manifestação, competindo ao tabelião de notas a análise da essencialidade, pois se afirmativo, deve ser observada com rigor. Também compete intervir nos atos e negócios jurídicos a que as partes devam dar forma legal ou autenticidade, autorizando a redação ou redigindo os instrumentos adequados. Para o êxito do resultado, a equipe de auxílio deve buscar além de resultados individuais, atingindo o resultado do trabalho coletivo.

A equipe de trabalho da serventia atua individual e coletivamente, cuja finalidade é o resultado comum, inclusive com reuniões, debates e decisões em grupo, compartilhando informações e sugestões para solução dos problemas apresentados no cotidiano. Vieira (2016, p. 163) destaca o papel da liderança em prol do resultado eficaz, explicando que, in verbis:

Na apuração das informações e dados, na liderança de trabalho em equipe, como no exercício do papel de coach, verifica-se que o gerenciamento administrativo e financeiro dos serviços notariais e de registro é da responsabilidade exclusiva do respectivo titular, denominado notário ou tabelião e oficial de Registro ou Registrador, inclusive no que diz respeito às despesas de custeio, investimento e pessoal, conforme previsto no art. 21 da L. 8.935/94, cabendo-lhe estabelecer normas, condições e obrigações relativas à atribuição de funções e de remuneração de seus prepostos de modo a obter a melhor qualidade na prestação dos serviços.

Na melhor compreensão da funcionalidade do Segundo Ofício, menciona-se que o titular poderá, para o desempenho de suas funções, contratar escreventes, entre eles escolhendo os substitutos, e auxiliares como empregados, com remuneração livremente ajustada o sob o regime da legislação trabalhista (Consolidação das Leis Trabalhistas). Assim como em qualquer serviço extrajudicial, fica à critério do titular contratar substitutos, escreventes e auxiliares quantos necessários. Na composição do quadro de colaboradores da serventia, a prevalência da faixa etária entre 21 a 30 anos, com 50% (cinquenta por cento); seguida da faixa etária entre 17 a 20 anos, com 29% (vinte e nove por cento); faixa etária entre 41 a 51 anos, com 14% (quatorze por cento); e por fim, a faixa etária entre 31 a 40 anos, com 7% (sete por cento) (Apêndice A).

A prevalência da contratação de mulheres merece ser assinalada, sendo de 84% (oitenta e quadro por cento); e somente 14% (quatorze por cento) de homens (Apêndice B).

No que se refere à função, prevalece a de escrevente, com 36% (trinta e seis por cento); de auxiliar, com 22% (vinte e dois por cento); de escrevente autorizado, com 21% (vinte e um por cento); de tabelião substituto, om 7% (sete por cento); e de auxiliar de limpeza, com 7% (sete por cento) (Apêndice C).

Quanto à folha salarial, prevalece a faixa de até R$ 1.500,00 (Mil e quinhentos reais), compreendendo 80% (oitenta por cento); entre R$ 1.501,00 até R$ 2.000,00 com 7% (sete por cento); e acima de R$ 2.000,00, compreendendo 13% (treze por cento) (Apêndice D).

Agindo dentro do procedimento de coaching, como distribuidor de competências, e garantido a eficiência do serviço prestado, o delegatário autoriza à prática de determinados atos, e quanto ao substituto, todos os atos que lhe sejam próprios. Evidente que o tabelião substituto também tem liderança, muito comum em eventual ausência do titular, assim como em determinadas situações os escreventes autorizados. Todavia, o líder nato, o responsável pelo emprego do coaching, sem dúvida, está na figura da serventia.

O titular da função de notas e registro do Segundo Ofício, como coach, possui características técnicas, conhecimentos e habilidades:

a) quanto à técnica, utiliza a disciplina como motivação e estímulo; os outros são o fim; os objetivos e as metas formam, com resultado, o seu corolário, utiliza muito o recurso de reuniões (ao menos 3 vezes por semana), e procura e valoriza muito a sinergia; delega, orienta e reconhece os colaboradores;

b) no que concerne ao conhecimento, estimula o feedback dos colaboradores e clientes, à medida que o tabelião do Segundo Ofício percebe quais competências a serem desenvolvidas, comunicando essa percepção clara e objetiva ao colaborador/coachee, bem como tem o desempenho como resultado; transforma os erros em aprendizado e promove o desenvolvimento, por fim;

c) conserva habilidade em ouvir e considera as ações de seus liderados (seu fim); canaliza os conflitos na direção do crescimento; tem crítica como ferramenta e incentiva o trabalho em equipe.

O tabelião do Segundo Ofício, cuja serventia é aqui objeto de análise, adota determinados regramentos de coaching, tendo por função desenvolver da melhor forma a equipe, onde as respostas às indagações deixam as metas mais claras e atingíveis socorrendo da técnica de coaching apresentada por PEREIRA (2013, p. 103), envolvendo à dinâmica do sucesso pessoal e profissional:

i) qual o primeiro passo;

j) o que deve começar fazendo;

k) e o segundo passo;

l) o que precisa parar de fazer para facilitar nas ações que lhe darão o resultado;

m) quais as pessoas que poderá pedir ajuda;

n) quais são os resultados ao longo das ações que darão eficiência ou eficácia ao trabalho desenvolvido;

o) compreender que as ações geram resultados, bem como sua repetição, hábitos.

O titular da serventia extrajudicial, no desempenho do papel de coach, evita identificar e reavaliar os propósitos e prioridades apenas depois de um erro ou de uma perda, mas sim o realinhamento de forma correta das suas preferências, valores e alternativas de solução.

O uso do coaching, como proposta de ser um processo que conduz o indivíduo/serventia de um estado atual a um estado desejado, questionando comportamentos e crenças, assim como estimulando a conquista de novos resultados, muitas vezes considerados inatingíveis. O tabelião, no exercício de sua liderança, questiona o coachee/colaborador em suas crenças do “eu posso”, “eu mereço”, “eu consigo”, elevando a consciência do colaborador e o conduzindo ao aumento de sua percepção, ou seja, desestrutura as crenças e o habilita para o novo.

Na análise, percebe-se que o comprometimento de todos na serventia é almejado, mas prevalece o entendimento na equipe que não pode ser a todo custo, mas conquistado, entendendo o titular da delegação, agindo como líder, importante inspirar como referência, trabalhando mudanças em busca das metas, tornando-o capaz de integrar a sua equipe de colaboradores e obter os resultados esperados.

Dentro da gama de problemas, o titular desenvolve um leque de soluções com foco em ações, fazendo com que cada membro da equipe perceba quais são as suas atitudes e comportamentos que provocam tais barreiras ou falta de comprometimento e quais são as suas responsabilidades no sistema como um todo.

Logo no começo da interação entre o tabelião e o colaborador, promove-se o estabelecimento das metas e ações individuais e de grupo, e as necessidades de aprendizagem, encorajando a equipe a ser autofacilitadora com responsabilidade por aprender e mudar o comportamento pertencente aos membros da equipe. Na averiguação da situação apresentada, visando melhorar a conexão com os colaboradores, o tabelião utiliza a técnica de prestar atenção, avaliando uma situação e dando uma resposta, criando não somente o vínculo, mas o mantendo.

O delegatário da serventia, no uso de suas atribuições, visa aplicar as técnicas de coaching, entre elas:

a) fornecer conhecimento, para tanto, realizando sessões individuais e em grupo de colaboradores, principalmente envolvendo os que integram à Geração Y, sabendo diferenciar os bons e os não tão bons colaboradores, principalmente pelo receio de eventual despreparo. A prioridade está no colaborador que traga modernidade e virtudes como energia e fidelidade, portanto, profissional que vale a pena investir, disputados no mercado;

b) apoiar, em especial os mais jovens, conhecidos como Geração Y, maioria dos colaboradores da serventia, sendo 80% de composição por mulheres, entre 20 e 30 anos, por serem frutos do momento em que a tecnologia possui relevância no trabalho, uma vez que portam habilidades para inovações tecnológicas, além de serem motivados por status, ou seja, projetos conquistados, atividades concluídas ou remuneração alta e/ou satisfação no trabalho. Esses membros da Geração Y são experts na tecnologia da informática, no sistema on-line, em contrapartida com a geração anterior, cujas diferenças entre os profissionais que interagem entre si podem ser discrepantes. Ressaltado que o titular, assim como o substituto, não faz parte da Geração Y, mas da Geração X;

c) não julgar;

d) manter sigilo;

e) ser confiável;

f) ter comprometimento, isso garantido pela faixa etária dos colaboradores, pois os bons que permanecem, sem dúvida, apresentam esforço contínuo de atingirem os objetivos traçados, uma vez que “vestem a camisa” de seu empregador. Querem o status, mas atuam em parceria com os outros membros da equipe, logicamente o tabelião, aqui empregador e líder;

g) reunir as competências ideais para atuar;

h) agir com responsabilidade, pois o titular entende ser importante deixar claro o que se espera do colaborador contratado, suas habilidades técnicas, atuação desse profissional, inclusive, é de praxe citar os talentos que se desenvolveram na equipe que compõe a serventia, os que foram promovidos e as mudanças de funções, ou seja, os exemplos de bons colaboradores. O titular estimula o colaborador no desenvolvimento de suas habilidades, o que se espera tendo por escopo alcançar a ascensão profissional, mas evitando uma futura frustação pela má escolha do colaborador.

Quanto aos liderados, o coachee, compete:

a) ter disposição para a mudança;

b) demonstrar responsabilidade;

c) comprometer-se genuinamente com o processo de coaching.

Entre os benefícios na vida pessoal dos colaboradores, decorrente do emprego das técnicas de coaching de equipe, destacam-se:

a) ajuda a identificar problemas e bloqueios;

b) aumenta o autoconhecimento e a autoconfiança, elevando o equilíbrio e a harmonia interiores;

c) auxilia na gestão do estresse;

d) fornece ferramentas para aprimorar a comunicação e os relacionamentos;

e) melhora o foco, o planejamento e a gestão do tempo.

Quando o titular e o colaborador estabelecem uma relação positiva, com objetivo de extrair o melhor de cada um, cria-se harmonia e cooperação que se irradia para as outras atividades da vida.

Nesse ponto, o importante, como titular (Coach), é fazer com que cada colaborador do serviço extrajudicial tenha a consciência de focar em suas forças e saber quais são os comportamentos que reforçam as dificuldades que vivenciam, para assim promover mudança interior, o que refletirá em suas crenças, atitudes e ganhos efetivos na forma de atuar, pensar, sentir e comportar perante requerimentos e requisições dos cientes e desempenho na execução dos atos de notas e registro, de competência do Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina, Estado de Mato Grosso.

8.1.4 A natureza jurídica dos notários e registradores

A Constituição Federal de 1988, através de seu artigo 236 e ss., previu a elaboração de uma lei visando regular a atividade dos notários e registradores. Tal artigo tem a seguinte redação, in verbis:

Os serviços notariais e de registro são exercidos bem caráter privado, por delegação do Poder Público.

§1° – Lei regulará as atividades, disciplinará a responsabilidade civil e criminal dos notários, dos oficiais de registro e de seus prepostos, e definirá a fiscalização de seus atos pelo Poder Judiciário.

§2° Lei Federal estabelecerá normas gerais para a fixação de emolumentos relativos aos atos praticados pelos serviços notariais e de registro. O ingresso na atividade notarial e de registro depende de concurso público de provas e títulos, não se permitindo que qualquer serventia fique vaga, sem abertura de concurso de provimento ou de remoção por mais de seis meses.

Para melhor compreensão da funcionalidade e importância de um serviço notarial e de registro, importante destacar o enunciado na L. n° 8.935/94, conhecida como Lei dos Notários e Registradores, cuja lei veio em auxílio ao artigo 236, estabelecendo, em seu artigo primeiro, in verbis:

Serviços notariais e de registro são os de organização técnica e administrativa destinados a garantir a publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos.

E a mesma lei, em seu art. 3º, menciona que “notário, ou tabelião, e oficial de registro, ou registrador, são profissionais do direito, dotados de fé pública, a quem é delegado o exercício da atividade notarial e de registro”.

É certo afirmar que as Serventias de Notas e de Registro não são pessoas jurídicas, ainda que detentoras de CNPJ. O titular do serviço não é enquadrado como empresário, pois este deve exercer profissionalmente atividade econômica organizada^.. A atividade empresarial apresenta determinados requisitos, cuja organização reúne quatro fatores de produção: capital; mão de obra; tecnologia; e insumos. Valendo-se do trabalho de outras pessoas, capitaliza-se com recursos próprios ou de terceiros, buscando um fim produtivo e, é claro, o lucro.

Ainda, um serviço extrajudicial especifica apenas o local físico de exercício da função delegada pelo Estado, na figura do Tabelião ou do Oficial Registrador, titulares de direitos e obrigações. Portanto, não possui personalidade jurídica, a qual só se adquire com o registro dos atos constitutivos na Junta Comercial ou no Registro Civil das Pessoas Jurídicas. O registro nas Juntas Comerciais, cuja atuação ocorre na esfera estadual, portanto, com funções executoras e administradoras de registro público de empresas mercantis e atividades afins, tem competência estabelecida no artigo 7° da Lei n° 8.934/94, entre elas de inscrição, arquivamento, autenticação de documentos dos empresários. Na hipótese de atividade não empresarial, a sociedade simples tem seus atos inscritos e averbados no Registro Civil das Pessoas Jurídica.

O delegado da função outorgada pelo Estado, aqui o titular do Segundo Ofício, responde pessoalmente pelos atos praticados no serviço de notas e registro, sendo civilmente responsável por todos os prejuízos que causar a terceiro, por culpa ou dolo, inclusive pelo substituto que designar, ou escreventes que autorizar, não devendo a serventia, desprovida de personalidade jurídica, integrar o polo passivo de qualquer demanda, conforme ensinam o artigo 22 da Lei nº 8.935/94, o artigo 28 da Lei nº 6.015/73 e o artigo 236, §1º, da Constituição Federal de 1988. Portanto, o titular do serviço delegado tem inteira responsabilidade, inclusive criminal, por atos culposos ou danosos que porventura possa ser praticado por integrante de sua equipe, mas assegurado o direito de regresso. Como visto, percebe-se que o delegatário do Segundo Ofício adota um critério rigoroso de contratação dos membros de sua equipe de colaboradores preferencialmente ligados à área do curso de Direito, inclusive sem processo civil, administrativo ou criminal em andamento. Aqui, tem relevância o uso de técnicas de coaching de equipe.

Outra corrente doutrinária da qual compartilho, que defende os titulares das serventias extrajudiciais como agentes particulares em colaboração com o Poder Público, não sendo servidores públicos, uma vez que se trata de delegação do Poder Público ao particular com o título de bacharel em direito no exercício da atividade notarial, o que não equivale a delegar ao notário fé pública, pois esta não se delega, e sim decorre da lei. Assim, os notários e registradores se assemelham aos tradutores públicos juramentados, os leiloeiros, os intérpretes comerciais, que também detêm fé pública e são credenciados mediante processo seletivo. O titular do serviço de notas tem autonomia no gerenciamento dos serviços, contratando seus prepostos em regime privado, arcando com todos os custos laborais e previdenciários, suportando eventuais prejuízos ou auferindo os lucros. Além disso, não sofre a compulsoriedade da aposentadoria aos setenta anos, como acontece com o servidor público.

Dentro do estudo proposto, merece destaque a preocupação na prevalência da ética na conduta do titular do serviço e de seus colaboradores, onde se adota um manual denominado “CÓDIGO DE ÉTICA E DISCIPLINA DO SEGUNDO OFÍCIO EXTRAJUDICIAL DA COMARCA DE NOVA XAVANTINA”, cuidadosamente elaborado pelo delegatário, onde o seu artigo primeiro destaca que, in verbis:

Art. 1º – A presente normatização representa o Código de Ética interno a ser observado pelo titular e demais colaboradores do Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina, regulando a conduta profissional em consonância com o padrão ético na relação com os seus pares, os usuários, o Estado e os fornecedores, bem como a fiscalização disciplinar.

O Código de Ética da serventia destaca, além dos princípios citados, outros que fazem parte do cotidiano da vida funcional, como se observa no artigo segundo, in verbis:

Art. 2º – A conduta profissional do delegatário e de todos os integrantes do quadro funcional da Serventia deverá estar em obediência aos princípios da legalidade, da segurança, da eficiência, da moralidade, da ética, da boa-fé e da publicidade, sem se esquecer do respeito ao sigilo profissional.

Assim, no exercício diário da função, o delegatário precisa se pautar em técnicas de coaching, conduzindo sua gestão por meio do exemplo, uma vez que suas atitudes refletem no comportamento de seus liderados/colaboradores, motivando-os.

8.1.5 A fé pública do tabelião de notas e a segurança jurídica do ato

O tabelião, enquadrado pela doutrina e jurisprudência como agente público, tendo a função delegada pelo Estado, ao lavrar em suas notas a escritura pública, inclusive de compra e venda, atribui fé pública, cujo documento faz prova do que nela se contém.

A fé pública notarial e de registro vem destacada no art. 3º da Lei n.º 8.935/94, chamada Lei de Registos Públicos, determinando que “Notário, ou tabelião, e oficial de registro, ou registrador, são profissionais do direito, dotados de fé pública, a quem é delegado o exercício da atividade notarial e de registro”.

O atributo da fé pública confere certeza e veracidade aos assentos lavrados pelo Notário e pelo Oficial de Registro, na qualidade de profissionais do direito, englobando as certidões expedidas, com as qualidades da publicidade, autenticidade, segurança e eficiência. Ceneviva (2007, p. 31) explica que a escritura lavrada em Tabelionato de Notas preenche os requisitos exigidos para a comprovação do negócio jurídico em juízo e fora dele, sendo atributo pessoal do delegado da função notarial.

A fé pública confere eficácia ao negócio jurídico lavrado pelo titular do serviço extrajudicial. A partir da entrada em vigor do Código Civil, o que ocorreu em 2003, a fé pública da escritura lavrada em notas, p. ex., confere valor probante e autoria, nos termos delineados no seu art. 215.

Portanto, a fé pública é um instituto jurídico, autorizado pelo Estado, portando um sinal público do notário e do Oficial de registro, garantindo valor jurídico e certeza daquilo que exaram, mas passível de responsabilidades civis, penais e administrativas, caso ocorram desvios ou incorreções no seu exercício. Ressalta-se que no Segundo Ofício Extrajudicial, aqui estudado, os serviços notariais e de registro são prestados de modo eficiente e adequado.

8.1.6 Das atribuições do tabelionato de notas

As atribuições dos tabeliães estão previstas na Lei n.º 8.935/94, quanto à matéria e a territorialidade.

São atribuições exclusivas dos Notários, delineadas no art. 7º e incisos da citada lei:

a) lavrar testamentos públicos, aprovar os cerrados;

b) reconhecer firmas, letras ou chancelas mecânicas;

c) autenticar fotocópias reprográficas;

d) lavrar atas notariais;

e) lavrar atos para os quais a lei exija ou faculte a forma pública

f) lavrar escrituras e procurações públicas.

O titular da função notarial delegada formaliza juridicamente a vontade das partes, como acontece na lavratura de escritura pública de compra e venda de imóvel. Cabe ao tabelião de notas a análise da essencialidade, pois se afirmativo, deve ser observada com rigor. Também compete intervir nos atos e negócios jurídicos a que as partes devam dar forma legal ou autenticidade, autorizando a redação ou redigindo os instrumentos adequados.

O tabelião deve abrir e encerrar os livros de seu ofício, rubricando todas as suas folhas. Esse profissional do direito, no exercício de função pública, mas em caráter privado, assessora as partes sobre o ato notarial a ser praticado.

É facultado ao tabelião realizar as gestões e diligências necessárias para a realização dos atos notariais, requerendo o que for preciso, mas sem imputar um encargo maior às partes solicitantes.

O notário deverá redigir de forma concisa e clara os instrumentos públicos, incluso a escritura pública, utilizando os meios jurídicos mais adequados à obtenção dos fins visados, instruindo os integrantes da relação negocial sobre a natureza e as consequências do ato que pretendem produzir.

8.1.7 Das atribuições do oficial de registro

As atribuições do oficial de Registro Civil do Segundo Ofício estão estabelecidas no art. 9ͦ da L. 10.406/2002, determinando os registros dos seguintes atos:

a) os nascimentos;

b) os casamentos;

c) os óbitos;

d) as emancipações;

e) as interdições;

f) as sentenças declaratórias de ausência;

g) as opções de nacionalidade;

h) as sentenças que deferirem a legitimação adotiva.

Outros atos serão passíveis de averbação:

a) das sentenças que decretarem a nulidade ou anulação do casamento, o divórcio, a separação judicial e o restabelecimento da sociedade conjugal;

b) dos atos judiciais ou extrajudiciais que declararem ou reconhecerem a filiação;

O Segundo Ofício, como Ofício do Registro Civil das Pessoas Naturais, enquadra-se como ofício da cidadania, importante função social recentemente incorporada, e está autorizado prestar outros serviços remunerados, na forma prevista em convênio, em credenciamento ou em matrícula com órgãos públicos e entidades interessadas, serviços como emissão de CPF, Carteira de Identidade, CTPS, entre outros documentos.

8.2 O comportamento organizacional da serventia referente â visão, â missão e aos valores

5.2.1 Visão do serviço a ser prestado à sociedade

Como visão do que seja à prestação do serviço de notas e registro consiste em ter a equipe de colaboradores em sintonia com os anseios do titular, também leader coach, onde se busca que a serventia seja uma entidade de referência em qualidade e de utilidade à sociedade, verdadeiro serviço essencial, como demonstrado no cenário atual em virtude da Pandemia do Covid-19.

A proposta do titular do Segundo Ofício Extrajudicial de Nova Xavantina consiste em promover o diálogo permanente com cada membro da equipe, o que garante que os colaboradores saibam o que se espera deles e como o seu trabalho faz parte de um contexto de visão do serviço a ser prestado à sociedade. Por visão nas atividades de notas e registro desempenhadas na serventia, objetiva-se o aprimoramento da qualidade do serviço destinado ao cliente, para tanto, mantendo os colaboradores em constante processo de aperfeiçoamento e adotando estratégias em busca do resultado de excelência.

· autoconhecimento – o titular estimula cada colaborador(a) para que tenha ampliação da visão pessoal, pois assim compreenderá à visão da serventia extrajudicial;

· definição de propósito – no sentido de estabelecer propósito de vida, de profissão, de visão, de reconhecimento de valores, bem como o relacionamento saudável entre eles;

· organização e planejamento – para o delegatário, em sua função de leader coach, o uso da experiência aliada à juventude de cada membro da equipe, aqui também coachee, na geração de metas e focados nos resultados;

· gestão do tempo – o tabelião, em seu desempenho de leader coach, visa alinhar o tempo com as crenças idealizadas pela equipe de colaboradore(a)s, p. ex., pensamentos, hábitos, estratégias, entre outras reações de comportamento;

· resgate do poder de ação e otimização de resultados – no entendimento do titular do cartório, mesmo que o desempenho da atividade cartorária possa ter taxa de sucesso que supera os 95% (noventa e cinco por cento), um número positivo para a maioria dos âmbitos, os outros 5% (cinco por cento) podem representar significativa taxa de desperdício de materiais, ou de nova confecção do trabalho realizado de forma equivocada, entre outros aspectos que danificam e custam recursos e não agregam nenhum valor. E segue o raciocínio do tabelião de imprescindível que na serventia seja adotada uma postura estratégica quanto ao seu posicionamento, criando metas que garantirão seu crescimento e não sua estagnação. Logicamente, sempre a meta fica estabelecida em 100% (cem por cento) dos atos praticados com sucesso e satisfação do cliente. Os resultados do Segundo Ofício são potencializados, pois a otimização aumenta a qualidade dos serviços, melhora a situação financeira da empresa e eleva a taxa de fidelização dos clientes. A elaboração de indicadores de meta, mensurável, também faz parte do planejamento que deve ser seguido pela equipe de liderados. Os resultados do Segundo Ofício são potencializados, pois a otimização aumenta a qualidade dos serviços, melhora a situação financeira e eleva a taxa de fidelização dos clientes;

· motivação como ferramenta de continuidade – o tabelião cobra os colaboradores, como de costume, porém reconhece o esforço empreendido em uma tarefa ou planejamento. Esse estímulo faz com que os profissionais trabalhem com mais afinco e sabendo que estão respaldados pelo resto da equipe.

· otimização das relações pessoais e profissionais (networking) – nesse campo, compete ter na serventia um excelente networking, ou seja, a capacidade de cultivar uma rede qualificada de conexões de pessoas, ajudando na troca de informações em diferentes situações, p ex., na obtenção de informações relevantes, estreitamento nas relações com clientes, maior visibilidade dos atos executados no cartório, assim como sua função social, no aumento da visibilidade do profissional, na percepção de oportunidades de desenvolvimento da atividade de notas e registro, além do aperfeiçoamento da própria carreira. Além disso, o titular, como leader coach de equipe, cultiva bons hábitos e se mantem presente, sem se esquecer de ser um bom ouvinte.

A capacidade de enxergar uma oportunidade é possível somente para quem esteja livre dos formatos dominantes e dos paradigmas dominantes, ou seja, para atingir à visão da entidade, além de coragem e uma boa ideia, cada membro da equipe precisa demonstrar competência para colocar o planejamento em prática, pois é o caminho para o sucesso.

Não se deve ter uma visão limitadora de que pode não dar certo determinado serviço praticado no cartório, ainda que não exista o reconhecimento profissional, mas sim que a equipe está sendo fortalecida pelas ações efetivamente implantadas. Essa visão, no estilo da aplicação de técnicas de coaching no serviço extrajudicial, deve ser implantada e estimulada para transformar e gerar significativas mudanças na equipe de coachees, resgatando autoconfiança e espancando sensações negativas, como ansiedade e insegurança.

8.2.2 Missão como fator de desempenho das atividades de notas e registro

A missão deve ter o escopo de proteger e ajudar as pessoas e as empresas por intermédio da prestação de serviços de notas e registro empregando métodos inovadores e tecnológicos, bem como garantindo segurança jurídica e o desenvolvimento sustentável.

Em termos de missão, como salienta Sandro (2016, p. 29), “As pessoas proativas vivem dentro do seu Círculo de Influência, ou seja, o círculo em que são capazes de tomar ações par*a mudança e de viver conforme sua missão de vida e metas”.

A missão na serventia extrajudicial, conforme seu delegatário, almeja a otimização dos serviços de notas e registro, tendo por finalidade a satisfação do cliente e o pleno atendimento das normas jurídicas.

O estabelecimento da missão de vida, segundo o tabelião, favorece alocar os esforços em busca da realização pessoal e profissional; e de acordo Tavella (2013, p 398) “é saber exatamente o caminho a ser escolhido; auxilia nas decisões quando as questões são conflitantes [..]”

8.2.3 Valores como orientação dos objetivos traçados no segundo ofício

A influência da técnica de coaching no Segundo Ofício Extrajudicial de Nova Xavantina é ressaltada na gama de informações recebidas e, muitas vezes, não se identifica o que é realmente importante. Para tanto, analisa-se os valores existentes, os quais são confrontados com os objetivos, pois o titular do serviço entende que não pode uma meta contrariá-los. Cada colaborador(a) da equipe precisa entender o porquê de cada decisão, quais são os valores e como impacta o serviço de notas e registro, pois dessa forma poderá ajustar as metas, do contrário, não logrará êxito.

Dessa forma, crenças limitantes são evitadas, dando ênfase na autorrealização, uma vez que essa não se concretizará caso as ações contrariem os valores traçados. Ocorre o compartilhamento de objetivos, propósitos e valores entre o serviço extrajudicial, na pessoa de seu titular, e os colaboradores conhecido como Ownership.

Freitas (2014, p. 135), aborda sobre o significado dos valores para uma entidade, afirmando que “Quando equipes buscam excelência e performance, precisam definir claramente a partir de quais valores o resultado será conquistado”.

Como valores firmados para o exercício das funções de notas e registro, o titular da delegação tem por primordial realizar em todos os atos o comprometimento com a segurança e a eficácia jurídica, em consonância com a ética e os bons costumes. Em tal linha de raciocínio, enumera os seguintes valores:

a) segurança – o titular do serviço exige que o ato de notas e registro seja prestado conforme o ordenamento jurídico, garantindo proteção, estabilidade, paz e tranquilidade para os clientes. Assegura a estabilidade das relações entre os indivíduos e entre elas e o Estado;

b) ética – o tabelião, também no desempenho de leader coach, prega o valor da eticidade nas práticas de notas e registro, sempre ando ênfase à boa-fé, mais especificamente na sua vertente objetiva. Portanto, a ética não pode ser passível de negociação;

c) valorização do colaborador – segundo o titular, como leader coach de equipe, consiste em promover continuamente os colaboradores no desenvolvimento de competências e como empregá-las. Como forma de valorização do colaborador, dentro do padrão visado para a obtenção do resultado, conforme o titular da delegação, consiste no oferecimento de capacitação e treinamentos, bem como no reconhecimento de conquistas e metas, uma vez que demonstra a sua importância para à equipe e para à serventia, a confiança, fazendo com que ele se sinta valorizado e reconhecido. A valorização não pode ser somente monetária, mas sim o reconhecimento profissional e que traga bem-estar pessoal e profissional. Prática rotineira vem a ser a apresentação de cases de pessoas que alcançaram o sucesso ou de ótimas ideias implantadas em outros serviços extrajudiciais são cuidadosamente selecionadas, estudadas e, muitas vezes, empregadas no serviço. Sem dúvida, a compreensão dos anseios dos integrantes da equipe facilita na projeção de estratégias voltadas para cada perfil, evitando-se ações vagas, sem eficácia. Evidentemente, a influência do tabelião sobre seus liderados pode ter reflexos positivos ou negativos, porém o que se observa é à influência positiva, valorizando a presença e o trabalho de cada membro da equipe;

d) valorização da equipe – como leader coach, o titular da serventia desenvolve o trabalho em equipe e, assim, promove uma cultura de conhecimento. Para tanto, promove rotineiros feedbacks, principalmente os positivos, bem como garante benefícios (o titular entende ser um equívoco recompensar uma equipe inteira de forma monetária) e projeção de plano de carreira, o que proporciona melhor relação entre líder e liderados. O trabalho de coach, promovido pelo titular, também consiste em demonstrar confiança na equipe, proporcionando oportunidades de realizar novas tarefas ou funções. Não só o bem-estar individual é primordial, mas o bem-estar coletivo da equipe do Segundo Ofício Extrajudicial;

e) sustentabilidade – o cartório, por meio de seu titular, visa à implementação de política de sustentabilidade, partindo do respeito ao meio ambiente e garantindo resultados perenes de forma comprometida com o desenvolvimento econômico e social;

f) excelência e ato desempenho – atendimento com excelência e entrega de resultados de forma célere e eficaz;

g) empatia – priorização da pessoa, de cada colaborador(a), p. ex., o tabelião promove constantes confraternizações (aniversários, Dia da Mulher, Páscoa, Festa Junina, Dia da Gratidão, Dia da Crianças, Natal etc); interações fora da empresa (p. ex., esporte, coffe-break, happy hours, jantares); estabilidade no retorno de licença maternidade; proporciona exames de saúde, em especial nessa fase de Pandemia de Covid-19; garante o bem-estar do ambiente profissional etc. São atitudes que humanizam a relação profissional e a importância de cada colaborador(a);

h) Atendimento humanizado em era digital. Inteligência emocional para atendimento ao cliente, autoconhecimento e auto-gestão;

i) aperfeiçoamento – o titular considera o membro da equipe como fator primordial para o sucesso da atividade cartorária. Na realidade, tem o pensamento de que o ser humano é o que mais tem valor dentro de qualquer instituição. O foco consiste em desafiá-los para evoluir, desmontar crenças limitantes e encorajá-los em alcançar metas. Avaliações de desempenho, feedbacks e o desenvolvimento profissional fazem parte das técnicas de coaching empregadas, como destacado em outros tópicos.

Portanto, o titular do cartório busca ser um bom líder e o constante emprego de técnicas de coaching de equipe, compartilhando conhecimento e oferecendo apoio para que o colaborador atinja o seu melhor desempenho e, por consequência, as metas, porém, sempre tendo os valores expressos no local de trabalho e na vida pessoal como alicerces, contribuindo na construção e manutenção do nome do Segundo Ofício Extrajudicial da comarca de Nova Xavantina como instituição que presta um serviço de excelência à sociedade e de local agradável de trabalho.

8.3 A relação entre coaching de equipe e a dinâmica das relações interpessoais, em termos de comunicação, liderança e motivação

8.3.1 Comunicação como fator de interação e escuta

Quando observada a estrutura organizacional da serventia extrajudicial, especificamente do Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina, o que deve ser entendido são os sistemas de trabalho interno adotado com base na definição da hierarquia administrativa: quem lidera e geri, por que lidera; e quem são os liderados. Para tanto, deve-se observar de que maneira é realizada a comunicação dos objetivos, da missão e das políticas organizacionais. O titular do Segundo Ofício aparece no topo da hierarquia, seguido pelo substituto, escreventes autorizados, escreventes, auxiliares.

O processo de coaching, no entendimento de Szeckir (2012, p. 265), usa da comunicação para existir, in verbis:

O processo de Coaching usa da comunicação para existir. A interação de códigos comuns, a escuta, cuidados e o princípio do não julgamento são ferramentas fundamentais para que este se configure como um plano de sucesso.

Como líder de equipe, o titular da serventia entende que tal desiderato exige ser um bom comunicador, demonstrando, assim, a relevância do feedback, realizado diariamente. Aqui, compete citar o professor Mussak, o qual aponta dois tipos de feedback, por coincidência, utilizados no cartório, considerados como atitude de respeito e afeto:

a) corretivo – atitude no sentido do feedback corretivo é realmente corrigir uma falha e conseguir mais empenho do colaborador. Normalmente, na serventia tem o auxílio do escrevente autorizado do setor, do qual faça parte o colaborador;

b) validativo: atitude que elogia e valida determinada ação. Dessa forma, o titular do Segundo Ofício visa reforçar uma ação ou comportamento que deseja que se repita. Em situações como essas, é sempre importante dar um feedback positivo para instigar esse comportamento. Ouvir um comentário elogioso sobre uma característica ou atitude pode ser bastante estimulante e levar o indivíduo a repetir aquela ação.

O processo comunicativo adotado na serventia favorece a interligação nos diversos níveis, como interpessoal: Capacidade de um colaborador manter boa interação com os outros profissionais da serventia, principalmente nos aspectos responsabilidade e empatia; interequipes: Prática colaborativa e trabalho em equipe para prover melhor o trabalho solicitado, e muitas vezes se dá como colaboração na equipe; e intersetorial: Capacidade de relacionamento entre dois ou mais setores da serventia, p. ex., entre os setores de reconhecimento de firma e de escritura pública, ou entre os de Registro Civil de Pessoa Natural e de Tabelionato de Notas. Existe articulação entre os colaboradores, auxiliada pelo setor de Tecnologia da Informação (TI), descentralizando as tarefas, coordenação em rede e participação de maior número de colaboradores, nos termos do Provimento n.ͦ 74/2019, do Conselho Nacional da Justiça.

8.3.2 Liderança como fator de estímulo ao aprendizado e desempenho positivo

O delegatário do serviço extrajudicial busca, no exercício da liderança, delegar aos colaboradores as tarefas, com destaque as desafiadoras, ainda que exijam um maior tempo de realização, pois assim, dará ênfase ao aprendizado e trará o desempenho positivo, inclusive ajudando-os no crescimento, não só profissional, como pessoal, melhorando os resultados. A importância do líder dentro de uma organização, tendo por escopo estabelecer metas e alcançar resultados, conforme análise por Costa (2013, p. 207), in verbis:

No desempenho de sua liderança, o tabelião apresenta não só o dom, como também competência, portando prerrogativas e encargos.

a) prerrogativas:

a.1) ganhos financeiros – dessa forma, o titular do Segundo Ofício consegue elaborar o orçamento mensal, o que acarreta planejamento e controle das operações e despesas, proporcionando uma visão aproximada da situação futura, meio em que se estabelecem metas para sua equipe. Com esse planejamento, o titular consegue mensurar o impacto financeiro de todas as decisões, p. ex., o melhor momento para investimento em treinamento da equipe; concessão de aumento salarial para um ou mais colaboradores; implementação de políticas de sustentabilidade (redução de papel, substituição do uso de copo plástico por copo de vidro para colaboradore(a)s e copo de papel reciclável para clientes, reutilização da água para limpeza em geral, assim como o uso da água proveniente de cada ar-condicionado etc.). Esse planejamento de ganhos financeiros deve ser baseado em dados essenciais para o funcionamento da serventia, tornando-a cada vez mais eficiente e competitiva. A coordenação entre as atividades desempenhadas nos diversos setores da serventia serve de orientação, bem como a comunicação, pois informam os objetivos, estratégias, planos de melhoria contínua para a equipe de colaboradores. A motivação, uma vez que fornece ao colaborador estímulos para atingir metas, e a avaliação;

a.2) maior influência e poder – o delegatário do Segundo Ofício, em seu desempenho de coach, visando maior ganho de eficiência, estimula um modelo de gestão na cultura organizacional, fixando as metas prioritárias e essenciais e, em segundo plano, as menos prioritárias.

b) encargos:

b.1) maior estresse – mais preocupação e solidão, decorrente da alta carga de responsabilidades.

A liderança do delegatário da serventia apresenta três atributos: competência; missão; e caráter, essenciais para o sucesso da tarefa proposta.

O que trata de competência, podemos citar o uso de dois tipos:

a) competência – os termos Hard Skills e Soft Skills são empregados para especificar habilidades comportamentais e técnicas dos profissionais, aqui, os colaboradores do Cartório Segundo Ofício. Assim, essas competências são empregadas na qualificação de um pretenso colaborador ou mesmo para mensurar sua importância;

a.1) competência hard – voltadas aos negócios, sendo habilidades técnicas do colaborador, evolvendo conhecimentos aprendidos em sala de aula, em cursos de graduação e especialização, bem como em treinamentos técnicos na serventia. A gestão de pessoas envolve a competência hard, facilmente mensuradas e observadas por meio de testes ou avaliações de conhecimento. Aulas semanais, workshops e palestras mensais são, algumas das técnicas utilizadas pelo tabelião do Segundo Ofício, tendo testes de avaliação antes e depois das ações, pois assim permite comparar se houve transmissão adequada de conhecimento para à equipe;

a.2) competência soft – voltadas as relações humanas. No entendimento do titular do cartório, em sua posição de leader coach de equipe, ninguém aprende a se comunicar melhor após uma palestra e isso não pode ser avaliado com uma prova. Portanto, as ações voltadas para a competência soft não podem se restringir a uma palestra, e não podem ser avaliadas com uma prova. São habilidades comportamentais do empregado, ou seja, relacionadas às suas habilidades mentais e a capacidade de lidar com emoções. Elas são mais difíceis de serem mensuradas, uma vez que, como destacado, envolve competência comportamental e emocional, não restritas ao trabalho dentro do cartório. Agindo como coach, o titular almeja encontrar no colaborador as seguintes habilidades soft:

· comunicação interpessoal – em sua titularidade, o tabelião utiliza a comunicação para promover a troca de informações com os coachees, sendo interlocutor que transmite a informação de forma clara e direta, culminando em melhor interação com os colaboradores e proporcionando bom ambiente de trabalho e maior produtividade;

• persuasão – na qualidade de coach e líder, o titular da serventia incentiva e motiva sua equipe na realização do melhor trabalho e no alcance dos objetivos pessoais. A influência é aplicada para capacitar os colaboradores na escolha de determinadas ações e crenças;

• liderança – qualidade amplamente abordada nesse capítulo, demonstrando a capacidade do tabelião de motivar e de orientar cada colaborador(a) no pensamento ou na ação de maneira específica para alcançar os objetivos, além do propósito do melhor atendimento e da satisfação do cliente;

• confiança – como líder, o titular do cartório entende que deve conquistar o respeito dos colaboradores, não somente por suas qualidades e realizações, mas também cumprindo o que promete, mostrando comprometimento como seu trabalho e servindo aos outros, respeitando os direitos e vontades;

• criatividade – o titular do serviço demonstra preparo para aceitar e responder às mudanças, existentes em um local de trabalho, e motivar sua equipe no mesmo sentido, muito requisitada nessa atual fase de Pandemia do Covid-19;

• organização – a serventia organizada em seus setores favorece o trabalho em equipe, culminando em benefícios para a instituição e para à equipe de colaboradore(a)s, pois torna viável unir as competências na mesma direção em busca da eficiência e da produtividade. Na serventia do Segundo Ofício, assim como em todas, como destacado em capítulo anterior, o gerenciamento administrativo e financeiro é da responsabilidade do titular, inclusive no que se refere às despesas de custeio, investimento e pessoal, fixando normas, condições e obrigações relativas à atribuição de funções e de remuneração de seus colaboradores pra obter a melhor qualidade na prestação do serviço ao cliente;

• proatividade – o tabelião acredita na inspiração da equipe para gerar confiança e entusiasmo pela proatividade, ou seja, que o colaborador não aguarde ordens para se movimentar, bem como esteja sempre se aprimorando, estudando e treinando para crescer em sua profissão;

• resiliência – capacidade do tabelião e sua equipe de enfrentar as adversidades e de se recuperar, importante frente aos desafios impostos diariamente para atingir maior eficiência e produtividade, imprescindível no contexto atual da Pandemia do Covid-19;

• resolução de conflitos – nesse aspecto, o titular do Segundo Ofício atua como verdadeiro coach, promovendo a resolução de controvérsias e, por consequência, o entendimento, em direção ao fim comum, promovendo o bem-estar dos membros da equipe e do ambiente do trabalho;

· sociabilização – na serventia é estimulado a sociabilização do preposto/coachee, adaptando-se à equipe e à cultura e hábitos característicos;

· empatia – capacidade do tabelião de se identificar com o colaborador, identificando o que ela pensa e sente, estando na mesma situação enfrentada no cotidiano, fundamental para o convívio social e profissional. A falta de empatia de um colaborador, normalmente, apresenta-se como egoísta e pouca humildade. Será abordada em tópico no decorrer do capítulo;

· motivação – o titular, na prática de coaching, deve saber o momento de estimular o melhor desempenho de cada colaborador(a), mas também quando conter as atitudes impulsivas. Será abordada em tópico apartado nesse capítulo;

· inspiração – o titular do Segundo Ofício Extrajudicial de Nova Xavantina utiliza a inspiração como meio de estímulo dos colaboradores/coachees, mantendo, dessa forma, o foco e a motivação;

· desenvolvimento – a busca do aprendizado contínuo e crescimento pessoal do titular, demonstrando para sua equipe o comprometimento com o seu desenvolvimento, motivando-a tomar medidas para trabalhar no sentido de seu desenvolvimento;

· alocação – normalmente, salvo em estágio, o titular da serventia não contrata colaborador(a) por determinado período, ainda que seja enquadrado como menor aprendiz (a equipe conta com 1(um) membro), pois existe o investimento na qualificação profissional, inclusive de tempo, precioso em qualquer local de trabalho. O serviço terceirizado envolve os especialistas em tecnologia e softwares, no caso da empresa Prosix, amplamente exigidos pela velocidade da informação para a prática de atos de notas e registro;

· mediação – nesse aspecto, o coach trabalha o desenvolvimento do colaborador, mas não só profissional, como pessoal, trabalhando a superação de metas gerais e específicas, bem como a mediação do conflito com outro membro da equipe, e o conflito consigo mesmo. Para tal êxito, apoia-se em reuniões presenciais, telefone, e-mail, Skype etc. Em sua abordagem sobre pontos comuns entre coaching e mediação, Isoldi (2014, p. 31) afirma que, in verbis:

Essas habilidades são conhecidas como subjetivas, que impõe afirmar que os colaboradores estejam sensibilizados para a necessidade desse tipo de competência não só no próprio cartório, mas em qualquer mercado de trabalho. Estão sendo implantados Programas de Desenvolvimento Individuais (PDIs), voltados nas reais necessidades de cada colaborador(a), assim, um planejamento que projeta a carreira por meio de aperfeiçoamento de habilidades que proporcionem ascensão profissional, bem como aperfeiçoada a cultura do feedback, dentro dos padrões de coaching de equipe.

O atributo seguinte envolve a missão, amplamente abordada em capítulo específico, sendo exigida a competência hard, explicada como:

b) visão:

b.1) visão do futuro – na qualidade de coach, o tabelião tem por objetivo trabalhar positivamente o que será buscado no futuro. Tem que trabalhar estrategicamente para conciliar as situações do dia a dia com o que se deseja no futuro; b.2) sonhos comuns – sem deixar de respeitar o ser humano e a diversidade, valorizando o desenvolvimento pessoal, familiar e profissional, além de outros aspectos que envolvam a vida do colaborador, para garantir o empenho desse profissional na missão do cartório. O titular, como coach, entende que cuidar e valorizar seus colaboradores para que eles cuidem melhor dos clientes, onde pessoas felizes produzem mais e melhor. O tabelião do Segundo Ofício foca no desenvolvimento dos profissionais envolvidos nas atividades do cartório, para aí sim, visar lucratividade. Do mesmo modo, o titular entende que a combinação da formação e do desenvolvimento das pessoas integrantes da equipe permite um ambiente para o alcance da visão e das metas, sendo adequado criar vínculos emocionais e um ambiente de trabalho que favoreça o relacionamento para o caminho da eficiência e eficácia no serviço prestado;

b.3) objetivos relevantes – no Segundo Ofício, como coach, o titular visa reconhecer os colaboradores pelos resultados, comprometimento e produtividade no trabalho, dentro dos objetivos traçados para o cartório em consonância com os desejos pessoais dos colaboradores;

b.4) metas desafiadoras – a definição de metas é um planejamento enfrentado no coach de equipe, pois os resultados na serventia extrajudicial não podem ser muito fáceis nem impossíveis de serem alcançados, devendo o titular encontrar o ponto capaz de manter o engajamento e a motivação dos colaboradores, por isso, as metas precisam ser desafiadoras. As metas traçadas pelo titular do Segundo Ofício, as quais são repassadas em documento escrito ou em reunião com à equipe, observam os seguintes pontos:

• análise da realidade da serventia;

• conhecimento dos pontos fortes e as limitações da equipe de colaboradores;

• análise do planejamento estratégico da serventia;

• estabelecimento de metas que se conectam emocionalmente com os colaboradores;

• observação da tangibilidade das metas;

• certificação de que as metas apresentam razoável dificuldade. As metas desafiadoras exigem empenho da equipe de colaboradores, muitas vezes, o delegatário fixa metas ambiciosas ou ousadas, como as fixadas a partir de março do corrente ano, começo do período da Pandemia do Covid-19, onde todas as metas, não somente mensal, mas anual, foram reformuladas para enfrentar o momento que se apresentou, e ainda persiste, uma pandemia que alterou o modo de pensar e de agir de todas as pessoas. O contexto causou dificuldade para atingir tais metas em meio à Pandemia do Covid-19, o qual obrigou, por questão de saúde pública, o fechamento de atendimento ao público de grande parte das serventias extrajudiciais. Inúmeros provimentos do Conselho Nacional da Justiça (CNJ) e da Corregedoria-Geral da Justiça do Estado de Mato Grosso (CGJMT) foram editados às pressas, modificando as medidas e forma de atuação quase que quinzenalmente. O titular do Segundo Ofício Extrajudicial assumiu a responsabilidade, acrescentando metas desafiadoras e adotando medidas de urgência, o que espancou qualquer desespero de cada colaborador(a) ou acomodação, pois, no princípio, surgiram as hipóteses de risco do contágio dos colaboradores, inclusive de desconfiança dos familiares; de demissão; de redução de salário, esse com respaldo em medidas do Governo Federal; portanto de situações nunca enfrentada. Porém, contrariando o momento e o que ocorreu em outras serventias do país, o titular do Segundo Ofício Extrajudicial manteve o trabalho, adotando o atendimento ao cliente de forma remota (on-line, p. ex., plataformas digitais que usam de certificado digital e chave eletrônica; redes sociais, p. ex., WhatsApp; e-mail corporativo de cada setor); modificando a maioria dos atos de notas e registro para a confecção digital, com uso de videoconferência e certificado digital; redução da carga horária para três horas cada equipe; sem redução de salário ou demissão; emprego das medidas de segurança, como máscara, luvas descartáveis, álcool gel 70% em todas as mesas; totten de álcool gel; kits individuais com esses itens; tapete sanitizante; entrada limitada de pessoas e mediante agendamento; esterilização de documentos; emprego de estufa etc. Sem dúvida, o emprego de técnicas de coach deu, e continua dando, o respaldo para superar as adversidades apresentada diariamente;

b.5) visão sistêmica – o titular do cartório utiliza esse expediente, a partir do conhecimento do todo, o que possibilita a análise ou interferência no mesmo, facilitando a comunicação, a integração entre os setores funcionais;

b.6) pensamento estratégico – essa habilidade soft é desenvolvida em todos os setores do cartório do Segundo Ofício, essencial para resolver os desafios e trabalhos apresentados diariamente de forma eficiente;

b.7) domínio técnico – como a sociedade se apresenta em crescente complexidade, privilegia-se, no cartório, o desenvolvimento e sustentabilidade das estruturas sociais, como portando vida própria, vinculado aos colaboradores, ao mesmo tempo independente em termos de ação e influência social. Dentro do domínio ou conhecimento técnico do titular da serventia, o que se observa é o recrutamento para à equipe de colaboradore(a)s que tenham o conhecimento básico para atuar em determinado setor. Para tanto, contrata-se profissionais com bagagem de técnicas adquiridas por meio de educação, p. ex., cursos e especializações, de treinamentos e de experiências adquiridas, necessários para melhor desempenho no trabalho cartorial;

b.8) controle do contexto – juntamente com o planejamento e a execução, constituem o processo de gestão da serventia extrajudicial, compreendendo as etapas em que ocorrem as decisões do tabelião, como líder e coach de equipe. O controle no serviço extrajudicial, no entendimento de seu líder, envolve a ação necessária para verificar se os objetivos, os planos, as políticas e os padrões estão sendo cumpridos, pressupondo o estabelecimento e a comunicação desses itens aos responsáveis por sua realização em cada setor. A finalidade de controle, como processo de verificação de como a serventia está funcionando e em qual direção, implica o envolvimento de vários componentes, entre eles, o sistema de informações, o Manual de Código de Conduta, os critérios de avaliação, a prestação de contas (Accountability) etc. O controle para ser eficiente, segundo o tabelião, deve apresentar algumas características, entre elas, de estar orientado para o futuro, evitando surpresas desagradáveis; deve estar direcionado para os objetivos estabelecidos, considerando o desempenho das atividades de notas e registro executados em todas as dimensões, p. ex., gerenciamento de qualidade e eficiência; cuidado para que a implantação do controle seja economicamente viável, tendo em vista o alcance do desempenho desejado;

c) caráter: envolvendo as seguintes características:

c.1) valores do líder – o titular da serventia entende, dentro de sua posição de coach e líder, que se deve ter como principais valores que norteiam a vida pessoal e profissional: influência; visão; paixão; honestidade; integridade; dedicação; empatia; desenvolvimento pessoal; compromisso; atitude positiva; capacidade de delegar; todos abordados ao logo do presente capítulo. Os valores de liderança estão ligados aos seus valores pessoais e aos valores da serventia, ajudando na determinação de como atingir seus objetivos e que tipo de líder deseja ser, além de criar respeito e confiança entre sua equipe. Segundo Clauhs (2016, p 82), a liderança tem por escopo influenciar pessoas, explicando que, in verbis:

c.2) sua honestidade – o tabelião entende que precisa ser admirado para ser seguido. Assim, prática transparência na discussão de temas da atividade com à equipe de liderados de forma clara e verdadeira, o que proporciona confiança e respeito;

c.3) lealdade – na prestação de um serviço essencial, dentro da atividade de notas e registro, para o melhor convívio, exige-se determinados comportamentos, p. ex., não difamar o serviço ou membros da equipe, mas sim defendê-los; manter a palavra e promessas; demonstrar dedicação, o que exige muita cautela na realidade competitiva do mercado;

c.4) coerência – para o alcance de resultados, exige-se a harmonia entre as situações, cuja liderança apoia a conduta de colaboradores em sintonia com os valores e princípios do serviço, do contrário, a falta de comunicação e trabalho em equipe contribui para conflitos, desmotivação e falta de confiança;

c.5) responsabilidade – também voltada para o lado social, o titular do Segundo Ofício coloca em prática ações voltadas para à sociedade, à ética e ao meio ambiente, tendo entre suas medidas:

c.5.1) condução da atividade com responsabilidade social, proporcionando desenvolvimento sustentável;

c.5.2) respeito aos direitos humanos, p. ex. inclusão social;

c.5.3) valorização do profissional integrante da equipe, proporcionando desenvolvimento profissional e ambiente saudável;

c.5.4) respeito à legislação – trata-se da legislação notarial e de registro, incluso Constituição Federal Brasileira, leis federais, leis complementares, leis ordinárias, Código de Normas de cada Tribunal de Justiça, decretos, provimentos, portarias;

c.5.7) combate à corrupção – o segmento extrajudicial, em que se enquadra o Segundo Ofício, tem contribuído imensamente com o poder público prestando informações relevantes a órgãos como a Receita Federal do Brasil, INSS, entre outros. Desde que entrou em vigor o Provimento nº 88/2019 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), os cartórios se tornaram o setor que mais enviou informações sobre operações suspeitas ao Conselho de Controle das Atividades Financeiras (Coaf). Portanto, é a instituição que mais tem contribuído no combate a corrupção, terrorismo e lavagem de dinheiro;

c.5.8) combate ao trabalho infantil etc.

No modo de pensar do titular do cartório, não resta dúvida de que a liderança tem maior êxito quando envolve mais o Quociente Emocional (QE), apesar de que o Quociente de Inteligência (QI) ser exigida para lidar com a complexidade cognitiva da função desempenhada. A Inteligência Emocional favorece a descoberta de líderes e colaboradores mais eficazes, pois desenvolve habilidades e as tornam mais produtivas.

Nessa linha de raciocínio, entende-se a importância da autoconsciência, pois possibilita que o tabelião, aqui como coach, assim como os colaboradores, como coachee, tenham compreensão das próprias emoções, da capacidade de se autoavaliar e o impacto no próprio trabalho, além da compreensão dos próprios valores e metas. A autoconsciência pode ser avaliada no desempenho, pois as decisões dos colaboradores se harmonizam com os seus valores, o que torna o trabalho prazeroso. Os colaboradores autoconscientes sabem de suas limitações, o que permite que conversem sobre elas, sendo receptíveis da crítica construtiva, o que permite que se compreenda suas capacidades e menor índice de obtenção de infrutífero resultado na tarefa desempenhada na serventia. Agora, os colaboradores com baixa autoconsciência entendem as críticas construtivas como ameaças ou fracassos, dificultando ou tornando inviável a melhora de desempenho, por vezes, culminando em demissão. Ressalta-se que o número de demissões no Segundo Ofício, anualmente, está em 20% (vinte por cento), em sua maioria na função de auxiliar, em especial, pela inexperiência e receio de enfrentar desafios, sendo quase inexistente nas funções mais elevadas, como escrevente autorizado, ou seja, em patamar aceitável, porém, com o objetivo de reduzir para 10% (dez por cento), mesmo em plena Pandemia do Covid-19, a qual se estenderá por meses.

Outro ponto importante para o delegatário, dentro o campo de coach e líder, diz respeito ao autocontrole, parte da inteligência emocional, pois entende que tendo esse atributo em seus atos, também terá para fazer em seu serviço extrajudicial, portanto, capaz de criar um ambiente de trabalho de confiança, de reduzida rivalidade, intriga e comportamentos impulsivos, de adaptação às mudanças, de ponderação, e de maior produtividade, importando em desejo do colaborador em permanecer na equipe do Segundo Ofício Extrajudicial. O autocontrole aumenta a integridade e a força da instituição.

Dentro dos atributos favoráveis ao fortalecimento da inteligência emocional, a empatia tem relevância para que o titular, no exercício da liderança e como coach, compreenda os sentimentos dos membros de sua equipe, aliado a outros fatores, favorecendo tomadas de decisões. A empatia envolve os aspectos afetivos: compreensão do estado emocional do colaborador ou de cliente da serventia; cognitivo: deliberação a respeito do estado mental do colaborador e/ou cliente; e, reguladores de emoções: englobando o grau de respostas empáticas. Na serventia extrajudicial em foco, a empatia goza de destaque, pois é de extrema importância dentro do numero maior de colaboradores na equipe, ou mesmo equipes de cada setor, o que favorece a retenção dos melhores profissionais, hábeis no desenvolvimento da prática de atos de notas e registro, frente à globalização, além da redução de erros e equívocos na comunicação.

Ainda, segundo Goleman (2015, p. 22), aplicável à equipe do Segundo Ofício, como parte da inteligência emocional, observa-se a habilidade social, a qual diz respeito à capacidade do titular, ou de um membro, de se relacionar com outro da equipe e mesmo com o cliente. Trata-se da cordialidade com um propósito, tendo por objetivo conduzir o colaborador na direção visada pelo tabelião, em seu desiderato de leader coach. Não resta questionamento de que o atributo da habilidade social envolve o círculo de conhecimento e a facilidade de gerir e de alcançar o denominador comum, afinidade com outras pessoas, presente ou frequentadoras da serventia extrajudicial.

Da análise do exercício da liderança, no cotidiano do Segundo Ofício, o que se constata é o propósito do comprometimento, a admiração pelos objetivos traçados e quem os lideram, tornando a atividade cartorária significante e, evidentemente, prazerosa.

8.3.3 Motivação como fator de estímulo ao potencial e à autoconfiança

Decorrente do desenvolvimento e aprendizado do colaborador, o passo importante, segundo o titular do Segundo Ofício, será o reconhecimento, pois estimulará o potencial e a autoconfiança. Para atingir esse objetivo, a importância do diálogo entre o líder e liderados, uma vez que, diante do problema apresentado, o tabelião fará o questionamento que, geralmente, acarreta ao colaborador o estímulo no desenvolvimento de alternativas para o êxito do trabalho proposto.

Para o líder da equipe da serventia é crucial para a motivação dos colaboradores, que seja oferecido um ambiente físico e psicológico saudável e favorável. O ambiente laboral deve propiciar a aprendizagem aos seus colaboradores e evitar infiltrações de dogmas.

Schaade (2012, p. 250), fazendo a relação entre a metodologia do coaching e a motivação da equipe, tendo por função o atendimento do cliente com qualidade, ensina que, in verbis:

No modelo implantado na serventia, a gestão dos colaboradores está nos pilares de atrair, desenvolver, desafiar, reconhecer, recompensar e celebrar o êxito nos objetivos alcançados. Vale destacar o exemplo de que, sempre no alcance de meta, uma confraternização é realizada, tendo a participação de todos os membros da serventia. Outros exemplos, como a confraternização pelo aniversário de cada colaborador, pelo Dia da Mulher, Páscoa, Natalina e Ano Novo. Logicamente, a compensação pelo reconhecimento do empenho do colaborador vai além do aumento salarial ou melhoria da função, mas a criação de um convívio agradável, onde a pessoa motivada se torna mais otimista, ainda que tenha ocorrido um fracasso no desempenho de seu desiderato. Como explica Goleman (2015, p. 23) “A motivação, quando publicamente visível, torna tais pessoas excelentes colaboradoras. Sua paixão pelo trabalho contamina os outros, e elas ficam determinadas em achar soluções.”

Da mesma forma, o tabelião prega que os colaboradores do serviço devem empregar o corpo e a alma em cada atendimento de cliente, nos atos praticados, transformando em atividade significativa e prazerosa. Como líder, fornece à equipe os elementos para que se motive, visando dois fatores motivacionais:

a) higiênicos:

a.1) supervisão – o tabelião desenvolve o hábito de orientar, motivar cada colaborador da equipe ou de cada setor, gerando resultados;

a.2) salário – o titular do Segundo Ofício pode, para o desempenho de suas funções, contratar escreventes, dentre eles escolhendo os substitutos, e auxiliares como empregados, com remuneração livremente ajustada e sob o regime da legislação do trabalho (Celetista), conforme artigo 20 da L. 8.935/94. Evidente que o salário será maior de acordo com a função exercida, exigindo maior responsabilidade, sendo a remuneração mínima de R$ 1.300,00 (Mil e trezentos reais), sendo da função de auxiliar. Importante frisar que o titular do Segundo Ofício goza de independência no exercício de suas atribuições, portando direito à percepção dos emolumentos integrais pelos atos praticados na serventia e só perderá a delegação nas hipóteses previstas em lei;

a.3) relações – na serventia é desenvolvido um processo de comunicação apto ao benefício da relação saudável de seus membros e dos usuários, gozando de reputação perante a sociedade e a compreensão dos serviços de notas e registro prestados;

a.4) ambiente – a preocupação do titular em proporcionar um ambiente de trabalho saudável, evitando o turnover de colaboradores. Para tanto, o delegatário assegura autonomia aos seus liderados, estimula a colaboração, inclusive entre os setores e a transparência na adoção de políticas e medidas idealizadas em planejamento. O próprio tabelião tem o hábito de se dirigir aos colaboradores como “família”, e no exercício de líder, apresenta a visão de construir uma cultura, mas partindo do entendimento que deve primeiro “servir” sua equipe para que ela traga satisfatório desempenho e, por conseguinte, extraordinários resultados;

a.5) políticas claras – na serventia existe normas e regras adotadas e obrigatórias, políticas explícitas, inclusive fixadas em documento, uma vez que se busca alcançar não somente resultados em sua área de atuação, como o atendimento de excelência ao cliente. Estão baseadas na visão e na missão do cartório, destacados em outro capítulo. Todos os colaboradores devem seguir, como se relacionam com os clientes, outros colaboradores, fornecedores (p. ex., licenciamento de programas de software, como da empresa Prosix, ou da empesa fornecedora do papel timbrado utilizado na emissão de certidões), e à forma como o titular do serviço escolhe para conduzir a serventia como um todo. São as políticas internas que facilitam e servem de base para todos os níveis e setores da serventia, e políticas externas, no que trata com outras entidades, órgãos, empresas etc, além das políticas estabelecidas voltadas para os objetivos e metas fixadas, suas estratégias, tendo melhor desempenho dos pontos fortes e redução dos pontos fracos, que acarreta melhor prestação do serviço de notas e registro;

b) os propriamente ditos:

b.1) significado – o tabelião, aqui na tarefa de aplicar técnicas de coaching, promove a motivação de seus colaboradores com o intuito de atingir os seus objetivos e influenciar a direção do comportamento;

b.2) conhecimento – ;

b.3) desenvolvimento – os colaboradores, como prega o seu líder, devem estar motivados para que possam atingir os melhores resultados, exigindo condições para que estejam estimulados ao crescimento, alcançando metas e objetivos da melhor forma disponível, portanto, empregando métodos para captar e reter os melhores talentos, mais qualificados e competentes;

b.4) realização – o tabelião entende que o colaborador de sua equipe, além de renovar o seu conhecimento, deve se mostrar disposto, satisfeito e em constante inovação para o êxito do trabalho na atividade cartorária, objetivando a realização pessoal e profissional;

b.5) contribuição – para o tabelião, o colaborador motivado busca resultados, atinge metas, cumpre objetivos e cria alternativas para o equilíbrio emocional.

Existe a preocupação na serventia em investir nos colaboradores como seu maior recurso, adotando medidas de motivação desses profissionais, como um ambiente de trabalho positivo, para tanto, facilita aos colaboradores para que tomem decisões e respeitá-las; demonstra a cada membro da equipe de como o seu trabalho pode afetar o resultado; favorece a identidade da serventia com a identidade pessoal, utilização de feedback construtivo, apontando os pontos de progresso e aqueles que podem ser melhorados. O crescimento da motivação no trabalho se dá pela possibilidade de atender as expectativas da instituição.

8.4 O feedback na gestão da equipe de colaboradores do serviço extrajudicial

8.4.1 O que significa o emprego da ferramenta do feedback

O feedback é um processo de fornecimento de informações, representando um eficiente instrumento para a melhoria do desempenho e da performance de um profissional. Não significa dar uma opinião baseada em sentimentos, mas sim o verdadeiro pensamento que contribuirá para o desenvolvimento de condutas positivas. Dessa forma, o feedback deve estar baseado em dados sólidos e constatáveis.

Conforme Leal (2013, p. 236), analisando as ferramentas necessárias de um leader coach, relata que o feedback “É uma forma de se aumentar a consciência e a percepção do outro, melhorando o relacionamento e o desempenho conjunto, continuamente, normalmente […]”.

Em geral, o feedback deve ser utilizado de maneira construtiva, pois o que se objetiva é a motivação dos profissionais que o receberam, culminando em evolução no desempenho.

8.4.1 Aplicabilidade de feedback no desenvolvimento da equipe de colaboradores da serventia

O exercício da liderança, no entendimento do titular do serviço extrajudicial, exige o emprego de habilidades comportamentais por meio de um processo de mudança interna que requer autoconhecimento e quebra de paradigmas, e para tanto, faz uso do coaching.

Em sua visão de liderança, o tabelião leva em consideração saber dar feedbacks eficientes aos seus colaboradores, cujos benefícios são:

§ ter uma visão clara e segura de sua performance e dos modos de melhorá-la;

§ descobrir e maximizar seus pontos fortes e minimizar seus pontos fracos;

§ aumentar o foco e a produtividade;

§ responsabilizar-se pela busca de soluções.

À medida que o tabelião, na qualidade de leader coach, percebe quais competências devem ser desenvolvidas, recorre ao feedback quanto ao colaborador, pois entende necessário comunicar essa percepção de forma clara e objetiva.

No processo de coaching, como destaca Szeckir (2013, p. 264), sob à ótica da comunicação, in verbis:

O principal feedback é a transformação do coachee rumo aos seus objetivos. Assim, podemos observar no plano de ação e na conclusão das tarefas semanais grandes indicadores de interesse, resultado e mudança.

O delegatário da função de notas e registro, como leader coach, sempre que almeja clareza no processo de trabalho, voltados para conhecimentos, habilidades e atitudes, o que acarreta na melhoria de equipe, bem como aprimoramento contínuo, metas e resultados fixados, investe tempo no feedback, observando comportamentos e dando exemplos focados no que poderá ser melhorado, sem afetar o equilíbrio emocional dos colaboradores, bem como reconhecendo eventuais limitações circunstanciais.

As habilidades desenvolvidas pelo titular em sua atuação como leader coach, aparecem destacadas por Martins (2014, p. 194), no contexto de aprendizado de desenvolvimento da equipe, in verbis:

Sem dúvida, para a eficácia da aplicação do estilo coach, os colaboradores, como coachees, devem estar abertos ao aprendizado e ao desenvolvimento, bem como o tabelião da serventia busca permanente feedback de desempenho que motive seus liderados, e não que acarrete medo.

Por meio de feedback, o titular/coach do Segundo Ofício terá respostas para determinadas situações apresentadas pelo colaborador/coachee, merecendo destaque as assertivas retiradas da exposição de Pinheiro (2016, p. 136), in verbis:

· desafiar crenças limitantes;

· identificar e superar bloqueios;

· apontar novas oportunidades;

· definir objetivos e modo de atuação;

· parceria com o coachee;

· estimular a motivação e o comprometimento.

A delegação envolve a confiança do líder em relação a capacidade do liderado em exercer uma nova atividade. O treinamento e à capacitação do colaborador para nova atividade é crucial. O titular da serventia tem a cautela de não inserir novas atividades no exercício da função do colaborador, para o qual não foi contratado, sem o treinamento adequado, o reajuste salarial, uma vez que poderá ensejar imperfeição na execução do ato notarial ou de registro, bem como a insatisfação do profissional, o que poderá culminar em demissão.

Destarte, o tabelião estimula entre seus colaboradores o pensamento de desenvolver o seu melhor potencial, aumentando a sua performance, acelerando o seu aprendizado e elevando os resultados traçados para a funcionalidade do serviço.

8.4.2 Tipos de feedback aplicados ou passíveis de aplicação na serventia

A utilização da ferramenta do feedback em relação ao colaborador/coachee vai além da emissão de opinião. Alguns modelos de feedback são empregados no Segundo Ofício, uns mais eficazes.

O tipo de feedback praticado no Segundo Ofício Extrajudicial tem grande influência na definição do tipo de resposta, pois o modo como se fala para a outra pessoa sobre o seu desempenho ou forma de atuar no trabalho determina qual será a reação dela. Por tal motivo, na opinião do titular/coach é importante agir de forma cautelosa, com respeito, incentivando e transmitindo ações positivas ao outro.

8.4.2.1 Feedback positivo

O objetivo da aplicação do feedback positivo é o fortalecimento de uma ação ou comportamento frequente que o tabelião deseja do colaborador ou da equipe. Como exemplo, um elogio de uma característica do colaborador/coachee, pois o titular/coach visa que tenha esse comportamento por outras vezes.

Lombardo (2013, p. 23), na análise da importância do emprego das técnicas de feedback positivo, como facilitador do desenvolvimento da equipe, destaca que, in verbis:

O feedback positivo, da forma como empregado pelo titular da serventia extrajudicial, proporciona o reconhecimento do potencial do colaborador, ou seja, demonstra confiança e promove o bom desempenho em car0áter contínuo, inclusive om direcionamento para à maximização dos resultados. Da parte do colaborador, constata-se aprendizado, motivação e comprometimento.

Como ressalta o titular aqui também como coach, o feedback positivo fortalece o vínculo de cordialidade quanto ao colaborador, pois envolve respeito, consideração e valorização de esforços. Ele permite estabelecer uma reflexão conjunta sobre a performance, levando ao crescimento pessoal e profissional.

Na aplicabilidade do feedback positivo, o titular/coach adota determinados requisitos, entre eles:

a) realizar a conversa em ambiente reservado, de preferência, portanto, dar e receber o feedback em particular;

b) realizar uma introdução do assunto, o contexto do objeto da discussão, mas sem esquecer de ser cordial. Nesse ponto, p. ex., pode ser abordado em quais atividades o colaborador teve melhor aproveitamento, facilitando o feedback;

c) reconhecer o trabalho do colaborador – o tabelião entende que o reconhecimento do trabalho trará motivação para o colaborador, além mostrar melhoria para fortalecer a performance;

d) adotar frequentemente o feedback positivo – o titular do serviço entende que o constante feedback positivo favorece o desempenho adequado do trabalho;

e) solicitar ideias aos colaboradores – dessa forma, o tabelião busca maior participação dos colaboradores, mantendo a continuidade do bom desempenho e desenvolvimento profissional, melhorando o clima organizacional e maiores condições par o enfrentamento do desafios do da a dia.

8.4.2.2 Feedback corretivo

O tabelião, em determinadas ocasiões, emprega o feedback corretivo para sanar um comportamento inadequado, cujo comportamento pode acarretar prejuízo para à equipe e para o serviço prestado ao cliente. O mesmo feedback é empegado quando ocorre baixa performance e produtividade do colaborador ou da equipe. O titular tem o cuidado no emprego dessa forma de feedback, pois pode ser interpretado pelo colaborador como ofensa, ou como fator de desmotivação ou de desagregação na equipe. Tal feedback tem por escopo corrigir erros e evitá-los futuramente.

O feedback corretivo, segundo o tabelião da serventia, deve ser utilizado para correção de um ato executado de forma parcialmente incorreta. Se a correção da imperfeição envolve desde o princípio da realização do ato, o coach/líder entende que ocorreu falha no treinamento do profissional, portanto falha na delegação, servindo para a hipótese de indicação de outro colaborador para o lugar daquele que está de licença, de férias, ou foi promovido, ou o pior, demitido. O feedback corretivo empregado no cartório apresenta as seguintes características:

a) fazer descrição do ato – o titular visa detalhar o comportamento de seu colaborador, de forma clara, porém, evitando palavras negativas, pois o objetivo e promover o desenvolvimento profissional e pessoal;

b) feedback dever ser específico – o titular/coach tem por objetivo ser direto no assunto que está em pauta na reunião;

c) demonstrar o verdadeiro problema – o titular deixa evidente para o colaborador, que com a sua a conduta causará ou que poderá ser causado problema para à serventia;

d) estimular que o colaborador apresente a solução – nesse aspecto, o titular dá oportunidade para o colaborador/coachee trazer a solução;

e) tornar eficaz o feedback – o colaborador/coachee precisa entender o objetivo da mensagem dada, firmando o compromisso de mudança e p início do follow-up. Perguntas frequentes utilizadas pelo titular/coach para fazer o follow-up:

· qual o posicionamento da atividade ou do ato de notas e/ou registro realizado pelo colaborador/coachee?

· o que o colaborador apreendeu com o feedback?

· quais pontos o colaborador conseguiu melhorar nos objetivos traçados?

· o que ainda poderá ser feito pelo colaborador para melhorar a performance?

· pode contar com o desempenho para concluir à meta?

Em determinados momentos, o próprio delegatário reconhece que faz o gerenciamento da situação com o uso do feedback corretivo, mas passível do emprego de outra modalidade de feedback.

8.4.2.3 Feedback insignificante

Um modo de feedback que o tabelião evita é o feedback vago, uma vez que quem recebe não compreende o seu sentido, o que torna inoperante a ferramenta.

8.4.2.4 Feedback ofensivo

Outro modo de feedback evitado pelo delegatário da função, como líder e coach, uma vez que pode comprometer irremediavelmente as relações. Como exemplo, um tipo de comentário que desvaloriza ou desqualifica a pessoa que o recebe, além de provocar comportamentos indesejados, tais como defesa, revide e agressão.

8.4.2.5 Feedback burger

Um modelo de feedback que tem sido empregado pelo titular do cartório, dentro das técnicas de coaching, é o chamado feedback Burger, eficaz em estimular o desenvolvimento do colaborador/coachee, sendo aplicado da seguinte forma:

· feedback positivo – importante ser iniciado com elogio ao colaborador pelo trabalho bem realizado;

· feedback construtivo – nesse ponto, o titular do serviço sugere modificações voltadas para o melhor desenvolvimento do colaborador;

· feedback positivo – o titular volta elogiar o colaborador, agora voltado para outras caraterísticas, o que faz com que busque outras vezes as sugestões de melhoria.

8.4.3 O momento certo do uso do feedback

No entendimento do delegatário do cartório, não resta dúvida que o feedback, empregado de forma correta, é uma ferramenta fundamental e altamente eficiente na evolução do trabalho e obtenção de resultados. Algumas regras fixadas na serventia são seguidas, essenciais para o êxito do feedback e a qualidade do serviço de notas e registro, sendo elas:

a) estímulo da confiança – o titular tem por escopo criar e manter um laço de confiança com o colaborador e equipe, pois assim o destinatário da informação irá aplicá-la, valorizando seus pontos fortes e se esforçando para melhorar em seu campo de atuação;

b) preservação do respeito – a empatia, segundo o tabelião, traz bons resultados no feedback com o colaborador;

c) valorização da ética – o que importa em dizer na manutenção do sigilo do feedback utilizado em relação a determinado colaborador, evitando-se possível constrangimento, prejudicial ao ambiente de trabalho;

d) escolha do feedback adequado – a melhor escolha pode ser, na primeira vista, o feedback Burger, mas isso não é totalmente verdade, e sim o feedback exigido para dado momento, p. ex., corretivo ou positivo;

e) modo de aplicar o feedback – o feedback não deve ser usado como desabafo ou demonstração de descontentamento por parte do titular do serviço extrajudicial, mas sim em momento oportuno, visando aperfeiçoar o desempenho profissional do colaborador, inclusive podendo refletir no lado pessoal;

f) fixação de objetivos e causas do feedback – antes de aplicá-lo, o delegatário/coach/líder deve ter previamente visualizado as causas e os objetivos de determinado modo de agir e de se expressar em relação ao colaborador;

g) momento adequado de feedback – o titular da serventia tem o cuidado para não usar da ferramenta do feedback em momento inadequado, sendo que o resultado será melhor estando a sós com o colaborador, e este esteja tranquilo, com o trabalho encerrado;

h) forma de dar o feedback – pessoalmente, no entendimento do tabelião, ainda é a melhor forma de feedback, mesmo no mundo tecnológico que vivemos, apresentado variadas formas de comunicação, como e-mail, chat, whatsApp etc;

i) feedback para determinado colaborador – a cautela, como destacado retro, envolve a preocupação do titular da serventia, quando necessário, em realizar o feedback em sua sala, a sós com o colaborador, evitando que esse se sinta constrangido pela presença de outras pessoas. O tabelião também adota esse modelo ao fazer um elogio ou agradecimento, mas nesse caso, a preferência é pelo elogio na presença de outros membros da equipe;

j) emissão de mensagem clara e objetiva – o titular/coach tem a preocupação em emitir, de forma clara e objetiva, a informação adequada para o desenvolvimento profissional do colaborador, inclusive reforçando as boas características e ações.

Assim, o que se busca na serventia extrajudicial é a valorização do espírito de equipe, pois o titular/coach entende ser adequado que cada membro saiba de sua importância para o alcance do resultado esperado. Nesse sentido, Teixeira (2013, p. 270), assinala o papel do líder transformador no desenvolvimento e sucesso da equipe, cujo processo recomenda que se “envolva a equipe em iniciativas, compartilhando evolução do processo e como iniciativas resultaram. Dê autonomia, responsabilidade, cobre resultados e ofereça feedback”.

8.5 Análise do aumento de produtividade e da alta performance em decorrência do foco direcionado para as pessoas

8.5.1 O coach de equipe e sua relação com a alta performance

O tempo, o que a priori pode estar dando a sensação de passar rápido, deve estar diretamente relacionado ao desempenho e à produtividade do profissional, atividades significativas e quais as prioridades profissionais e pessoais, o ponto de equilíbrio, pois não adianta ter mais tempo, se o mesmo será utilizado em ações circunstanciais, sem importância. O foco deve estar voltado para as atividades importantes, portando prazos para serem cumpridos, trazendo resultado positivo no curto, médio ou longo prazo. Quando o tempo rende, adequadamente utilizado na tomada de decisões, melhor o desempenho na obtenção de resultados. A procrastinação faz parte do cotidiano da pessoa, e isso precisa ser trabalhado pelo titular/leader coach do serviço extrajudicial.

Determinados objetivos e metas de trabalho são formulados:

a) Estruturar os objetivos de forma expressa e positiva – objetivos traçados de forma positiva espancam ideias de negação, facilitando obter os acertos. Portanto, deve-se criar uma visão positiva do trabalho e crenças facilitadoras;

b) ser específico – a meta deve ser específica, palpável, pois dessa forma terá condições de sucesso em seu alcance;

c) ter controle pelo próprio colaborador – o titular do serviço não deseja ser controlador de hábitos e/ou objetivos, mas sim desenvolver, em sua equipe, o pensamento positivo e o comprometimento pelo resultado;

d) ser desafiador – prioriza-se metas desafiadoras, cujos níveis de dificuldade são analisados e estimulados no trabalho individual na prática de atos de notas e registro;

e) ser ecológico – cada objetivo deve ter a finalidade de fazer o bem para à serventia extrajudicial e à equipe, de forma mais ecológica, sustentável e motivadora;

f) ser temporal – o tabelião/registrador entende que cada meta deve estar determinada em prazo para à sua realização e, por consequência, conclusão com êxito.

Levy (2012, p. 165), destaca à valorização do uso dos recursos disponíveis, voltados para maior competitividade, in verbis:

Os resultados são inúmeros, de acordo com as necessidades de cada um. Vale ressaltar que o coaching é uma oportunidade ímpar de conhecer melhor a si mesmo e, portanto, de entender melhor os próprios desejos, de encontrar formas de alcançá-los e, surpreendentemente, de reconhecer que todo o potencial para essas realizações já está dentro de si.

A realidade de um serviço extrajudicial, em termos de organização técnica e da melhor prestação de serviço, não foge às exigências das empresas, uma vez que requer a contratação dos melhores profissionais disponíveis, em especial, com elevado grau de ser resilientes, adaptáveis e voltados para a geração de resultados contínuos em um ambiente repleto de transformações, e, sem receio de mencionar, de competitividade.

O coaching tem muito oferecer ao líder, seja para sua senda evolutiva, como pessoa e como profissional, seja para a sua equipe de liderados, no sentido de, segundo Clauhs (2016, p. 87), ao destacar a relação entre coaching, liderança e alta performance, afirma que “por meio da estimulação ao desempenho em alta performance de equipes e indivíduos, cujas almas se encontram sob a regência de um líder que também é coach”.

Conforme atestado em dados, quem passa pelo processo de coaching atinge, em média, os seguintes resultados: 100% aperfeiçoaram a capacidade de ouvir, 80% melhoraram a flexibilidade, 80% aprenderam a aceitar melhor as mudanças e 70% evoluíram a capacidade de se relacionar. Portanto, demonstra-se a amplitude do coaching ao trabalhar com pessoa que busque o sucesso com foco e atitude.

A busca da alta performance em equipe de trabalho deve ter em mente a integração de seus liderados, como relata Maria (2012, p. 256), onde “o desafio para uma liderança de excelência e de alta performance é a conexão entre as várias e diferentes dimensões integrando a unidade como um todo”.

Franco (2013, p. 78) menciona a importância de se alcançar resultados extraordinários, in verbis:

A grande motivação do ser humano é a busca por melhores resultados em sua vida pessoal e profissional. O mundo globalizado faz com que sejamos cada vez mais competitivos e os desafios se apresentam maiores e constantes. Assim, enquanto os vencedores se destacam, pouco restam ao 0que não atingem bons resultados. Por isso, não basta sermos bons, temos que ser melhores a cada dia.

Ao apontar fases necessárias ao atingimento de resultados extraordinários, não se pode olvidar das seguintes:

a) sonho – O colaborador deve ter sonhos e a capacidade de transformá-los em objetivos desafiadores e realizáveis, sendo de extrema valia saber qual caminho traçar, qual o planejamento e o esforço exigidos;

b) habilidade – para alcançar resultados, sem dúvida que precisa ser desenvolvido competências, pois uma habilidade pode ser o fator decisivo em projetos, principalmente em maior prazo, em que Costa (2013, p. 203) comenta, in verbis:

c) estratégia – um plano estratégico permite maior sucesso em integrar as tarefas, concentrar forças e manter o foco para atingir as metas;

d) agir, ação – ter disposição para conquistar uma vida pessoal e profissional de sucesso, colocando em prática as ideias, mediante disciplina e consistência em suas ações. Como destaca Franco (2013, p. 82), ao tratar da necessidade de colocar em prática as ideias, “Pessoas de sucesso assumem a responsabilidade e o controle de suas ações e tem claro que os resultados, sejam positivos ou não, geram aprendizados que permitem a melhoria contínua de seu desempenho”;

e) emoção – deve adaptar-se às exigências de cada momento, o que inclui o controle do estado emocional, o gerenciamento dos pensamentos, atitudes, bem como o uso da inteligência emocional, visando enfrentar os desafios e dificuldades, sempre com equilíbrio e eficácia, exigidos nesse período da Pandemia do Covid-19. Portanto, colaboradores com maio grau de resiliência e maior grau de adaptabilidade das adversidades e restabelecimento do equilíbrio.

A aplicação do coaching desencadeia a sinergia almejada, ou seja, estabelece um clima de equipe em que as pessoas possam se sentir valorizadas por aquilo que construíram e que possam perceber a construção dessa equipe.

8.5.2 O coach de equipe em busca da alta performance dos colaboradores do segundo ofício

O delegatário do Segundo Ofício, também no desempenho de coach, acredita que não pode ser pensado o coach de equipe apenas para sanear crises, quando todo o trabalho parecer perdido, mas também como maneira preventiva e propositiva, com foco nos resultados.

Vieira (2016, p. 163) destaca o papel da liderança em prol do resultado eficaz, explicando que, in verbis:

Contudo, percebe-se que o titular tem a humildade de entender que o aprendizado é constante, principalmente pelo fato que se deve evoluir com as pessoas, sempre contratar profissional que agregue conhecimento. Do mesmo modo, ter a flexibilidade de assimilar as experiências do contratado, o que sente, como pensa e, sem dúvida, comunica-se.

Para o seu titular, se no cartório consegue ser implantado a ideia de organização, constitui um grande diferencial para conquistar a clientela, prestando eficiente e célere atendimento, mas exigindo cada vez mais ferramentas técnicas e modelos para trabalhar com gente. A capacitação constante do tabelião e registrador da serventia importa no anseio de melhoria da performance das equipes de trabalho com foco na produtividade, beneficiando o cliente e sociedade.

O processo de emprego de técnicas de coaching, no entendimento do titular do serviço, conduz o indivíduo à expansão da consciência e ao autoconhecimento, e de acordo com o pensamento de Pinheiro (2016, p. 139), discorrendo sobre a relação entre coaching, liderança e alta performance, ocorre com intenção de ampliar as possibilidades do coachee para “a realização do trabalho que deve ser feito para atingir o objetivo preestabelecido, focando a melhoria da performance e o desempenho do indivíduo no contexto pessoal ou do negócio”.

O titular da Serventia, como leader coach, presta o apoio para que sua equipe de colaboradores seja melhor que antes, em virtude do aprendizado, das competências desenvolvidas e dos enfrentamentos anteriores das situações difíceis. Assim, no seu entendimento, para o desenvolvimento da equipe de alta performance, são características a insatisfação permanente, o apreço pelo desafio e o entrosamento superior. De forma prática, Vitoriano (2016, p. 51) ensina que, in verbis:

O coaching de equipe empregado no Segundo Ofício, conforme seu titular, favorece a maximização da performance dos colaboradores, sem deixar de atender outras demandas exigidas no gerenciamento do serviço.

No Segundo Ofício, algumas estratégias para atingir alto nível de desempenho dos colaboradores são adotadas pelo seu titular e leader coach:

a) definir metas e etapas – para liderar uma equipe de excelência, primeiramente, deve ter a consciência de onde deseja chegar com o seu planejamento e como chegará lá, fazendo uso da ferramenta chamada SMART, cujas iniciais significam: S(specific) – específica, M(measurable) – mensurável, A(achievable) – alcançável, R(realist, relevant) – relevante, T(time) – tempo, tendo eficácia. Nesse sentido, auxilia na obtenção do melhor meio a ser empregado para atingir os objetivos e a alta performance. Cada etapa, obrigatoriamente, no entendimento do titular deve ser previamente definida, o que leva ao regular desempenho da atividade. Mas, tão importante é saber o porquê de atingir as metas. Para esse planejamento, o titular adota um questionário destinado aos colaboradores, tendo em outras indagações:

· a meta é algo que você realmente quer?

· a meta é sua ou de outra pessoa?

· que capacidades e recursos você tem para conseguir a meta?

· o que o levaria alcançar a sua meta agora?

· o que mantém você focado? Como pode usar isso ao longo do processo?

· como pode melhorar seu foco?

· como a meta poderia interferir em outras partes da sua atividade? Como evitar os possíveis impactos negativos?

· você compreende tudo o que envolve alcançar e perseguir a meta?

· compreende todos os demais envolvidos e as que serão impactadas?

· o que impede você de alcançar sua meta agora?

· o que você pode ganhar ou perder ao alcançar a sua meta? E ao perseguir a sua meta?

· quem mais vai ser afetado positivamente ou negativamente com o alcance da meta?

b) elaborar plano “B” para evitar contratempos – essa situação está presente na atualidade, uma vez que o cenário no corrente ano se apresentou totalmente desfavorável, não somente para o Segundo Ofício Extrajudicial de Nova Xavantina, como para todas as serventias extrajudiciais em nosso país. Dessa forma, o titular visa agir de forma consciente, mas humana, nas decisões tomadas em momento de crise da Pandemia do Covid-19, e dedicação para manter a atividade em conformidade com as exigências;

c) ter hábitos corporativos saudáveis para o titular/coach e para toda a equipe – ações praticadas diariamente que levam ao bom desempenho e alcance dos resultados. Torna-se rotina que desencadeia maior organização, eficiência e produtividade da equipe;

d) pensamento positivo e consciência de ações para atingir objetivos – o alto rendimento, como expresso, deve ser trabalhado em etapas, não de um dia para outro, devendo os envolvidos serem resilientes e conscientes, para tanto, o pensamento positivo assume importante papel, ensejando a expectativa de melhores dias, porém em decorrência de dedicação e perspectivas palpáveis.

O resultado, dentro do contexto de coach de equipe empregado na serventia, uma liderança proativa, é a formação de uma equipe capaz de gerar resultados, gerenciando dentro de parâmetros de excelência, prazos, sistemas de avaliações, bem como facilitando a melhoria do desempenho, ainda que durante promoções, conflitos internos, entre outras situações que necessitam de respostas céleres.

8.5.3 Soluções apresentadas pelo titular/coach para evitar comportamentos nocivos e desmotivação da equipe

Determinadas situações podem ocasionar problemas, acarretando insatisfação e desmotivação do colaborador, as quais o tabelião/registrador da serventia aponta como risco ao bom desempenho profissional, entre outras:

· clima organizacional desfavorável – nessa seara, o ambiente tenso e estressante, a falta de sintonia, intrigas, fofocas, consoante o tabelião/registrador, aqui leader coach, impede o vínculo profissional saudável entre o líder e o liderado, ou mesmo entre os colaboradores, culminando em certos casos, em demissão, bem como sério prejuízo, uma vez que o profissional realiza prévio treinamento e capacitação, inclusive sob aspecto financeiro;

· sistema de recompensas da empresa que não alcança as expectativas dos profissionais;

· déficits nas relações estabelecidas com as suas lideranças – o titular da delegação entende que a falta de comunicação em relação à equipe, assim como o emprego de feedback errado, acarreta descontentamento e falta de motivação.

Não resta dúvida de que, se o colaborador começa o seu processo de coachee entendendo ser desperdício de tempo, logicamente, o titular, atuando como coach de equipe, não terá êxito em sua jornada, pois depende daquele que recebe as informações desejar que aconteça o desenvolvimento pessoal e profissional.

Além do treinamento, é preciso haver acompanhamento regular do titular do serviço no exercício da função de coach de equipe a fim de avaliar, maximizar os pontos fortes e recuperar os pontos fracos do coachee, aumentando assim a sua competência profissional e segurança emocional. Para isso, como deduz Costa (2013, p. 203), in verbis:

Destarte, o tabelião/leader coach visa estimular o pensamento positivo, assim como o autoconhecimento, pois, dessa forma, o colaborador terá o foco necessário para afastar hábitos nocivos, o que favorece o atingimento de metas e maximização de resultados.

O leader coach tem por objetivo manter a estabilidade organizacional do serviço extrajudicial, investindo, p. ex., em conhecimento e qualificação, além de deixar claro cada função na equipe, fazendo menção ao entendimento de Cesar (2013, p. 229), in verbis:

Para trabalhar em equipe é necessário muito mais que vontade, é necessário conhecimento e qualificação. Quando se faz arte de uma equipe, você está inserido em m processo onde cada pessoa te a sua função sendo assim o trabalho em equipe mostra quem e como age.

O colaborador do Segundo Ofício Extrajudicial deve ter a consciência do que é capaz e onde pode chegar o seu desenvolvimento profissional e pessoal, socorrendo-se das técnicas de coaching, cuja importância para manter sustentável o ambiente de trabalho está exposta por Vasconcelos (2012, p. 184), afirmando que, in verbis:

Para atuar com eficácia como leader coach, o tabelião compreende que, como dito em outros capítulos, o desenvolvimento de conhecimentos e comportamentos, inclusive a atitude tem destaque, em busca do melhor empenho de cada colaborador, e por consequência, da excelência, do melhor resultado. Dessa forma, a maior produtividade consiste em liderar e gerir com foco nas pessoas, seus colaboradores. Ainda pode ser constatada a importância da análise de cada situação, sua revisão, planejamento, mas sem permanecer nas ideias, sem ter medo de errar, e ainda que aconteça, superá-lo, sempre com humildade e espírito de companheirismo, valorizando cada membro da equipe, o seu envolvimento, bem como todos que participam do processo da prática de atos de notas e registro, p. ex., fornecedores.

No mesmo raciocínio, o titular lembra que na serventia são traçadas metas e estratégias arrojadas, principalmente no corrente ano, onde novas soluções para enfrentar os desafios acarretados pela Pandemia do Covid-19 foram adotadas, exigindo-se, como não visto antes, pelo menos em relação aos cartórios, pesado emprego da tecnologia, onde inúmeros atos de notas e registro estão sendo confeccionados mediante videoconferência, nova realidade que persistirá, acarretando a obrigatoriedade de investimento e capacitação cada vez maior em capital humano, social, ambiental e sustentabilidade para o bom emprego do capital organizacional. A Pandemia do Covid-19 acelerou o emprego das inovações tecnológicas, e o tempo é precioso para a eficácia do ato de notas e registro, pois um cliente pode ter um negócio desfeito pela demora na lavratura de uma escritura pública de compra e venda, ou a perda de benefício do INSS por ausência da procuração pública, ou a perda de um empréstimo bancário por ausência de reconhecimento de firma, ou mesmo sonho adiado por dificuldade em dar sequência em um processo de habilitação de casamento, ou na perda da recuperação de crédito por motivo de ausência de protesto. Hoje, como destacado, o Segundo Ofício oferece inúmeros serviços realizados via remotamente, de forma on-line, por meio de plataformas digitais das Centrais Eletrônicas e uso de certificado digital, onde o cliente está em outra comarca, mas consegue obter sucesso em seu pedido de forma célere, o que demonstra in loco a grandeza do emprego das ferramentas de coach de equipe e o desempenho de seu leader coach.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Do exposto, verifica-se que o processo de coaching é uma poderosa ferramenta que gera e estimula uma decisão ou ação contínua, proporcionando mudanças e novos aprendizados de forma eficaz, acelerando a concretização de resultados na vida profissional ou pessoal.

O treinamento de técnicas de coaching de equipe no Segundo Ofício desenvolve habilidades e percepções dos colaboradores, em que o próprio coachee venha buscar a saída de seus problemas, traçando metas futuras. Partindo de ferramentas adequadas ao momento, o titular da função delegada do Estado, porém atuando em caráter particular, fixa às técnicas propícias que proporcionarão o alcance das prioridades das metas futuras.

Na análise do pensamento adotado na serventia, na qualidade de líder, o seu titular desenvolve entre os colaboradores, parceiros e clientes, tendo por visão, o pensamento voltado para o aprimoramento sempre da qualidade do serviço destinado ao cliente, para tanto, mantendo os colaboradores em constante processo de aperfeiçoamento e adotando estratégias em busca do resultado de excelência. Quanto à missão, o foco está na busca da otimização dos serviços de notas e registro, tendo por finalidade a satisfação do cliente e o pleno atendimento das normas jurídicas. Em relação aos valores, o serviço deve manter em todos os atos praticados o comprometimento com a segurança e a eficácia jurídica, em consonância com a ética e os bons costumes, contribuindo na construção e na manutenção do nome do Segundo Ofício Extrajudicial da comarca de Nova Xavantina.

Em tal contexto que foi apurado, confirma-se o modo de agir do tabelião, como verdadeiro leader coach, o qual, utilizando-se da comunicação, proporciona o comprometimento e garante o êxito do feedback, em especial o positivo. Da mesma forma, proporciona motivação, o pensamento positivo e o autoconhecimento de seu colaborador e, por consequência, da equipe como um todo para o alcance dos objetivos pretendidos.

Da mesma forma, percebe-se à contribuição das técnicas de coaching nas atividades de notas e registro, uma vez que a Pandemia do Covid-19 exige à realização de ato de forma totalmente digital, ou seja, remotamente, inclusive utilizando Centrais Eletrônicas e certificado digital, onde atos, p. ex., escritura pública, são realizadas por videoconferência, propiciando soluções tecnológicas seguras e céleres à disposição da sociedade.

A aplicabilidade do processo de coaching de equipe no cartório promove mudanças significativas, positivas e introduz uma verdadeira cultura de resultados recorrentes, sempre a partir da evolução pessoal, tendo início pelo aumento da autoestima e autoconfiança, além do incentivo ao autoconhecimento, uma vez que o titular/coach potencializa habilidades que garantirão que o colaborador/coachee consiga lidar com problemas do dia a dia e a maximização dos resultados. Destarte, O cartório que consegue se organizar melhor que outro possui um grande diferencial, e os gestores que correm atrás de ferramentas técnicas e modelos para trabalhar com gente, portanto, foco em pessoas, fazem a diferença.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

BRASIL. Constituição (1988). Constituição da República Federativa do Brasil 1988. Brasília: Senado Federal, 1988.

______. Lei nº 8.935, de 18 de novembro de 1994. Regulamenta o art. 236 da Constituição Federal, dispondo sobre serviços notariais e de registro (Lei dos cartórios). DOU, Brasília, 21 nov. 1994. Disponível em: <https://www.planalto.gov.br/ ccivil/LEIS/L8935.htm>. Acesso em: 10 maio 2020.

______. Lei n° 10.406, de 10 de janeiro de 2002. Institui o Código Civil. DOU, Brasília, 11 jan. 2002. Disponível em: <https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/20 02/L10406.htm>. Acesso em: 5 maio 2020.

GOLEMAN, Daniel. Liderança a inteligência emocional na formação de um líder de sucesso. Rio de Janeiro: Objetiva, 2015.

PERCIA, André; BATISTA, Lídia; SITA, Maurício (Coord.). Coaching e autorrealização: descubra como a PNL e a neurossemântica podem ajudar na conquista da autorrealização e superação pessoal e profissional. São Paulo: Literare Books International, 2016.

______. Team & leader coaching. São Paulo: Editora Ser Mais, 2014.

______; MATTEUS, Douglas de; MARQUES, José Roberto; SITA, Mauricio (Coord.). Master coaching – Técnicas e relatos de mestres de coaching. São Paulo: Editora Ser Mais, 2012.

______; SITA, Maurício (Coord.). Coaching – grandes mestres ensinam como estabelecer e alcança resultados extraordinários na sua vida pessoal e profissional. São Paulo: Editora Ser Mais, 2013. x

______. Manual de coaching. São Paulo: Literare Books International, 2016.

______; PAULA, Edson de (Coord.). Mapa da vida: você na rota do sucesso pessoal profissional com ferramentas de coaching e mentoring. São Paulo: Editora Ser Mais, 2015.

APÊNDICES E ANEXOS

Apêndice A – Gráfico demonstrativo da faixa etária da equipe de colaboradores do Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina-MT.

Apêndice B – Gráfico demonstrativo da porcentagem do sexo dos membros da equipe do Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina-MT

Apêndice C – Gráfico demonstrativo da porcentagem do tipo de função de cada membro da equipe do Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina-MT

Apêndice D – Gráfico demonstrativo da porcentagem envolvendo a faixa salarial de cada membro da equipe do Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina-MT

Apêndice E

Questionário 1:

Emprego de técnicas de coaching de equipe, onde as respostas às indagações deixam as metas mais claras e atingíveis, envolvendo à dinâmica do sucesso pessoal e profissional:

1 Qual o primeiro passo para a utilização do coaching, tendo em vista à formação e desenvolvimento da equipe do cartório?

R: Segundo o Dr. Marcos Haddad, titular do Segundo Ofício, o primeiro passo vem a ser a adoção de determinados regramentos de coaching, tendo por função desenvolver da melhor forma a equipe. Mas, na própria seleção de colaboradores/coachees, o que se almeja é a formação de uma equipe qualificada, aproveitando a competência de destaque de cada membro e a adaptabilidade do trabalho em grupo.

2 O que o titular, como líder e coach, deve começar fazendo quanto aos membros da equipe?

R: No entendimento do Dr. Marcos Haddad, primeiramente, procede-se à identificação da situação individual e depois o contexto do grupo no presente, pois assim, combinando experiência e juventude dentro da equipe, tendo por objetivo definir quais são as melhores estratégias de ação que poderá levá-la na geração de metas e resultados, por consequência, crescimento.

3 Qual o segundo passo para o êxito do emprego do emprego das técnicas de coaching?

R: Para o tabelião, deve-se proporcionar o estímulo de cada colaborador(a) para que tenha ampliação da visão pessoal, pois assim compreenderá à visão da serventia extrajudicial. Também tem que ter a qualidade de bom comunicador, empregando feedbacks e atuando como líder que orienta para elevar o desempenho de um colaborador ou da equipe, sempre mediante planejamento.

4 O que cada coachee precisa parar de fazer que ajudará nas ações que trarão resultados?

R: O titular afirma que desenvolve soluções com foco em ações, fazendo com que cada membro da equipe perceba quais são as suas atitudes e comportamentos que provocam tais barreiras ou falta de comprometimento. No seu entendimento, determinadas situações podem ocasionar problemas, acarretando insatisfação e desmotivação do colaborador, p. ex., o clima organizacional desfavorável e estressante, a falta de sintonia, intrigas, fofocas,

a falta de comunicação.

5 Quais as pessoas que poderá o coachee pedir ajuda?

R: Salienta o titular, em seu papel de coach, que existe a interação com à equipe de colaboradores, aqui coachees, inclusive interequipes e intersetorial. E ressalta que, da mesma forma que o cliente satisfeito é o alvo do trabalho desenvolvido, cada membro da equipe é o foco das medidas tomadas na organização e administração da serventia extrajudicial.

6 Quais são os resultados ao longo das ações que darão eficiência ou eficácia ao trabalho desenvolvido pela equipe do cartório?

R: Na ótica do titular da serventia, para alcançar resultados, precisa ser desenvolvido competências, pois uma habilidade pode ser o fator decisivo em projetos, pois além do treinamento, o desenvolvimento dos pontos fortes e o saneamento dos fracos acarretam maior estabilidade profissional e emocional de cada colabora/coachee. Ainda relata o titular que o colaborador do Segundo Ofício Extrajudicial deve ter a consciência do que é capaz e onde pode chegar o seu desenvolvimento profissional e pessoal, socorrendo-se das técnicas de coaching, cuja importância para manter sustentável o ambiente de trabalho.

Apêndice F

Questionário 2

A utilização de feedback, o titular/coach do Segundo Ofício terá respostas para determinadas situações apresentadas pelo colaborador/coachee:

· desafiar crenças limitantes;

· identificar e superar bloqueios;

· apontar novas oportunidades;

· definir objetivos e modo de atuação;

· parceria com o coachee;

· estimular a motivação e o comprometimento.

Apêndice G

Questionário 3

Estratégias para atingir alto nível de desempenho dos colaboradores. Para esse planejamento, o titular adota um questionário destinado aos colaboradores, tendo em outras indagações:

· a meta é algo que você realmente quer alcançar para o êxito do trabalho?

· a meta é sua ou da instituição?

· que capacidades e recursos você tem para conseguir a meta?

· o que o levaria alcançar a sua meta agora?

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