MANUAL DE QUALIDADE, REGULAMENTO DE CONDUTA E POLÍTICA DE PRIVACIDADE DO 2OENX

MANUAL DE QUALIDADE, REGULAMENTO DE CONDUTA E POLÍTICA DE PRIVACIDADE DO SEGUNDO OFÍCIO EXTRAJUDICIAL DA COMARCA DE NOVA XAVANTINA  

Nova Xavantina – MT

2026-2027

A presente normatização representa a política de qualidade adotada pelo titular e demais colaboradores do Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina, estabelecendo a organização e os procedimentos relacionados especificamente com o Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ), em consonância com a norma ISO 9001:2008 e NBR ISO 15906:2010, CNJ, Provimento 149/2023, L. 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados), além da NR1 – Disposições Gerais e Gerenciamento de Riscos Ocupacionais e Prov. 213/2026 do CNJ, o qual dispõe sobre padrões mínimos de tecnologia e comunicação para garantir a segurança, a integridade, a disponibilidade, a autenticidade e a rastreabilidade para a continuidade dos serviços notariais e de registro.   A normatização tem a denominação de “Manual de Qualidade e Regulamento de Conduta do Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina”.

A implantação do sistema de gestão da qualidade e responsabilidade de conduta do Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina será influenciada por:

a) seu ambiente organizacional;

b) suas necessidades que se alteram;

c) seus objetivos;

 d) os produtos fornecidos;

e) os processos utilizados, inclusive no tratamento de dados de usuários, conforme a Lei Geral de Proteção de Dados;

 f) a segurança e saúde no trabalho e as diretrizes e os requisitos para o gerenciamento de riscos ocupacionais e as
medidas de prevenção em Segurança e Saúde no Trabalho – SST;

g) a prática de política de sustentabilidade (Agenda 2030 – ONU);

h) padrões mínimos de tecnologia da informação e comunicação.

1 Objetivo

O “Manual de Qualidade e Regulamento de Conduta do Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina” regula a forma de gerir os processos com qualidade, voltados para a conduta profissional, a padronização na prestação do serviço e o fornecimento de produtos e serviços em consonância com o padrão ético na relação com os seus pares, os usuários, o Estado e os fornecedores, bem como a socialização ambiental e a adoção de medidas voltadas à saúde ocupacional, segurança e gestão ambiental e tecnologia da informação.

1.1Visão

Aprimorar sempre a qualidade do serviço destinado ao cliente, para tanto, mantendo os colaboradores em constante processo de aperfeiçoamento e adotando estratégias em busca do resultado de excelência.

1.2 Missão

Buscar a otimização dos serviços de notas e registro, tendo por finalidade a satisfação do cliente e o pleno atendimento das normas jurídicas.

1.3 Valores

Manter em todos os atos praticados o comprometimento com a segurança e a eficácia jurídica, em consonância com a ética e os bons costumes. Valores primordiais: 

   *segurança – o ato de notas e registro seja prestado conforme o ordenamento jurídico, garantindo proteção, estabilidade, paz e tranquilidade para os clientes;

·         *ética – o valor da eticidade nas práticas de notas e registro, sempre ando ênfase à boa-fé;

·      *valorização do colaborador – consiste em promover continuamente os colaboradores no desenvolvimento de competências e como empregá-las, bem como no reconhecimento de conquistas e metas;

·         *valorização da equipe – desenvolvimento do trabalho em equipe e, assim, promovendo uma cultura de conhecimento;

·    *sustentabilidade – visa à implementação de política de sustentabilidade, partindo do respeito ao meio ambiente e garantindo resultados perenes de forma comprometida com o desenvolvimento econômico e social;

·         *excelência e ato desempenho – atendimento com excelência e entrega de resultados de forma célere e eficaz;

·          *empatia – priorização da pessoa, de cada colaborador;

·         *atendimento humanizado em era digital – Inteligência emocional para atendimento ao cliente, autoconhecimento e auto-gestão;

·         *aperfeiçoamento – o membro da equipe como fator primordial para o sucesso da atividade cartorária;

·      *dados pessoais – direito assegurado de toda pessoa natural a titularidade de seus dados pessoais e respeito aos direitos fundamentais de liberdade, de intimidade e de privacidade;

*segurança e saúde de trabalho: cumprimento das disposições legais e regulamentares sobre segurança e saúde no
trabalho;

*aperfeiçoamento na qualidade da informação, baseando-se no uso de tecnologia.

2. Referência Normativa

. ABNT NBR ISO 9001:2008 – Sistema de Gestão da Qualidade.

. ABNT NBR ISO 15.906:2010 – Gestão Empresarial para Serviços Notariais e de Registro.

. ABNT ISO 19600:2014 – Diretrizes para os Sistemas de Gestão da Compliance.

• ABNT NBR ISO 14001:2015 – Sistemas de gestão ambiental – Requisitos com orientação para uso.

• ABNT ISO 45001:2015 – Sistemas de gestão de saúde e segurança ocupacional – Requisitos com orientação para uso.

• NBR ISO 32000 – Gestão de riscos – Diretrizes.

. NR1/2024, atualizada  para 26//2026 – Segurança e saúde no trabalho e as diretrizes e os requisitos para o gerenciamento de riscos ocupacionais e as medidas de prevenção em Segurança e Saúde no Trabalho – SST;

___________.  Conselho Nacional de Justiça. Dispõe sobre os padrões mínimos de tecnologia da informação e comunicação para garantir a segurança, a integridade, a disponibilidade, a autenticidade e a rastreabilidade, assegurando a continuidade das atividades dos serviços notariais e de registro do Brasil; revoga o Provimento n. 74, de 31 de julho de 2018; e dá outras providências.

3. Termos e definições

Para efeito desse Manual, são aplicáveis as definições previstas na NBR ISO 9001:2008, na ISO 15.906:2010, NR1:2026 em Sistemas de Gestão, em vocabulário.

  · ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas.

•    ANONIMIZAÇÃO – utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis no momento do tratamento, por meio dos quais um dado perde a possibilidade de associação, direta ou indireta, a um indivíduo
•      ANOREG/BR – Associação dos Notários e Registradores do Brasil.
•      BANCO DE DADOS – conjunto estruturado de dados pessoais, estabelecido em um ou em vários locais, em suporte eletrônico ou físico.
•      CPD – Centro de Processamento de Dados.
•     CLIENTE – Qualquer entidade, pessoa, órgão ou outro processo que recebe, é usuário/consumidor ou se beneficia dos resultados (produto, serviço ou informação) do processo em questão.
•      CONTROLADOR – pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais.

  ·    CONSENTIMENTO – manifestação livre, informada e inequívoca pela qual o titular concorda com o tratamento de seus dados pessoais para uma finalidade determinada.

       DADO PESSOAL – informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável.

•     DADO PESSOAL SENSÍVEL – dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural.
•      DADO ANONIMIZADO: dado relativo ao titular que não possa ser identificado, considerando a utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis na ocasião de seu tratamento

  ·   ENCARREGADO – pessoa indicada pelo controlador e operador para atuar como canal de comunicação entre o controlador, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

•       EMPOWERMENT – Aumento da responsabilidade e autonomia do colaborador quanto à interpretação e execução dos seus procedimentos.                
•      FORNECEDOR – Entidade, pessoa ou setor que fornece insumos (produto, serviço ou informação) ao processo em questão. Também os fornecedores podem ser externos ou internos.
•        HUMANWARE – é um modelo de gerenciamento do fator humano, desenhado para oferecer ferramentas de prevenção, diagnóstico e manejo de conflitos ao longo do ciclo de vida de um projeto.  Trata-se da valorização do ser humano através do desenvolvimento e crescimento pessoal.
• Não Conformidade – algo que não está conforme o planejado ou esperado, quando há um erro de processo ou defeito no produto.
• NBR – Norma Brasileira.
• NC – abreviação de “não conformidade”.
•  OPERADOR – pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador.

•       POPs – Procedimentos Operacionais Padrões.
•            PDI – Plano de Desenvolvimento Pessoal.
• PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais.
• PQTA – Premio de Qualidade Total ANOREG;
•   –  PROCESSO – Conjunto de atividades pré-determinadas feitas para gerar produtos/serviços que atendam às necessidades dos clientes/usuários. Para isso usa insumos e fornecedores.
•         PRODUTO – Parte que cabe a alguém fazer de um serviço ou da confecção de um bem, o qual após o seu término terá continuação com a próxima pessoa no processo de trabalho. Exceto reconhecimento de firma, os atos notariais e de registro são produtos.
• QUALIDADE TOTAL – é uma técnica de administração multidisciplinar formada por um conjunto de Programas, Ferramentas e Métodos, aplicados no controle do processo de produção das empresas, para obter bens e serviços pelo menor custo e melhor qualidade, objetivando atender as exigências e a satisfação dos clientes.
• RAC: Reunião de Avaliação Crítica.
•  RELATÓRIO DE IMPACTO À PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS: documentação do controlador que contém a descrição dos processos de tratamento de dados pessoais que podem gerar riscos às liberdades civis e aos direitos fundamentais, bem como medidas, salvaguardas e mecanismos de mitigação de risco.

• RINAC: Registro Interno de Não Conformidades.
•           SGQ – Sistema de Gestão de Qualidade.
•       TITULAR: pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento.
•  –   TURNOVER – Entrada e saída de colaborador.
•  USO COMPARTILHADO DE DADOS: comunicação, difusão, transferência internacional, interconexão de dados pessoais ou tratamento compartilhado de bancos de dados pessoais por órgãos e entidades públicos no cumprimento de suas competências legais, ou entre esses e entes privados, reciprocamente, com autorização específica, para uma ou mais modalidades de tratamento permitidas por esses entes públicos, ou entre entes privados.

 Obs.: Os termos relacionados à tecnologia e informação no Segundo Ofício Extrajudicial está em capítulo específico. 

Fonte: 

http://www.apostilasdaqualidade.com.br/o-que-e-qualidade-total/#ixzz3nkCEsd6i

9001.pdf

ABNT Consulta Nacional

NBR ISO 19600 – Sistema de Gestão de Compliance – I9 Consultoria Empresarial – OEA Group

ABNT NBR ISO 14001 NBRISO14001 Sistemas de gestão ambiental —

ABNT NBR ISO 45001 NBRISO45001 Sistemas de gestão de saúde e

CNB_Cartilha-LGPD.pdf

NR-01 (Disposições Gerais e Gerenciamento de Riscos Ocupacionais – GRO)

4 Sistema de Gestão da Qualidade

4.1 Requisitos gerais

Os requisitos gerais de um SGQ do Segundo Ofício Extrajudicial incluem a implementação de um conjunto estruturado de políticas, processos, procedimentos e práticas que asseguram que os serviços e atos de notas e registro atendam aos padrões de qualidade estabelecidos na legislação e ao anseio dos usuários. 

4.2 Requisitos de documentação

a) declarações escritas de uma política de qualidade e dos objetivos de qualidade: visão, missão, valores, objetivo geral e objetivos específicos;

b) o presente Manual de Qualidade e Regulamento de Conduta do Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina;

c) os documentos e registros escritos que assegurem o planejamento, a operação e controle do processo de qualidade: ata de reunião, relatório de não conformidade, aula de treinamento, avaliação periódica etc.

5 Conduta e responsabilidade do titular da serventia

5.1 Comprometimento

O titular do Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina assume o compromisso de assegurar a implantação do Sistema de Gestão da Qualidade e Regulamento de Conduta na prática dos atos e serviços de notas e registro fornecidos, bem como a melhoria contínua, mediante:

·    * a comunicação aos colaboradores da importância em atender com excelência aos requisitos dos clientes, através de reuniões gerais periódicas, treinamento, e-mails, comunicados etc;

·         *  o desenvolvimento da política da qualidade;

·         * o estabelecimento dos objetivos da qualidade;

·         * a condução das análises críticas;

·         * a disponibilidade de recursos. 

·         * o descarte e reciclagem do material utilizado, e outras medidas de sustentabilidade e gestão ambiental;

·         * o aperfeiçoamento de cada membro da equipe, como fator primordial para o sucesso da atividade cartorária.

·        * o direito assegurado de toda pessoa natural a titularidade de seus dados pessoais e respeito aos direitos fundamentais de liberdade, de intimidade e de privacidade.

 * o Gerenciamento de Riscos Ocupacionais (GRO), através de auxílio técnico do Programa de Gerenciamento de Riscos(PGR), Análise de Acidente do Trabalho (AAC), Plano de Respostas a Emergências (PRE).

5.2 Valorização do ambiente de trabalho e do colaborador

O Segundo Ofício Extrajudicial de Nova Xavantina busca promover um ambiente de trabalho organizado e harmonioso, valorizando o ser humano, com adequados padrões de higiene, ergonomia e instalações. É inerente à cultura organizacional do Serviço Extrajudicial assegurar que seus colaboradores e parceiros estejam conscientes, capacitados e permanentemente reciclados para a correta execução do seu trabalho. Um dos objetivos é que todos tenham ciência sobre suas responsabilidades, direitos e deveres, bem como que estejam conscientes sobre a importância que o comportamento de cada um tem para o sucesso.

6. Conduta e responsabilidade do colaborador

A responsabilidade de cada colaborador do Segundo Ofício Extrajudicial fica estabelecida por ata e deve ser fixada no mural em determinados setores do serviço. Na Carteira de Trabalho e Previdência Social, hoje, em sua forma digital, fica anotada a função desempenhada pelo colaborador.

A obrigatoriedade de cumprimento desse Manual de Qualidade  permanece durante o contato de trabalho ou relação  profissional com o Segundo Ofício Extrajudicial, sendo inadmissível a alegação de desconhecimento do conteúdo. O colaborador assumirá automaticamente o compromisso de cumpri-lo, pela simples manutenção da relação de trabalho.

É responsabilidade do colaborador buscar soluções para os problemas que afetam nossos clientes, demais colaboradores, partes interessadas e a sociedade. Na utilização ou modificação de qualquer documento que esteja em poder do serviço extrajudicial, é necessário respeitar a propriedade intelectual própria e de terceiros, sempre atentando para princípios éticos e para a legislação aplicável.

6.1 Sigilo das informações

O colaborador não poderá prestar a terceiros quaisquer informações a respeito das políticas internas de qualquer
natureza, dos métodos de gestão, das tecnologias e inovações, do plano de continuidade de negócio, das rotinas de trabalho, das remunerações e benefícios, e dos planejamentos e objetivos do Segundo Ofício, que não tenham sido tornados públicos pelos meios devidos.

Uma informação confidencial só pode ser utilizada para fins profissionais e, sob nenhuma hipótese, deve ser utilizada para obtenção de quaisquer vantagens pessoais. Todos os documentos, sem exceção, devem ser armazenados de maneira adequada e em conformidade com as leis e normas aplicáveis.

6.2 Respeito ao colega de trabalho e aos clientes

Os colaboradores devem evitar falar sobre terceiros, em especial de clientes, independentemente de que atividade exerçam, no ambiente de trabalho, em locais públicos e redes sociais, afim de preservar a imagem do Serviço Extrajudicial. Quando a troca de informações em locais externos ao ambiente de trabalho for necessária, devem utilizar a maior discrição possível.

Os colaboradores devem dispensar tratamento cortês e respeitar a capacidade e as limitações individuais dos usuários do serviço público delegado, com especial atendimento de pessoas com deficiência, impossibilitada de locomoção, terceira idade, autismo ou gravidez sem qualquer espécie de preconceito ou distinção de raça, sexo, nacionalidade, cor, idade, religião, preferência política, posição social e quaisquer outras formas de discriminação, devendo oferecer informações úteis, compreensíveis, confiáveis e claras.

6.3 Direito de informação e preservação da intimidade

Fica assegurado aos colaboradores que suas informações pessoais, inclusive médicas, remunerações e benefícios, fiquem restritas ao próprio colaborador, ao departamento pessoal e ao titular. Os colaboradores podem solicitar esclarecimentos sobre seus direitos e vantagens, sempre que julgarem necessário.

É garantida aos colaboradores a preservação da individualidade e privacidade, não sendo admitida qualquer atitude guiada por preconceito relacionado a origem, condição social, religião, crença, cor, raça, sexo, situação familiar, ideologia política ou por outra forma discriminatória.

É dever de todos os colaboradores e parceiros do serviço extrajudicial, dedicar-se ao exercício das suas funções sempre com atitude de respeito aos compromissos assumidos, preservando o segredo profissional, e guardando sigilo sobre documentos e assuntos de natureza reservada de que tenham conhecimento em razão do exercício da profissão.

6.4 Assiduidade

Os colaboradores se comprometem a  ser assíduos, cumprir seus horários de trabalho e comunicar com antecedência ao seu gestor imediato as ausências estritamente necessárias para cumprir compromissos inadiáveis, assim como praticando os de de notas e registro com pontualidade e celeridade;

6.5 Comportamento e vestimenta dos prepostos

Preservar a imagem, a dignidade e a reputação da classe, com vistas a motivar respeito e confiança do público em geral;
Apresentar-se ao trabalho com vestimentas adequadas ao exercício da função. Para cada colaboradora será fornecido 2 (dois) uniformes completos, os quais deverão ser usados semanalmente, em todas segundas, terças, quintas e sextas-feiras, com exceções de quarta-feira, onde será permitido o uso de roupa compatível com o serviço. O descumprimento do uniforme, salvo justificativa plausível, ensejará advertência.

Em dia algum será permitido o uso:

*chinelos;

*sandálias tipo “rasteirinha”;

*sandálias “babuche”;

*camisetas estilo “Cropped” ou com decotes acentuados; e

*mini saias.

Ainda no tocante à sua conduta profissional, o preposto deve ter a seguinte postura:
a- o empregado deve cuidar de pontos essenciais para manter sua boa aparência e higiene pessoal no ambiente de trabalho;
b- manter postura profissional e respeitosa durante todo o tempo em que estiver dentro do Segundo Ofício, mesmo em intervalos e horários de descanso;
c) evitar falar ao telefone na frente de outras pessoas, principalmente quando atender o celular em ligações particulares.
d) não incitar conversas e as ditas fofocas. Evitar as conversas paralelas e improdutivas em horário de trabalho.
e)| ao atender uma ligação sem saber quem está do outro lado da linha, devemos adotar o senhor e senhora como pronome de tratamento;
f) ser cortês e gentil com os colegas de trabalho e principalmente com os clientes.

g) qualquer assunto tratado dentro da serventia não deve ser levado para fora, seja com relação ao Segundo Ofício, aos trabalhos produzidos ou aos clientes.
b- Preze pela Ética Profissional: cuidado ao tratar de assuntos dos usuários do serviço, pois só serão tratados profissionalmente com colegas de trabalho, jamais em conversas paralelas.

6.6 Horário de chegada e saída no trabalho, almoço, café ou lanche, agendamentos de consultas e tratamento dentário, reunião escolar 

6.6.1 HORÁRIO DE TRABALHO E PAUSAS PARA REFEIÇÃO E CAFÉ/LANCHE
a- O horário deverá ser respeitado conforme o definido no contrato de trabalho de cada preposto;
b- O expediente interno da serventia: Segunda a sexta-feira – das 8h30 às 18h com 1h30 de almoço;

c- O expediente de atendimento ao público: Segunda a sexta-feira – das 9h às 17h30.

d- As pausas para lanche deverão ser de até  20 minutos no dia, sendo dividido em 2 vezes por dia: pela manhã por 10min a partir das 8h30 e, à tarde, também por 10min, a partir das 17h30.

6.6.2 DO PONTO
a- O funcionário deverá registrar o ponto ao chegar e ao sair da serventia em quaisquer circunstâncias.
b- É obrigatório o registro do ponto:
1. No início da jornada;
2. Na saída e chegada do almoço;
3. No final do expediente;
4. Quando deixar o cartório por qualquer motivo fora das hipótesesanteriores;

6.6.3 ATRASOS E AUSÊNCIAS

a- Sendo certo que o horário de trabalho deverá ser observado rigorosamente, fica estipulado que o atraso superior a 10 minutos verificado no registro do ponto acarretará desconto em folha, salvo se devidamente justificado ao Titular;
b- O preposto se obriga em avisar ao titular, verbalmente ou por escrito, ou pedir para avisar por qualquer outro meio, de forma a ficarem devidamente consignados os dias em que, por doença ou por força maior, não puder comparecer ao serviço.
c- Se necessitar faltar, é dever do funcionário avisar com a maior  antecedência possível (telefone/recado).

6.6.4 DAS FALTAS JUSTIFICADAS
a- São previstas por lei (artigo 473 da CLT) e Acordo Sindical, as seguintes faltas, as quais, quando comprovadas, não serão descontadas do pagamento e nem consideradas para cálculo das férias:

6.6.5  DOS ATESTADOS

O preposto que necessita deixar o trabalho para ir a qualquer consulta médica deve pedir ao médico atestado, ainda que seja fornecido atestado de repouso ou dispensa das atividades laborais.

Ao retornar ao trabalho, deve registrar o ponto somente com autorização do tabelião ou substituto e após entregar o respectivo atestado médico. Se o atestado não for apresentado, o período em que o funcionário esteve ausente poderá ser proporcionalmente descontado da sua remuneração correspondente a um dia de trabalho.

Quando o médico diagnosticar caso de doença que impossibilitar o preposto de comparecer ao trabalho para cumprimento de suas atividades, o preposto deve apresentar com a maior brevidade possível o atestado para que seja anotada a ausência justificada. Caso não seja possível entregar o atestado no mesmo dia, o funcionário deve comunicar
ao gerente por telefone, ou através de recado, o período em que permanecerá ausente, sob pena de perda da remuneração correspondente aos dias não trabalhados caso assim deixar de proceder.

Em qualquer hipótese em que o preposto deixar a serventia em razão de consulta médica ou problemas de saúde, deve registrar o ponto na saída, sempre após avisar ao tabelião ou substituto. Se retornar no mesmo dia, só poderá bater o ponto e retornar ao trabalho após autorização do tabelião ou substituto.

6.7 Das penalidades

A transgressão de qualquer disposição deste Regulamento ou estatuída na Consolidação das Leis do Trabalho importa a aplicação criteriosa e justa da penalidade cabível. As penalidades, que serão aplicadas proporcionalmente à gravidade da infração cometida, são as seguintes:

a- Advertência por escrito;
b- Suspensão;
c- Demissão.

A ordem mencionada supra, de penalidade,  não está, obrigatoriamente,  sujeita à gradação, mas sim à gravidade da conduta de transgressão do preposto. Salvo hipótese enquadrada como justa causa direta, serão aplicadas 3 advertências e 1 suspensão,  dando consequência de demissão  por justa causa.  

São consideradas irregularidades e como tal sujeitas também à perda do descanso semanal remunerado e feriados, as seguintes:
a- Saídas antes do horário estabelecido, sem motivo justificável ou previsto em lei e sem comunicação;
b- Deixar de registrar o ponto na saída ou entrada da empresa, bem como nos intervalos de almoço.

6.8 Rescisão contratual

A rescisão do contrato de trabalho pode resultar de:
a- Livre e espontânea vontade do preposto (pedido de demissão);
b- Vontade unilateral do empregador, podendo ser:
1- Sem justa causa;
2- Com justa causa.

6.8.1 Demissão por justa causa

Constituem justa causa para rescisão de Contrato de Trabalho pelo empregador (CLT – Art. 482):
a- ato de improbidade;
b- incontinência de conduta ou mau procedimento;
c- negociação habitual por conta própria ou alheia, sem permissão do empregador;
d- condenação criminal do empregado, transitada em julgamento, caso não tenha havido suspensão da execução da pena;
e- desídia no desempenho das respectivas funções;
f- embriaguez habitual ou em serviço;
g- violação de segredo da empresa;
h- ato de indisciplina ou de insubordinação;
i- abandono de emprego;
j- ato lesivo à honra ou à boa fama praticado no serviço contra qualquer pessoa, ou ofensas físicas;
k- Ato lesivo à honra e à boa fama ou ofensas físicas praticadas contra o empregador ou superiores hierárquicos;
l- prática de jogos de azar;

m- constitui igualmente justa causa para dispensa de empregado, a prática, devidamente comprovada, de atos atentatórios à segurança nacional (art. 482, § único, CLT).

6.9 Das férias

a- O período aquisitivo de férias são os 12 meses que se seguirem à contratação e, após o primeiro período, adquire-se o direito às férias em  cada período subsequente de 12 meses;
b- De acordo com o art. 136 da CLT, as férias anuais a que o funcionário
tiver direito serão concedidas na data que melhor atenda aos interesses e exigências do serviço, observada a escala estabelecida pela administração da serventia;
c- Conforme permitido pelo art. 134, § 1º da CLT, as férias, em casos excepcionais, poderão ser concedidas em dois períodos, um dos quais não poderá ser inferior a 10 dias corridos;
d- o funcionário poderá converter o período de férias a que tiver direito em abono pecuniário, nos termos do art. 143 da CLT. Neste caso, receberá a remuneração que lhe seria devida nos dias correspondentes;
e- o direito a um período de 30 dias de férias, de acordo com o art. 130 da CLT, somente é adquirido se o funcionário não houver faltado ao serviço mais de 5 vezes durante o período aquisitivo;

f- será de apenas 24 dias corridos o período de férias, quando o preposto houver tido seis faltas;
g- o empregado, nas duas semanas que antecedem as suas férias, deve entregar ao cartório sua Carteira de Trabalho para que nela seja feita a devida anotação;

6.10 Do pagamento

a- O pagamento será efetuado até o quinto dia útil do mês subsequente ao vencido, de acordo com o artigo 459, § 1º da CLT. O cartório paga todo último dia útil do mês.

6.11 Uso de redes sociais e internet

a- O uso da internet é exclusivo para resolver questões da serventia e com autorização de um superior imediato;
b- Fica PROIBIDA a utilização de Facebook, Instagram, sites pornográficos, sites de relacionamento, namoro, Skype, chats, Youtube, jogos, futebol, vídeos, WhatsApp, updownloads ou qualquer outro assunto alheio às necessidades do serviço.

6.12 Uso de telefone fixo e/ou celular

a- A serventia possui telefone fixo e celulares que são de uso estritamente profissional. É proibido o uso desses telefones para resolver questões particulares, tanto para fazer, como para receber ligações, salvo autorização
especial compreendendo, inclusive, computadores, impressoras, máquinas fotocopiadoras.
b- Os celulares pessoais de cada preposto deverão ficar no modo silencioso durante todo o horário de trabalho. Somente é permitido o uso para fins pessoais em casos de extrema necessidade e urgência, ou nos intervalos para almoço e lanche. Dessa forma, o celular deverá ficar dentro da gaveta ou bolsas pessoais.

7 Organização e compliance

7.1 Reuniões e treinamento de prepostos

a- O cartório busca o desenvolvimento constante de seus funcionários, sendo assim, os treinamentos de aperfeiçoamento profissional e reuniões acontecerão com frequência razoável e podem acorrer em horários diferentes aos horários de trabalho;
b- As reuniões agendadas pela serventia em que há a solicitação da presença de todos ou dos que trabalham em determinado departamento deverão ser respeitadas. A ausência só será justificada se avisada com antecedência, e através de dispensa pelo superior;
c- Todo aprendizado será cobrado em testes aplicados quinzenalmente ou mensalmente pelo tabelião;

7.2 Organização e local de trabalho

a- manter sempre o local de trabalho limpo e organizado é dever de todos. Colaborar com a limpeza e organização do ambiente de trabalho é fundamento profissional;
b- manter as portas fechadas, luzes apagadas e desligar o ar condicionado ao sair das salas;
c- nunca deixar documentos em lugares indevidos; arquivar em local apropriado;
d- objetos pessoais devem estar guardados em poder do funcionário;
e- ao final do dia recolher o lixo e deixar sua mesa e a cozinha, ou copa, organizada;

7.2.1 Organização individual

a- Não ocupar-se em serviços particulares e outras atividades que não condizem com o trabalho durante o horário do expediente;
b- Não afastar-se do setor de serviço sem a devida autorização do 1líder do setor, exceto em casos de perigo grave iminente;
c- Cada funcionário deverá permanecer em seu posto de trabalho, mesmo quando o cartório estiver em ritmo lento, com paralização do sistema ou sem clientes naquele momento.

7.2 .2 Organização da cozinha

a- a cozinha ou copa é um bem de todos.

b- os estragos ou problemas acontecidos na cozinha em seu uso serão de responsabilidade da pessoa que a estiver usando;
c- fica proibido deixar comida espalhada ou sujeira após ter lanchado;
e- cada um deverá lavar seu prato, copos e talheres de uso;
f- o lixo deverá ser jogado na lixeira, bem acondicionado ao final do expediente e lacrado ou bem fechado;
g- o café da manhã pode ser tomado na serventia, desde que obedeça o tempo já fixado no presente Manual e Regulamento.

7.3 Foco no cliente

Sempre tendo a satisfação do cliente como ponto crucial na prestação de serviço com qualidade, sistematicamente será feito uma abordagem .

O respeito ao usuário é imprescindível e exige postura profissional do delegatário e prepostos. O usuário está a todo tempo observando quem o atenderá enquanto aguarda sua vez.

Principais clientes

AUTO ESCOLA SÃO JORGE

Endereço: Av. Couto Magalhães, n. 73, Santa Monica, Nova Xavantina – MT.

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 3438-1606                                                       WhatsApp: (66) 8103-2171

BANCO DO BRADESCO S.A

Endereço: Av. Mato Grosso, n. 254, Centro, Nova Xavantina-MT.

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 3438- 1360

BANCO DO BRASIL S.A

Endereço: Av. Mato Grosso, n. 121, Centro, Nova Xavantina – MT.

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 3438-1191

COLÚMBIA DESPACHANTE

Endereço: Av. Couto Magalhães, n. 653, Centro Comercial, Nova Xavantina – MT.

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 3438-1903                              WhatsApp: (66)  8133-2003

———————————————————————————————————-

COOPERATIVA DE CRÉDITO SICREDI

Endereço: Av. Mato Grosso, Centro, Nova Xavantina – MT.

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 3438-1395

EMPRESA EXP NEGÓCIOS – LOTEAMENTO MORADA DO SOL

Endereço: Rua Carazinho, Estrada do Chiquito, KM. 1, Nova Xavantina – MT.

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 8144-2628  

IMOBILIÁRIA AGILIZE

Endereço: Av. Mato Grosso, n. 263, Centro, Nova Xavantina – MT.

CEP: 78.690-000

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LATICÍNIOS CAJES

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MINERADORA NX GOLD 

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PARREIRA DESPACHANTE

Endereço: Rua João, n. 33, Jardim Oliveira, Nova Xavantina – MT.

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PREFEITURA MUNICIPAL DE NOVA XAVANTINA

Endereço: Av. Expedição Roncador Xingu, n. 249, Nova Xavantina – MT.

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 3438-2653

7.4 Política de qualidade

·      * ser reconhecido pela qualidade do serviço prestado envolvendo atos jurídicos relacionados às áreas de notas e de registro, sempre de modo eficiente e adequado;

·         * adoção de medidas de gestão ambiental;

·         * ação estratégica para a solução rápida de problemas;

·         * aplicação de técnicas que favoreçam o controle e gestão organizacional e administrativa da Serventia e a execução dos serviços;

·         * desenvolvimento de líderes em todos os setores, sempre visando estimular a cooperação entre os colaboradores;

·         * aplicação de medidas voltadas à sustentabilidade, consoante padrões da Agenda 2030 da ONU.

 * gerenciamento de políticas de redução de riscos ocupacionais.

7.5 Planejamento

7.5.1 Objetivos da qualidade

·         * manter o índice de satisfação do cliente = Meta = Acima de 90%;

·         * aumentar a rentabilidade = 20%;

·         * aprimorar o conhecimento técnico dos colaboradores = Meta = 100% com treinamento;

·         *colocar em prática projetos voltados para a sustentabilidade, saúde e segurança ocupacional = 100%;

·         * manter o processo de modernização da serventia, com total informatização na realização dos atos = Meta = 100% modernizado;

·         * reduzir acidente no trabalho = Meta = 100% sem qualquer notificação de acidente.

7.5.2 Correlação entre os objetivos da qualidade e os princípios da política de qualidade

OBJETIVOS DA QUALIDADE

 7.5.3 Planejamento do SGQ

O Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina assegura que o planejamento e desenvolvimento do Sistema de Gestão da Qualidade está em conformidade com os princípios e os objetivos da qualidade, mantendo-se a integridade, além da melhoria contínua através da análise crítica.

7.6 Responsabilidade, autoridade e comunicação

Fica estabelecido que a responsabilidade e autoridade de cada membro deve estar expressa, livre de qualquer dúvida ou indagação.

7.6.1 Autoridade de assessoramento no sistema de gestão de qualidade

Fica nomeado o colaborador Hélio Junior de Souza Junior como membro de assessoramento da organização da administração, tendo em vista:

a)     * assegurar que o Sistema de Gestão de Qualidade seja implantado na Serventia, assim como mantido com êxito;

b)      * relatar como está o funcionamento do sistema Gestão de Qualidade implantado na Serventia e as possíveis melhorias;

c)      * assegurar a conscientização da importância do cliente dentro do programa de qualidade da Serventia.

7.6.2 Comunicação

O processo de comunicação interno fica estabelecido através de e-mails, whatsApps, reuniões, avisos afixados em mural, intranet, entre outros que possam ser incorporados no dia a dia do serviço, buscando-se o êxito do Sistema de Gestão da Qualidade desenvolvido na Serventia.

7.7 Análise crítica do titular

O Gestor, também na função de Notário e Registrador, com ajuda do líder de cada setor da Serventia, fará análise crítica do Sistema de Gestão de Qualidade dos produtos e serviços prestados ao cliente a cada 3 (três) meses, a partir da edição do presente Manual. A análise crítica consiste na avaliação de oportunidades para a melhoria da política de qualidade, não somente para averiguar a satisfação do cliente, mas também do colaborador. Trata-se de análise do desempenho no processo de prestação do serviço ao cliente, sendo este vital a realimentação de dados, cujas informações contribuirão para a adoção de ações preventivas e corretivas.

8 Gestão de Recursos

8.1 Provisão de recursos

O titular do Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina tem a obrigação de prover os recursos financeiros e humanos necessários para:

a)      * implantação e manutenção do Sistema de Gestão da Qualidade, assim como melhorar com o tempo a sua eficácia;

b)      * atendimento da melhor forma o cliente da Serventia, sempre visando à plena satisfação, sem descuido da segurança e eficiência do serviço prestado.

8.2 Recursos humanos

A gestão de pessoas do Segundo Ofício Extrajudicial tem por escopo o melhor desenvolvimento e aproveitamento do potencial dos colaboradores, em especial pela exigência da eficiência e segurança no serviço prestado ao usuário, o que impõem criterioso processo de provisão do seu quadro funcional.  

Todo colaborador que ingressar no quadro funcional da Serventia terá que apresentar os documentos pessoais e passará por período de experiência, dentro do período de 45 (quarenta e cinco) dias, podendo ser prorrogável por igual período, devidamente assinada a Carteira de Trabalho e Previdência Social, com definição da função a ser desempenhada. O exame médico também será exigido para a contratação. Após tal período, a Carteira Profissional será assinada de forma definitiva.

8.2.1 Da contratação de preposto – CLT e eSocial

Para admissão, sempre pela CLT, o empregado deve apresentar os seguintes documentos:

*documentos obrigatórios: RG; CPF; Carteira de Trabalho (física ou digital) PIS/PASEP; título de eleitor; comprovante de residência atualizado; certidão de nascimento/casamento; Atestado de Saúde Ocupacional (ASO); além de,

*documentos adicionais: Certificado de Reservista (homens entre 18 e 45 anos); histórico escolar, certidão de filhos menores (para salário–família/IRRF); Carteira de Vacinação (filhos <7 anos); foto 3×4.

O Segundo Ofício tem o prazo de 5 (cinco) para devolver os documentos originais.

A CTPS poderá ser apresentada em meio físico ou digital.

O eSocial tem validação via CPF, nome e data de nascimento.

Obs.:  O exame admissional é obrigatório e realizado antes do início do trabalho, sendo custeado pelo titular da serventia.

8.2.2 Da demissão de preposto – CLT

Para demissão de preposto do Segundo Ofício Extrajudicial da comarca de Nova Xavantina são exigidos:

*carta de demissão ou aviso prévio, seja em pedido ou dispensa; Termo de Rescisão (TRCT); Carteira de Trabalho, guias de FGTS (GRRF – comprovante de pagamento da multa de 40%, caso exista) e Seguro-Desemprego (em hipótese de demissão sem justa causa) e comprovante de pagamento das verbas rescisórias (depósito bancário ou recibo). O prazo para pagamento e entrega de documentos é de 10 (dez) dias após o desligamento.

Obrigatoriedade do Exame Médico Demissional (ASO) a ser pago pelo empregador.

Obs.: Em caso de demissão por justa causa, o aviso prévio e o saque do FGTS não se aplicam.

8.3 Lotacionograma do Segundo Ofício Extrajudicial

O lotacionograma do Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina tem as seguintes funções:

·         Tabelião ou Notário, e Registrador ou Oficial de Registro;

·         Tabelião e Oficial de Registro substituto;

·         Escrevente Autorizado no setor de Tabelionato de Notas;

•     Escrevente Autorizado no setor de Registro Civil das Pessoas Naturais;

·         Escrevente Autorizado na Recepção para autenticação e reconhecimento de firma;

·         Escrevente no setor de Tabelionato de Protestos;

·         Escrevente no setor de Registro Civil das Pessoas Naturais;

·         Escrevente no setor de Registro Civil das Pessoas Jurídicas;

·         Escrevente no setor de Tabelionato de Notas;

·         Escrevente no setor da Recepção para autenticação e reconhecimento de firma;

·         Escrevente no setor de Tabelionato de Protestos;

•     Escrevente, habilitado e credenciado pela POLITECMT, no setor de Carteira Nacional de Identidade;

·         Auxiliar no setor de Registro Civil das Pessoas Naturais;

·         Auxiliar no setor de Registro Civil das Pessoas Jurídicas;

·         Auxiliar no setor de Tabelionato de Notas;

·         Auxiliar no setor de Tabelionato de Protestos;

·         Auxiliar na Recepção para autenticação e reconhecimento de firma;

·         Auxiliar de Serviço do setor de limpeza.

A função de cada colaborar deverá estar descrita em ata a ser arquivada em livro, denominado “Livro de Atas”, bem como no Livro de Empregados que permanecerá arquivado na Serventia, e cujo lotacionograma será informado pelo titular juntamente com a autocorreição, no período de seis em seis meses ao Juiz Diretor e Corregedor do Foro Judicial da Comarca de Nova Xavantina e ao Sistema GIF do Tribunal de Justiça do Estado.

O treinamento e a capacitação dos colaboradores serão práticas imprescindíveis, não somente na contratação, mas também no desenvolvimento profissional dentro do quadro funcional, sempre almejando melhorias no produto ou no serviço prestado ao cliente e o pleno atendimento da Missão – Visão – Valores traçados no Planejamento Estratégico entregue ao colaborador e fixado na recepção e em cada  setor da Serventia.

8.4 Infraestrutura

O titular do Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina tem a responsabilidade de prover e manter a infraestrutura adequada para fornecimento  dos produtos e serviços ao usuário:

a)      * o edifício com localização estratégica para a fácil acessibilidade dos clientes, espaço de trabalho dividido em setores, tendo em vista cada competência, todos devidamente sinalizados, bem como adoção de medidas preventivas de segurança, p. ex., extintores para diversos tipos de objetos, saída de emergência, distanciamento adequado das mesas, adoção das regras estabelecidas pela ABNT, sala isolada para servidor;

b)      * o uso de equipamentos de processo, entre eles materiais (computadores modernos, impressoras à laser, nobreaks, fotocopiadores para grande tiragem de cópias e com scanner apropriado para os livros, roteadores etc), programas de computador, internet separada para colaboradores e para usuários do serviço e wi-fi, bem como senhas de acesso individual, backup nas nuvens e externo etc;

c)      * os serviços de apoio, como transporte fornecido ao colaborador, sistemas de comunicação (ver item 5.6.3).

8.5 Ambiente de trabalho e gerenciamento de riscos ocupacionais

O ambiente de trabalho, em obediência a NR-1/2023, deve fornecer ao colaborador as condições propícias para a recepção, execução e entrega do produto ou do serviço solicitados, com redução ao máximo de riscos para a saúde física e mental, p. ex., redução de ruídos, iluminação adequada, temperatura amena e humidade dentro do padrão aceitável. A parte elétrica precisa passar por rotineira manutenção, assim como a instalação hidráulica, dedetização anual, recarregamento dos extintores, sempre no prazo. O colaborador está orientado para a cada 40 minutos realizar um exercício funcional.

8.5.1 Deveres do titular da serventia extrajudicial no gerenciamento de risco ocupacional

Compete ao delegatário:

a) cumprir e fazer cumprir as disposições legais e regulamentares sobre segurança e saúde no trabalho;

b) informar aos trabalhadores:
I os riscos ocupacionais existentes nos locais de trabalho;

II as medidas de prevenção adotadas pela empresa para eliminar ou reduzir tais riscos;

III os resultados dos exames médicos e de exames complementares de diagnóstico aos quais os próprios trabalhadores forem submetidos; e

IV. os resultados das avaliações ambientais realizadas nos locais de trabalho.

c) elaborar ordens de serviço sobre segurança e saúde no trabalho, dando ciência aos prepostos;

d) permitir que representantes dos prepostos acompanhem a fiscalização dos preceitos legais e regulamentares sobre segurança e saúde no trabalho;

e) determinar procedimentos que devem ser adotados em caso de acidente ou doença relacionada ao trabalho, incluindo a análise de suas causas;

f) disponibilizar à Inspeção do Trabalho todas as informações relativas à segurança e saúde no trabalho; e

g) implementar medidas de prevenção, ouvidos os prepostos, de acordo com a seguinte ordem de prioridade:
I eliminação dos fatores de risco;

II minimização e controle dos fatores de risco, com a adoção de medidas de proteção coletiva;

III minimização e controle dos fatores de risco, com a adoção de medidas administrativas ou de organização do trabalho; e

IV adoção de medidas de proteção individual.

O serviço extrajudicial em questão, nos termos da NR-05, deve adotar as seguintes medidas, além de outras que entenderem necessárias, com vistas à prevenção e ao combate ao assédio sexual e às demais formas de violência no âmbito do trabalho:

a) inclusão de regras de conduta a respeito do assédio sexual e de outras formas de violência nas normas internas da empresa, com ampla divulgação do seu conteúdo aos empregados;

b) fixação de procedimentos para recebimento e acompanhamento de denúncias, para apuração dos fatos e, quando for o caso, para aplicação de sanções administrativas aos responsáveis diretos e indiretos pelos atos de assédio sexual e de violência, garantido o anonimato da pessoa denunciante, sem prejuízo dos procedimentos jurídicos cabíveis; e

c) realização, no mínimo a cada 12 (doze) meses, de ações de capacitação, de orientação e de sensibilização dos empregados de todos os níveis hierárquicos da serventia extrajudicial sobre temas relacionados à violência, ao assédio, à igualdade e à diversidade no âmbito do trabalho, em formatos acessíveis, apropriados e que apresentem máxima efetividade de tais ações.

8.5.2 Deveres do empregado do Segundo Ofício Extrajudicial

Cabe ao trabalhador:

a) cumprimento das disposições legais e regulamentares sobre segurança e saúde no trabalho, inclusive as ordens de serviço expedidas pelo empregador;

b) Procedimento dos exames médicos previstos nas NR;

c) colaboração com a organização na aplicação das NR; e

d) uso o equipamento de proteção individual fornecido pelo empregador, assim como o uniforme completo, o qual será fornecido pelo titular em número de 2 (dois), sendo obrigatório, semanalmente, nas segundas, terças, quintas e sextas-feiras, com exceção da quarta-feira, dia que poderá ser usado camiseta de campanha. O uniforme também será obrigatório nos dias de campanhas promovidas pelo Município, Estado, União ou Anoreg-MT ou Anoreg-BR. Fica vedado o uso de vestimenta contrária ao ambiente de trabalho  (p. ex, saia curta ou blusa com decote acima do moralmente aceitável ou mostrando a barriga, sandália do estilo rasteirinha aberta, cropped ou similar etc). Em item específico, será feito melhor abordagem dos impedimentos e sanções aplicados aos empregados em caso de falta ou descumprimento do presente regulamento interno.   

Constitui ato faltoso a recusa injustificada do empregado ao cumprimento do disposto nas alíneas do subitem anterior.

8.5.3 Interrupção da atividade por parte do preposto em caso de risco grave e iminente para a sua vida ou saúde

O preposto pode interromper suas atividades quando constatar uma situação de trabalho onde, a seu ver, por motivos razoáveis, envolva um risco grave e iminente para a sua vida ou saúde, informando imediatamente ao seu superior hierárquico.

O delegatário não pode exigir o retorno dos trabalhadores à atividade enquanto não sejam adotadas as medidas corretivas da situação de grave e iminente risco para sua vida ou saúde.

O preposto deve ser protegido de consequências injustificadas, em decorrência da interrupção do serviço por risco grave e iminente.

O preposto deve comunicar, imediatamente, ao seu superior hierárquico as situações de trabalho que envolvam um risco grave e iminente para a sua vida ou saúde, bem como de terceiros.

8.5.3.1 Obrigatoriedade da informação de risco psicossocial na admissão ou mudança de função de preposto

Todo preposto, ao ser admitido ou quando mudar de função que implique em alteração de risco, deve receber informações sobre:
a) os riscos ocupacionais que existam ou possam originar-se nos locais de trabalho;

b) os meios para prevenir e controlar tais riscos;

c) as medidas adotadas pela organização;

d) os procedimentos a serem adotados em situação de emergência; e

e) os procedimentos a serem adotados.

As informações podem ser transmitidas:
a) durante os treinamentos; e

b) por meio de diálogos de segurança, documento físico ou eletrônico.

8.5.3.2 Gerenciamento de riscos ocupacionais

Para fins de caracterização de atividades ou operações insalubres ou perigosas, devem ser aplicadas as disposições previstas na NR-15 -Atividades e operações insalubres e na NR16 – Atividades e operações perigosas.

O titular do Segundo Ofício deve implementar nos seus estabelecimentos o gerenciamento de riscos ocupacionais de suas atividades.

Para o gerenciamento de riscos ocupacionais deve constituir um Programa de Gerenciamento de Riscos – PGR.

O Programa de Gerenciamento de Riscos deve ser implementado por unidade operacional, setor ou atividade. O gerenciamento de riscos ocupacionais pode ser atendido por sistemas de gestão, desde que estes cumpram as exigências previstas na NR-1 e em dispositivos legais de segurança e saúde no trabalho.

O PGR deve contemplar ou estar integrado com planos, programas e outros documentos previstos na legislação de segurança e saúde no trabalho.

O gerenciamento de riscos ocupacionais deve abranger os riscos que decorrem dos agentes físicos, químicos, biológicos, riscos de acidentes e riscos relacionados aos fatores ergonômicos, incluindo os fatores de risco psicossociais relacionados ao trabalho.

O Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina, nas pessoas do titular e substituto, bem como dos técnicos especializados deve:

a) evitar ou eliminar os perigos ocupacionais que possam ser originados no trabalho;

b) identificar os perigos e possíveis lesões ou agravos à saúde;

c) avaliar os riscos ocupacionais indicando o nível de risco;

d) classificar os riscos ocupacionais para determinar a necessidade de adoção de medidas de prevenção;

e) implementar medidas de prevenção, de acordo com a classificação de risco e na ordem de prioridade;

f) acompanhar o controle dos riscos ocupacionais.

e) implementar medidas de prevenção, de acordo com a classificação de risco e na ordem de prioridade; e

f) acompanhar o controle dos riscos ocupacionais.

O delegatário deve considerar as condições de trabalho, nos termos da NR-17, incluindo os fatores de risco psicossociais relacionados ao trabalho, assim como deve adotar as medidas necessárias para avaliar e melhorar o desempenho em SST.

Compete ao titular do Segundo Ofício Extrajudicial adotar mecanismos para:

a) a participação de prepostos no processo de gerenciamentos de riscos ocupacionais, proporcionando noções básicas sobre o gerenciamento de riscos ocupacionais;

b) a consulta aos trabalhadores quanto à percepção de riscos ocupacionais, podendo para este fim ser adotadas as manifestações da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes e de Assédio – CIPA, quando houver; e

c) comunicar aos trabalhadores os riscos consolidados no inventário de riscos e as medidas de prevenção previstas no plano de ação.

8.5.4 Processo de identificação de perigos e avaliação de riscos ocupacionais

O processo de identificação de perigos e avaliação de riscos ocupacionais deve considerar o disposto nas NR e exigências legais de segurança e saúde no trabalho.

8.5.4.1 Levantamento preliminar de perigos e riscos

O levantamento preliminar de perigos e riscos deve ser realizado:

a) antes do início do funcionamento do Serviço Extrajudicial, caso seja possível, ou nas futuras instalações;

b) para as atividades existentes; e

c) nas mudanças e introdução de novos processos ou atividades de trabalho.

O levantamento preliminar de perigos e riscos deve ser realizado para:

a) identificar situações em que é possível evitar ou eliminar perigos; e

b) identificar situações de risco ocupacional evidente nas quais a organização deve adotar medidas de redução ou controle imediatamente.

Quando na fase de levantamento preliminar de perigos e riscos, o perigo não puder ser evitado ou eliminado, o titular deve implementar o processo de identificação de perigos e avaliação de riscos ocupacionais, conforme disposto na NR-1. Contudo, quando na fase de levantamento preliminar de perigos e riscos não for possível adotar medidas imediatas para reduzir ou controlar o risco ocupacional evidente, as medidas devem ser inseridas no plano de ação e o risco registrado no inventário de riscos.

A critério do titular do Segundo Ofício, a etapa de levantamento preliminar de perigos e riscos pode estar contemplada na etapa de identificação de perigos.

8.5.4.2 Identificação e avaliação de perigos

A etapa de identificação de perigos deve incluir:
a) descrição dos perigos e possíveis lesões ou agravos à saúde;

b) identificação das fontes e/ou circunstâncias; e

c) indicação do grupo de empregados sujeitos ao perigo.

A identificação dos perigos deve abordar os perigos externos previsíveis relacionados ao trabalho que possam afetar a saúde e segurança no trabalho.

O titular do serviço, podendo estar assessorado por técnicos em segurança do trabalho e psicólogos, deve avaliar os riscos ocupacionais relativos aos perigos identificados em seu(s) estabelecimento(s), de forma a manter informações para adoção de medidas de prevenção.

Para cada risco deve ser indicado o nível de risco ocupacional, determinado pela combinação da severidade das possíveis lesões ou agravos à saúde com a probabilidade de sua ocorrência. O delegatário deve selecionar as ferramentas e técnicas de avaliação de riscos que sejam adequadas ao risco ou circunstância em avaliação, bem como deve detalhar em documento os critérios das gradações de severidade e de probabilidade, os níveis de risco, os critérios de classificação de riscos e de tomada de decisão utilizados no gerenciamento de riscos ocupacionais.

Após a determinação dos níveis de risco, os riscos ocupacionais devem ser classificados para fins de identificar a necessidade de adoção ou manutenção de medidas de prevenção e elaboração do plano de ação. A severidade deve ser estabelecida em razão da magnitude das possíveis consequências das lesões ou agravos à saúde.

A avaliação de riscos deve constituir um processo contínuo e ser revista a cada dois anos ou quando da ocorrência das seguintes situações:

a) após implementação das medidas de prevenção, para avaliação de riscos residuais;

b) após inovações e modificações nas tecnologias, ambientes, processos, condições, procedimentos e organização do trabalho que impliquem em novos riscos ou modifiquem os riscos existentes;

c) quando identificadas inadequações, insuficiência ou ineficácia das medidas de prevenção;

d) na ocorrência de acidentes ou doenças relacionadas ao trabalho;

e) quando houver mudança nos requisitos legais aplicáveis; e

f) após a solicitação justificada dos trabalhadores ou da CIPA, quando houver.

8.5.4.3 Medidas de prevenção

O delegatário, amparado por técnicos da área de segurança do trabalho, além de psicólogo, deve adotar medidas de prevenção para eliminar, reduzir ou controlar os riscos sempre que:

a) exigências previstas em Normas Regulamentadoras e em dispositivos legais determinarem;

b) a classificação dos riscos ocupacionais assim determinar;

c) houver evidências de associação entre as lesões e os agravos à saúde dos trabalhadores e os riscos e as situações de trabalho identificados; e

d) os resultados das análises de acidentes e doenças concluírem por esta necessidade.

A implantação de medidas de prevenção deve ser acompanhada de informação aos trabalhadores quanto aos procedimentos a serem adotados e limitações das medidas de prevenção. A serventia extrajudicial terá plano de ação, indicando as medidas de prevenção a serem introduzidas.

O desempenho das medidas de prevenção deve ser acompanhado de forma planejada e contemplar:

a) a verificação da execução das ações planejadas e da continuidade de sua aplicação, quando for o caso;

b) as inspeções dos locais e equipamentos de trabalho;

c) o monitoramento das condições ambientais e exposições a agentes nocivos, quando aplicável; e
d) a participação dos trabalhadores e da CIPA, quando houver.

As medidas de prevenção devem ser corrigidas quando os dados obtidos no acompanhamento indicarem ineficácia em seu desempenho.

8.5.4.4 Acompanhamento da saúde ocupacional dos trabalhadores

A equipe integrada pelo delegatário e profissionais da área da saúde,  deve desenvolver ações em saúde ocupacional dos trabalhadores integradas às demais medidas de prevenção em SST, de acordo com os riscos gerados pelo trabalho.

O controle da saúde dos empregados deve ser um processo preventivo planejado, sistemático e continuado, de acordo com a classificação de riscos ocupacionais e nos termos da NR-7.

Deve ser realizada a análise de eventos perigosos que poderiam ter consequências graves. As análises de acidentes e doenças relacionadas ao trabalho devem ser documentadas e:

a) considerar as situações geradoras dos eventos, levando em conta as atividades efetivamente desenvolvidas, ambiente de trabalho, materiais, processo produtivo, organização do trabalho e outros fatores relacionados com os eventos;

b) considerar os dados da organização, dados epidemiológicos e as informações prestadas pelos trabalhadores; e

c) fornecer evidências para revisar e aprimorar as medidas de prevenção existentes.

8.5.4.5 Preparação e resposta a emergências, conforme  os riscos

No Segundo Ofício Extrajudicial de Nova Xavantina fica estabelecido, implementado e mantido procedimentos de resposta a emergências, de acordo com os riscos, as características e as circunstâncias das atividades. Ainda deve realizar exercícios simulados, conforme previsto em procedimento de resposta a emergências, que deve incluir sua periodicidade.

Os procedimentos de resposta a emergências devem prever, no mínimo:

a) os meios, responsáveis e recursos necessários para os primeiros socorros, encaminhamento de acidentados ao Hospital Municipal e abandono de locais afetados, p. ex. incêndio; e

b) as medidas necessárias para emergências de grande magnitude, quando aplicável, p. ex. incêndio.

Os documentos integrantes do PGR devem ser elaborados sob a responsabilidade do titular da delegação, podendo ser auxiliado por técnico em segurança do trabalho, respeitado o disposto nas demais Normas Regulamentadoras, datados e assinado, cujos documentos devem estar sempre disponíveis aos trabalhadores interessados, aos sindicatos representantes das categorias profissionais dos empregados e à Inspeção do Trabalho.

8.5.5 Inventário de riscos ocupacionais

Os dados da identificação dos perigos e das avaliações dos riscos ocupacionais devem ser consolidados em um inventário de riscos ocupacionais, sempre atualizado e contemplando, no mínimo, as seguintes informações:

a) caracterização dos processos e ambientes de trabalho;

b) caracterização das atividades;

c) descrição dos perigos, com a identificação das fontes e/ou circunstâncias;

d) indicação das possíveis lesões ou agravos à saúde decorrentes da exposição dos trabalhadores aos perigos;

e)indicação dos grupos de trabalhadores expostos aos perigos;

f) descrição das medidas de prevenção implementadas;

g) caracterização da exposição dos trabalhadores aos perigos;

h) dados da análise preliminar ou do monitoramento das exposições a agentes físicos, químicos e biológicos e os resultados da avaliação de ergonomia nos termos da NR-17; e

i) avaliação dos riscos, incluindo a classificação para fins de elaboração do plano de ação.

8.5.6 Da prestação de informação digital e digitalização de documentos

Os documentos integrantes do PGR devem ser elaborados sob a responsabilidade do titular da serventia, juntamente com técnico em segurança do trabalho, respeitado o disposto nas demais Normas Regulamentadoras, datados e assinados documentos integrantes do PGR, estando disponíveis aos trabalhadores interessados, aos sindicatos representantes das categorias profissionais dos empregados da serventia e à Inspeção do Trabalho.

Os documentos previstos nas NR podem ser emitidos e armazenados em meio digital com certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), normatizada por lei específica.

Quanto aos documentos físicos, assinados manualmente, inclusive os anteriores à vigência desta NR, podem ser arquivados em meio digital, pelo período correspondente exigido pela legislação própria, mediante processo de digitalização conforme disposto em Lei, mantendo a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

O delegatário do Segundo Ofício Extrajudicial da comarca de Nova Xavantina deve garantir a preservação de todos os documentos nato digitais ou digitalizados por meio de procedimentos e tecnologias que permitam verificar, a qualquer tempo, sua validade jurídica em todo território nacional, garantindo permanentemente sua autenticidade, integridade, disponibilidade, rastreabilidade, irretratabilidade, privacidade e interoperabilidade. Da mesma forma, deve garantir à Inspeção do Trabalho amplo e irrestrito acesso a todos os documentos digitalizados ou nato digitais.

8.5.7 Capacitação e treinamento em Segurança e Saúde no Trabalho.

O titular do serviço deve promover capacitação e treinamento dos trabalhadores, em conformidade com o disposto nas NR. Ao término dos treinamentos inicial, periódico ou eventual, previstos nas NR, deve ser emitido certificado contendo o nome e assinatura do trabalhador, conteúdo programático, carga horária, data, local de realização do treinamento, nome e qualificação dos instrutores e assinatura do responsável técnico do treinamento.

A capacitação deve incluir:

a) treinamento inicial;

b) treinamento periódico; e

c) treinamento eventual.

8.5.8 Nomenclaturas envolvendo segurança no trabalho

Observação: Critérios sobre iluminamento, conforto térmico e conforto acústico da NR-17 não constituem agente físico para fins da NR-09.

* avaliação de riscos: Processo contínuo e sistemático destinado a determinar os níveis de risco relacionados aos perigos a que estão sujeitos os trabalhadores, sua classificação e julgamento sobre a necessidade de adoção ou manutenção de medidas de prevenção. 

* emergências de grande magnitude: evento inesperado, sem aviso, relacionados aos processos da serventia extrajudicial, cujas consequências atinjam, além dos trabalhadores, a população ou o meio ambiente.

* empregado: a pessoa física que presta serviços de natureza não eventual a empregador, sob a dependência deste e mediante salário.

* empregador: a empresa individual ou coletiva que, assumindo os riscos da atividade econômica, admite, assalaria e dirige a prestação pessoal de serviços.

* estabelecimento: local privado ou público, edificado ou não, móvel ou imóvel, próprio ou de terceiros, onde o Segundo Ofício Extrajudicial exerce suas atividades em caráter temporário ou permanente.

* evento perigoso: Ocorrência ou acontecimento com o potencial de causar lesões ou agravos à saúde.

* gerenciamento de Riscos Ocupacionais (GRO): Processo contínuo e sistemático de identificação de perigos, avaliação e controle dos riscos ocupacionais da serventia extrajudicial, com a finalidade de proporcionar locais de trabalho seguros e saudáveis, prevenir lesões e agravos à saúde relacionados com o trabalho e melhorar o desempenho em Segurança e Saúde do Trabalho.

* identificação de perigos: processo de buscar, reconhecer e descrever perigos à segurança e saúde dos trabalhadores.

* levantamento preliminar de perigos e riscos: etapa inicial do gerenciamento de riscos ocupacionais para identificar perigos e riscos com a finalidade de evitar ou eliminar perigos e reduzir ou controlar os riscos ocupacionais evidentes à segurança e saúde dos trabalhadores, com a adoção de medidas imediatas. 

* normas técnicas nacionais ou Norma técnica oficial ou Norma técnica brasileira: normas técnicas publicadas pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), entidade privada reconhecida como Foro Nacional de Normalização por intermédio da Resolução nº 07, de 24 de agosto de 1992, do Conselho Nacional de Metrologia, Normalização e Qualidade Industrial – CONMETRO.

* perigo externo: situações previsíveis não controladas pela organização, fora dos limites do estabelecimento, da frente ou local de trabalho, que possam causar lesões e agravos à saúde dos trabalhadores, para as quais se deve adotar medidas de prevenção mitigadoras possíveis.

* perigo ou fator de risco ocupacional/ Perigo ou fonte de risco ocupacional: Fonte com o potencial de causar lesões ou agravos à saúde. Elemento que isoladamente ou em combinação com outros tem o potencial intrínseco de dar origem a lesões ou agravos à saúde.

* perigo ou fator de risco ocupacional: Elemento ou situação que, isoladamente ou em combinação, tem o potencial de dar origem a lesões ou agravos à saúde.

* prevenção: o conjunto das disposições ou medidas tomadas ou previstas em todas as fases da atividade da serventia extrajudicial, visando evitar, eliminar, minimizar ou controlar os riscos ocupacionais.

* programa de Gerenciamento de Riscos (PGR): conjunto coordenado de ações da organização para atingir os objetivos de prevenção e gerenciamento dos riscos ocupacionais, formalmente documentado.

* responsável técnico pela capacitação: profissional legalmente habilitado ou trabalhador qualificado, conforme disposto em NR específica, responsável pela elaboração das capacitações e treinamentos, podendo ser o responsável técnico pelo treinamento.

* responsável técnico pelo treinamento: profissional ou trabalhador qualificado, ou ainda profissional legalmente habilitado, salvo disposição de NR específica, responsável pela execução do treinamento, podendo ser o próprio instrutor do treinamento.

* risco ocupacional: Combinação da probabilidade de ocorrer lesão ou agravo à saúde causados por um evento perigoso, exposição a agente nocivo ou exigência da atividade de trabalho e da severidade dessa lesão ou agravo à saúde.

* risco ocupacional evidente: situação de risco óbvio e não controlado, que não requer análise aprofundada e pode ser reduzido ou controlado pela adoção imediata de medidas de prevenção.

* setor de serviço: a menor unidade administrativa ou operacional compreendida no mesmo estabelecimento.

* trabalhador/colaborador/preposto: pessoa física inserida em uma relação de trabalho, inclusive de natureza administrativa, como os empregados e outros sem vínculo de emprego

9 Realização do serviço

9.1  Planejamento da realização do serviço

O próprio Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina tem a incumbência de planejar, desenvolver e aplicar os procedimentos necessários para a realização do serviço e fornecimento do produto, conforme solicitação do cliente, sempre em conformidade com os princípios da Política da Qualidade e Objetivos da Qualidade. 

9. 2 Processos relacionados aos clientes

9.2.1 Determinação de requisitos relacionados ao produto

a) os processos representam, dentro da Serventia, as atividades logicamente relacionadas na busca de resultados solicitados pelos clientes, ou seja, os requisitos especificados, inclusive para a entrega e para atividades pós-entrega;

 b) a utilização dos recursos disponíveis. Os recursos relacionados ao pleno atendimento do produto solicitado pelo cliente são: – Recursos Humanos; – Recursos Financeiros; – Recursos Tecnológicos;

c) os requisitos não declarados pelo cliente, mas essencial para o ato notarial ou de registro pretendido e eficaz;

d) outros requisitos adicionais considerados necessários pelo titular do Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina.

9.2.2. Análise crítica dos requisitos relacionados produtos

O Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina, na pessoa de seu titular e líderes, analisa criticamente os requisitos relacionados ao serviço, cuja análise antecede a sua prestação, para tanto, assegurando que:

a)     Os requisitos do serviço estão definidos;

b)      a) os requisitos do pedido que difiram daquele previamente manifestados estão resolvidos;

c)      b) a capacidade para atender aos requisitos.

9.2.3. Comunicação com o cliente

A comunicação tem especial tratamento, pois o cliente deve estar ciente em relação aos produtos ou os serviços prestados nas diversas competências do Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina. A realimentação de dados do cliente deve ser rotineira, inclusive suas reclamações. São colocados à disposição do cliente os seguintes meios de comunicação:

·         Telefone fixo (66) 3438-3183;

·         Site institucional em nome de www.2oficionx.com.br, por meio do ícone “Fale Conosco”;

·         Facebook: www.facebook.com.SegundoOficioExtrajudicialDeNovaXavantina;

·         Twitter: http:̸twitter.com̸̸cartorionx;

·          WhatsApps e e-mails:

*Comunicação interna: 2oficionovaxavantinamt (66) 8434-7255;

*Registro Civil das Pessoas Naturais e Registro Civil das Pessoas Jurídicas (66) 9219-3420. E-mail: registrocivil2nx@hotmail.com;

*Tabelionato de Notas (Escrituras diversas, procurações diversas, atas notariais e testamento) e Tabelionato de Protestos (66) 9604-7088, (66) 8434-7255, (66) 976-5940. E-mail: tabprot2nx@hotmail.com;

*Tabelionato de Notas (Autenticação, reconhecimento de firma e cartão de autógrafos) (66) 9968-0753. E-mail: conf2nx@hotmail.com;

*Geral e dúvidas (66) 8434-7255. E-mail: marcosrobertohaddadcamolesi@gmail.com;

·         Pesquisa de satisfação do cliente in loco, por meio de caixa de “Sugestões e Críticas”.

·         Utilização de todas as Centrais Eletrônicas:

*CEI – Central Eletrônica Iterligada;

*CENSEC – Central Eletrônica de Serviços Compartilhados;

*CRC NACIONAL – Central do Registro Civil;

* CENPROT – Central Nacional de Protesto;

* SIRC – Sistema Nacional de Informações do Registro Civil.

9.3. Projeto e desenvolvimento

Não aplicável.

9.4. Aquisição

9.4.1. Processo de aquisição. Principais Fornecedores

O Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina avalia e seleciona fornecedores com base na sua capacidade de fornecer produtos de acordo com os requisitos estabelecidos. Critérios para seleção, avaliação e reavaliação são adotados de acordo com a qualidade, preço, disponibilidade de fornecimento e prazo de entrega. A seguir estão catalogados os principais fornecedores de produtos e serviços para o Segundo Ofício Extrajudicial estão abaixo catalogados.

CATÁLOGO DE FORNECEDORES DO SEGUNDO OFÍCIO EXTRAJUDICIAL

ALFA TECNOLOGIA

·         Hospedagem, manutenção de website do Segundo Ofício Extrajudicial.

Endereço: Av. Couto Magalhães, n. 01, Centro – Nova Xavantina – MT

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 9235-0200                                                           WhatsApp: (66) 9236-0200

ART RÓTULOS E ETIQUETAS INDÚSTRIA COMÉRCIO

·      *Etiqueta personalizada para selo digital

·       *Fita para impressão IMAK – Ribon 110×74 Cera

Endereço: Avenida Beira Rio, n. 1.191, Bairro Jardim Califórnia, Cuiabá-MT.

CEP:78.025-302

Fone: (65) 3023-1613

BANCO DO BRADESCO S.A

Endereço: Av. Mato Grosso, n. 254, Centro, Nova Xavantina-MT.

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 3438- 1360/ 9649-1268

BANCO DO BRASIL S.A

Endereço: Av. Mato Grosso, n. 121, Centro, Nova Xavantina – MT.

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 3438-1191

CAIXA ECONÕMICA FEDERAL

Endereço: Av. Mato Grosso do Sul, n. 16, Centro, Nova Xavantina-MT.

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 4004-0104

Site: http://www.caixa.gov.br

__________________________________________________________________________________

CONTIPLAN INDÚTRIA GRÁFICA – PAPEL DE SEGURANÇA

·         Papel de segurança para certidão – Nascimento, casamento, óbito.

Endereço: Rua Francisco Hurtado, n. 431, Água Funda, Nova Xavantina – MT.

CEP: 04156-040

Fone: (11) 2107-5500; (31) 99983-4712; (31) 99983-8019   WhatsApp: (31) 9983-4712 

COOPERATIVA CRÉDITO SICREDI

Endereço: Av. Mato Grosso, n. 385, Centro, Nova Xavantina – MT.

CEP: 78.690-000

Fone: 3438-1395

COOPERATIVADE CRÉDITO SICOOB-CREDIRURAL

Endereço: Av. Mato Grosso

CEP: 78.690-000

Fone (66) 9923774

Sicoob Credi-Rural em Nova Xavantina, MT – 24.795.049/0024-32 – Consulta Empresa

CREATIVE CÓPIAS

·        *Material de informática;

·       *Impressoras;

·       * Tonner.

Endereço: Avenida Beira Rio, n. 1.191, Bairro Jardim Califórnia, Cuiabá-MT.

CEP:78.025-302

Fone: (66) 3520-9000

 ENERGISA – CENTRAIS ELÉTRICAS

Endereço: Avenida Ceará, Centro, Nova Xavantina – MT.

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 3438-1395

EXTINCHAMA EXTINTORES

·       *Fornecimento e recarga de extintores em pó e líquido.

Endereço: Rua 05, n. 235, Centro, Água Boa – MT.

CEP: 78.640-000

Fone: (66) 3468-3934                                                      WhatsApp:(66) 3468-3934

FABIO CAPAS E ENCADERNAÇÕES

·        *Fornecimento de capas para livro;

·       *Restauração de livros.

Endereço:  Rua Heron Rodrigues Fernandes, n. 160, Centro, Capivari de Baixo – SC

CEP: 88.745-000

Fone: (48) 3623-0476; 3623-3472                              WhatsApp:(48) 9843-99779

GRÁFICA TIPOALFA

·     *Caneta personalizada da serventia, de cor azul;

·     *Cartão de visita;

·     *Envelope de cor branca, tamanho pequeno;

·       *Envelope de cor amarela, tamanho grande;

·    *Folha para atos lavrados em livro da Serventia: Livro de Casamento, Livro de Nascimento, Livro de Óbito, Livro de Inscrição no Livro “E” (Registro Civil das Pessoas Naturais); Livro de Inscrição de Pessoa Jurídica (Registro da Pessoa Jurídica); Livro de Protesto (Tabelionato de Protesto); Livro de Escrituras Públicas, Livro de Procurações e Substabelecimentos, Livro de Testamento (Tabelionato de Notas).

Endereço: Av. Couto Magalhães, n. 220, Nova Xavantina – MT.

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 3438-1366; (66) 3438-1573                              WhatsApp: (66) 3438-1366

INTERVIA SOLUÇÕES LTDA

·        * Provedor de internet.  

Endereço: Av. Ceará, n. 429, Bairro Centro  – Nova Xavantina – MT

CEP: 78.600-000

Fone: (66) 3438-2157

INFOCENTER INFORMÁTICA

·      *Tonner;

·      *Computador;

·      *Acessórios para computador;

·      *Suprimentos;

·       *Suporte técnico.

Endereço: Avenida Rio Grande do Sul, n. 700, Bairro Centro, Nova Xavantina-MT.

CEP: 78.690-000

Fone: (65) 3438-2083.    WhatsApp: (66) 9963-5461

JVM INFORMÁTICA

·        * Tonner;

·        *Multifuncional;

·        * Acessórios para computador;

·         * Suprimentos.

Endereço: Avenida Miguel Sutil, n. 13.762, Bairro Miguel Sutil, Cuiabá-MT.

CEP: 78.028-400

Fone: (65) 3637-6040

JS PAPEL DE SEGURANÇA E ENCADERNAÇÃO

*Papel de segurança para emissão de certidão ou segunda via de nascimento, casamento e óbito.

Endereço: Rua Aimorés, 206, Vila Conceição, Diadema – SP

CEP: 09990-310

Fone: (11)4044-4495; 99974-5579

E-mail: vendas04@jsgrafica.com.br

MDV INFORMÁTICA

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 3438-1933.

PAPELARIA ALINE

·       * Papel A04;

·         *Pasta suspensa, Pasta AZ;

·         *Caixa Arquivo, grampeador;

·         *Material de escritório em geral 

Endereço: Avenida Mato Grosso,  n. 172, Bairro Jardim das Oliveira, Nova Xavantina-MT.

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 3438-1381

PROSIX SOLUÇÕES

·         Provedor de sistemas;

·        *Software.

 Endereço: Avenida Getúlio Vargas, n. 155, Sala 2, Cuiabá – MT

CEP: 78.000-000

Fone: (64) 3638-2441

REFRIVALE REFRIGERAÇÃO

  *Venda e manutenção de ar-condicionado.

Endereço: Avenida São Paulo esquina com avenida Rio Grande do Sul, n. 7, Nova Xavantina – MT

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 3438- 1645

REFRIGERAÇÃO SÃO LUIS

·        *Venda, manutenção e limpeza de ar-condicionado.

Endereço: Av. Rio Grande do Sul, n. 1004, Centro Comercial, Nova Xavantina – MT.

CEP: 78.690-000

SETAE – SERVIÇO DE TRATAMENTO DE ÁGUA E ESGOTO

·        *Fornecimento de água e tratamento de esgoto.

Endereço: Avenida Rio Grande do Sul, n. 520, Nova Xavantina – MT

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 3438- 3595

SUPERMERCADO MINEIRÃO

·       *Papel A4 e material de higiene e limpeza.

Endereço: Avenida Ceará, n. 269, Bairro Centro, Nova Xavantina – MT. CEP: 7.690-000

Fone: (66) 3438-1323

TRES IMPRESSOS DE SEGURANÇA LTDA – SERJUS – ANOREG MG – ASSOCIAÇÃO DOS NOTÁRIOS E REGISTRADORES DE MINAS GERAIS

·       *Papel de Segurança para emissão de certidão ou segunda via de nascimento, casamento e óbito.

Endereço: Rua Cônego Rocha Franco, n. 16, Bairro Gutierrez, Belo Horizonte – MG. CEP:

Fone: (31) 3041-4257

TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE MATO GROSSO

·        *Selo de Autenticidade para atos de Notas e de Registro. 

Endereço: Rua C, s.n, Centro Político Administrativo, Cuiabá – MT

CEP: 78.049-926

Fone: (65) 3617-3000

UNIFIOS CONFECÇÕES

*Uniformes

Endereço: Av. Olinda, n. 338, Centro Comercial, Nova Xavantina – MT.

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 98400-9269                          WhatsApp: (66)  8400-9269

9.4.2 Informações de aquisição

As informações de aquisição descrevem o produto ou serviço a ser adquirido para assegurar a prestação de serviço ao cliente, conforme a solicitação.

9.4.3.Verificação do produto ou serviço adquirido

O Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina estabelece a prática de inspeção nos produtos e serviços adquiridos, tendo em vista assegurar que os requisitos especificados foram atendidos.

9.4.4 Processos de produção e prestação do serviço

REGISTRO CIVIL DAS PESSOAS NATURAIS: Nascimento, casamento, óbito, inscrição no Livro “E” e segundas vias

Cliente

REGISTRO DAS PESSOAS JURÍDICAS: Inscrição e averbação de atas e estatutos, Certidão

Cliente

TABELIONATO DE NOTAS: Autenticação, Cartão de Autógrafo e Reconhecimento de Firma

Cliente

TABELIONATO DE NOTAS: Ata Notarial, Escritura, Procuração, Testamento e Certidão

Cliente

TABELIONATO DE PROTESTO: Apontamento e Protesto de títulos e documentos de Dívida Ativa, Certidão

Cliente

9.4.5 Documentos do cliente

O titular e demais colaboradores do Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina têm total cuidado com os documentos deixados pelos clientes sob seu controle ou por eles utilizados para a prática dos atos de notas e registro. Nas hipóteses de danificação, perda ou inadequação para o uso, o responsável pela guarda do documento tem o dever de informar o Tabelião e Registrador, além do cliente.

9.4.6 Preservação dos serviços

O Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina assegura a conformidade de seus produtos e serviços durante o processo de protocolo, execução e entrega para o cliente. Os atos lavrados em livro estão armazenados digitalmente em backup interno e em provedor externo.

9.5 Fornecimento do serviço ou do produto

9.5.1 Controle do fornecimento do serviço ou do produto

O Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina planeja a prestação do serviço ou o fornecimento dos produtos em condições controladas, incluindo:

a)      a) disponibilidade de informações que descrevam a prestação de serviços e fornecimento de produtos;

b)      b) disponibilidade de instrução sobre o trabalho a ser desempenhado em cada setor;

c)      c) uso de equipamentos adequados, especialmente de informática;

d)      d) implementação de medição e monitoramento;

e)      e) implementação de atividade de liberação, execução, entrega e pós entrega do serviço ou do produto solicitados.

9.5.2 Validação de projeto e desenvolvimento

O Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina valida qualquer processo legal de prestação de serviços ou fornecimento de produtos capaz de atingir os resultados almejados.

A Serventia fixa providências para tais processos, incluindo quando aplicável:

a)      * critérios definidos para a análise crítica e aprovação dos procedimentos;

b)      * a aprovação de equipamento e qualificação de pessoas;

c)      * uso de métodos e procedimentos específicos;

d)      * requisitos para registro;

e)      * revalidação.

9.5.3 Identificação e rastreabilidade

O Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina, sendo exigido, identifica o serviço ou o produto por meio adequado, assim como a situação envolvendo os requisitos de monitoramento e medição, além da identificação.

9.6  Controle de equipamento de monitoramento e medição

O Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina fixa as medições e monitoramentos a serem realizados e os equipamentos usados, todos necessários para a comparação dos serviços de notas e registro executados em conformidade com os requisitos estabelecidos, inclusive pelo cliente.

10 Medição, análise e melhoria

10.1 Generalidades

O Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina coloca em prática os procedimentos necessários para o monitoramento, análise e melhoria, cujas finalidades são:

·       a) demonstrar a conformidade aos requisitos do serviço, por meio do controle das não conformidades;

·   b) assegurar a conformidade do Sistema de Gestão da Qualidade, através de consultorias contratadas, reuniões e medição de indicadores;

·        c) melhorar continuamente a eficácia do SGQ, através de consultorias contratadas, reuniões e medição de indicadores.

10.2 Monitoramento e medição

10.2.1 Satisfação do cliente

O Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina monitora informações relativas à satisfação do cliente sobre a Serventia e a execução e fornecimento dos produtos e serviços, mediante o sistema “Pesquisa de Satisfação do Cliente”, utilizando os meios especificados no item 7.2.3.

10.2.2 Auditoria interna

O Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina realiza auditorias internas, em intervalos de seis e seis meses, com a finalidade de verificar se o Sistema de Gestão da Qualidade implantado está em consonância com a NBR ISO 9001:2008, ISO 15906:2010 e com o presente Manual de Qualidade e Relatório de Conduta.

10.2.3 Monitoramento e medição de processo

O Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina aplica métodos para monitoramento e, quando exigido, para medição dos procedimentos do SGQ. Esses métodos demonstram a capacidade em alcançar os resultados previstos. Não sendo alcançados os resultados, as medidas de correção serão utilizadas.

10.2.4 Monitoramento e medição de serviço

10.3 Controle de não conformidade

O Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina assegura que os serviços e produtos que estejam não conformes sejam refeitos, sem acréscimo de custo ou encargo para o cliente.

Os controles, o responsável e regras destinados à averiguação da não conformidade estão especificados em ata assinada pelo titular e colaboradores da Serventia. 

A Serventia trata os serviços e produtos não conformes do seguinte modo:

a)      a) execução de ações para eliminar a não conformidade detectada;

b)      b) execução de ação para impedir seu uso não pretendido;

c)      c) são mantidos registros das não conformidades e quaisquer ações subsequentes executadas.

Após a correção do produto ou serviço não conforme, esse é novamente verificado para confirmar o preenchimento dos requisitos de conformidade.

Quando a não conformidade for constatada após a entrega do serviço ou produto, a Serventia toma as ações apropriadas em relação aos efeitos ou potenciais efeitos. A informação de cada não conformidade está documentada em livro próprio, denominado “Pasta de Descrição e Tratamento de Produto ou Serviço Não Conforme”.

10.4. Análise de dados

O Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina coleta e analisa dos apropriados para demonstrar a adequação e conformidade do SGQ e para avaliar onde as melhorias do sistema podem ser realizadas.

A análise de dados fornece informações sobre a satisfação do cliente, conformidade com os requisitos do produto ou serviço prestado, ações preventivas e análise crítica do titular e líderes dos setores da Serventia.

10.5 Melhorias

O Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina assegura o cumprimento das especificações estabelecidas no Sistema de Gestão da Qualidade, objetivos da qualidade, análise de dados, eventuais auditorias e correições, ações corretivas e preventivas, e análise crítica pelo titular e líderes do serviço extrajudicial.

Em sua visão de liderança e práticas de coaching, o tabelião leva em consideração saber dar feedbacks eficientes aos seus colaboradores, cujos benefícios são:

§  ter uma visão clara e segura de sua performance e dos modos de melhorá-la;

§  descobrir e maximizar seus pontos fortes e minimizar seus pontos fracos;

§  aumentar o foco e a produtividade;

§  responsabilizar-se pela busca de soluções.

10.5.1 Ação Corretiva

O Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina realiza ações para eliminar as causas de não conformidade potenciais, cujo objetivo é evitar a sua repetição. As ações corretivas são propícias para eliminar os efeitos das não conformidades detectadas. O tabelião, em determinadas ocasiões, emprega o feedback corretivo para sanar um comportamento inadequado, cujo comportamento pode acarretar prejuízo para à equipe e para o serviço prestado ao cliente. O mesmo feedback é empegado quando ocorre baixa performance e produtividade do colaborador ou da equipe.

Um procedimento documentado estabelece o histórico das não conformidades, inclusive as reclamações dos clientes, determinação das causas, avaliação da necessidade de ações para garantir que não se repita as não conformidades, registros dos resultados das ações executadas, análise crítica das ações corretivas executadas, onde tudo fica registrado na “Pasta de Descrição e Tratamento de Produto ou Serviço Não Conforme”.

10.5.2 Ação preventiva

O Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina define ações para eliminar as causas de não conformidades potenciais, para evitar suas ocorrências. As ações preventivas são adequadas aos efeitos dos problemas potenciais.

 Um procedimento documentado estabelece o histórico das não conformidades, determinação das causas, avaliação da necessidade de ações para garantir a não ocorrência, registros dos resultados das ações executadas, análise crítica das ações preventivas executadas, onde tudo fica registrado na “Pasta de Descrição e Tratamento de Produto ou Serviço Não Conforme”.

10.5.3 Feedback positivo

Como ressalta o titular aqui também como coach, o feedback positivo fortalece o vínculo de cordialidade quanto ao colaborador, pois envolve respeito, consideração e valorização de esforços. Ele permite estabelecer uma reflexão conjunta sobre a performance, levando ao crescimento pessoal e profissional.

Na aplicabilidade do feedback positivo, o titular/coach adota determinados requisitos, entre eles:

a)   realizar a conversa em ambiente reservado, de preferência, portanto, dar e receber o feedback em particular;

b)   realizar uma introdução do assunto, o contexto do objeto da discussão, mas sem esquecer de ser cordial. Nesse ponto, p. ex., pode ser abordado em quais atividades o colaborador teve melhor aproveitamento, facilitando o feedback;

c)      reconhecer o trabalho do colaborador – o tabelião entende que o reconhecimento do trabalho trará motivação para o colaborador, além mostrar melhoria para fortalecer a performance;

d)  adotar frequentemente o feedback positivo – o titular do serviço entende que o constante feedback positivo favorece o desempenho adequado do trabalho;

e)    solicitar ideias aos colaboradores – dessa forma, o tabelião busca maior participação dos colaboradores, mantendo a continuidade do bom desempenho e desenvolvimento profissional, melhorando o clima organizacional e maiores condições par o enfrentamento dos desafios do dia a dia.

11 Emprego de tecnologia da informação para segurança, integridade e disponibilidade de dados

A Serventia cumpre padrões mínimos de tecnologia da informação para a segurança, integridade e disponibilidade de dados para a continuidade da atividade pelos serviços notariais e de registro, p. ex., política de mecanismos preventivos de controle físico e lógico envolvendo um plano de continuidade contra ocorrências nocivas ao regular funcionamento do serviço de notas e de registro (CNJ, Prov. 213/2026):

11.1 Governança, estruturação organizacional e conformidade legal

ETAPA 1

Escopo da etapa: instituir a base normativa, organizacional e documental que viabiliza a conformidade integral com o
Provimento 213/2026 do CNJ, assegurando responsabilidade definida, alinhamento à LGPD, controle formal de acessos e prevenção imediata de vulnerabilidades críticas.

Condições objetivas de conformidade: ao final desta etapa, o Segundo Ofício Extrajudicial da comarca de Nova Xavantina deverá possuir governança formal instituída, responsabilidades claramente atribuídas, política interna vigente e publicizada, controles mínimos de autenticação implementados, inventário de ativos concluído e base documental apta a demonstrar conformidade inicial em eventual fiscalização correicional.

a) designar formalmente:
I – responsável técnico interno pela implementação;
II – responsável pela serventia como controlador de dados pessoais;
III – encarregado/DPO, quando aplicável.

b) elaborar, aprovar e divulgar internamente a Política de Segurança da Informação, contemplando integralmente os
elementos mínimos do Anexo III do Prov. 213/2026 do CNJ, e estabelecendo (planejando), de forma expressa e estruturada, as diretrizes, objetivos estratégicos, cronogramas, responsabilidades e demais parâmetros que fundamentarão a elaboração, na Etapa 2, do Plano de Continuidade de Negócios (PCN) e do Plano de Recuperação de Desastres (PRD). Nesta Etapa 1, exige-se a incorporação dessas diretrizes à Política interna, com definição preliminar de escopo, governança e critérios de continuidade. A formalização técnica completa, operacional e documentada do PCN
e do PRD, com definição detalhada de riscos, medidas de mitigação, RTO e RPO, ocorrerá obrigatoriamente na Etapa 2, vedada tanto sua exigência integral nesta Etapa 1 quanto sua postergação para etapa posterior à segunda;

c) implementar autenticação individualizada e autenticação multifator obrigatória para acessos administrativos, vedadas
credenciais compartilhadas;

d) instituir registro das operações de tratamento de dados pessoais, nos termos do art. 7º, §1º.

e) incidentes classificados como críticos deverão ser comunicados à Corregedoria competente nos prazos e condições
definidos no Anexo II, sem prejuízo das comunicações exigidas pela legislação específica;

f) sem prejuízo do prazo máximo previsto no item anterior, constitui meta de governança e padrão de diligência reforçada que a comunicação à Corregedoria competente ocorra, sempre que possível, em até 24 (vinte e quatro) horas da ciência do incidente, especialmente quando houver risco relevante de indisponibilidade prolongada, comprometimento de dados pessoais ou potencial impacto
sistêmico;

g) elaborar inventário completo de ativos tecnológicos, integrações, bancos de dados, certificados digitais, softwares,
histórico de atualizações e contratos;

h) regularizar licenciamento de softwares e revisar todos os contratos com terceiros que envolvam tratamento,
armazenamento ou processamento de dados da serventia, assegurando cláusulas expressas e exequíveis de: (i) confidencialidade;

(ii) reversibilidade;

(iii) portabilidade integral do acervo em formato interoperável e não proprietário;

(iv) disponibilização de documentação técnica necessária à migração;

(v) cooperação em caso de transição de fornecedor;

(vi) gestão de incidentes; e

(vii) conformidade integral com a Lei nº 13.709/2018;

h) produzir declaração de conclusão da Etapa 1, a ser necessariamente pelo titular da delegação, pelo interino na
serventia vaga ou pelo interventor. Registro da conclusão da Etapa 1 no Sistema Justiça Aberta.

11.2 Infraestrutura e continuidade operacional

ETAPA II

Escopo da etapa II: estruturar a base material que sustenta os sistemas informatizados, garantindo disponibilidade mínima, estabilidade elétrica, segurança física e planejamento formal de continuidade.

Condições objetivas de conformidade: ao término da etapa, a serventia extrajudicial deverá dispor de infraestrutura física adequada, conectividade compatível com sua classe, planos formais de continuidade (PCN e PRD) com RTO e RPO definidos, e capacidade mínima de manter ou restabelecer as operações dentro dos parâmetros normativos.

a) implementar infraestrutura energética adequada (fonte estável, aterramento técnico e SAI/UPS com autonomia mínima de 30 minutos).

b) estabelecer plano de contingência energética compatível com a classe.

c) adequar ambiente físico com controle de acesso restrito e proteção contra incêndio, inundações e variações térmicas.

d) implementar conectividade compatível com a classe, com roteador, switch e, quando necessário, múltiplos links.

e) formalizar o Plano de Continuidade de Negócios (PCN) e o Plano de Recuperação de Desastres (PRD), em documentos
distintos ou integrados, desde que contenham, cumulativamente:
I – identificação e avaliação estruturada de riscos;
II – definição objetiva das medidas de mitigação;
III – estabelecimento expresso de RTO e RPO compatíveis com a classe da serventia; e
IV – previsão de medidas de curto prazo (até 30 dias) e de médio prazo (até 90 dias) para resposta a incidentes e restauração da normalidade operacional, sendo vedada a declaração de conclusão da etapa sem a presença de todos esses elementos.

f) garantir disponibilidade de equipamentos adequados e suporte técnico contínuo

g) implementar proteção básica de endpoint (antivírus, antimalware ou solução tecnicamente equivalente) em todas as estações e servidores utilizados pela serventia, como condição mínima de integridade operacional da infraestrutura

h) formalizar documento técnico simplificado da arquitetura tecnológica adotada, contendo, no mínimo:
I – topologia básica de rede;
II – indicação dos ambientes utilizados (local, nuvem, híbrido, SaaS ou compartilhado);
III – fluxos de dados críticos;
IV – localização física ou lógica dos backups;
V – integrações externas relevantes; e
VI – mecanismos de alta disponibilidade ou redundância.

i) produzir declaração de conclusão da Etapa 2, a ser necessariamente firmada pelo titular da delegação, pelo interino na
serventia vaga ou pelo interventor. Registrar a conclusão desta Etapa no Sistema Justiça Aberta.

11.3 Proteção do acervo digital e resiliência tecnológica

ETAPA III

Escopo da etapa: assegurar integridade, confidencialidade e recuperabilidade do acervo eletrônico, prevenindo perda de
dados, interceptação indevida e comprometimento sistêmico.

Condições objetivas de conformidade: ao final da etapa, todos os dados críticos deverão estar protegidos por criptografia
por criptografia adequada, com rotinas automatizadas de backup proporcional à classe, armazenamento off-site, monitoramento ativo e defesas perimetrais implementadas.

Disposição geral – A implementação das medidas previstas nesta etapa pressupõe o cumprimento integral e comprovado da Etapa 2, não podendo ser declarada concluída enquanto inexistentes ou incompletos os requisitos estruturais de infraestrutura e continuidade operacional anteriormente estabelecidos. Esta etapa consolida modelo de segurança em camadas (defesa em profundidade), integrando controles de identidade, rede, aplicação e armazenamento.

a) implementar criptografia para dados em trânsito e em repouso, inclusive backups, com gestão formal de chaves
criptográficas que contemple, no mínimo:
I – inventário atualizado de chaves e certificados;
II – segregação de custódia;
III – controle formal de acesso;
IV – política documentada de rotação e renovação periódica;
V – registro das operações de geração, renovação e revogação; e

VI – revisão periódica dos padrões criptográficos adotados.

a) implantar rotinas automatizadas de backup completo e incremental, observando, cumulativamente:
a.I) realização de cópias completas em periodicidade compatível com a classe da serventia, observados os seguintes
parâmetros mínimos:
* Classe 3: intervalo não superior a 24 (vinte e quatro) horas. Classe em que se enquadra o Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina;

a.II) execução de cópias incrementais compatíveis com o RPO definido para a classe da serventia;

a.III) armazenamento dos dados de backup em, no mínimo, dois ambientes tecnicamente independentes, assegurada
redundância geográfica ou lógica equivalente, admitidas as seguintes arquiteturas, isoladas ou combinadas:
* ambiente de nuvem com redundância geográfica automática e mecanismos de imutabilidade de dados (WORM, versionamento bloqueado ou tecnologia equivalente);
* mídia eletrônica mantida em local fisicamente distinto das instalações principais (off-site);
* solução híbrida que combine armazenamento local redundante com replicação externa;
* garantia de que pelo menos um dos ambientes de backup esteja protegido contra criptografia maliciosa, exclusão indevida ou comprometimento sistêmico simultâneo, por meio de mecanismos de isolamento lógico, bloqueio de retenção, controle de acesso reforçado ou tecnologia equivalente.

b) a exigência de múltiplos ambientes tecnicamente independentes poderá ser cumprida exclusivamente por arquitetura
em nuvem, desde que demonstrada, por meio de documentação técnica formal, a existência cumulativa de:

I – redundância geográfica automática em regiões distintas;
II – política de retenção imutável com bloqueio contra exclusão administrativa;
III – segregação lógica de acesso;
IV – registro auditável de operações; e
V – viabilidade comprovada de restauração integral do acervo.

A escolha da arquitetura de backup deverá observar a proporcionalidade regulatória conforme a classe 3 da serventia e as condições socioeconômicas e tecnológicas regionais, vedada solução que implique ponto único de falha ou dependência estrutural não mitigada de fornecedor exclusivo.

c) monitorar rotinas de backup com alertas automáticos e registro formal de falhas.

d) implantar firewall stateful com IPS/IDS e segmentação lógica de rede.

e) implementar solução avançada de proteção de endpoint, quando compatível com a classe da serventia, incluindo
monitoramento ativo, detecção de comportamento anômalo ou recursos equivalentes de resposta a incidentes.

f) utilizar SGBD com integridade transacional e logs ativos.

g) implementar mecanismos de tolerância a falhas ou alta disponibilidade compatíveis com a classe.

h) implementar trilhas de auditoria técnicas imutáveis, com sincronização de tempo por fonte confiável, identificação
inequívoca do usuário, registro de data e hora e mecanismo de verificação de integridade, assegurando sua integração obrigatória às rotinas de backup e recuperação, com preservação íntegra e rastreável, observados os prazos mínimos de retenção.

i) produzir declaração de conclusão da Etapa 3, a ser necessariamente firmada pelo titular da delegação, pelo interino na
serventia vaga ou pelo interventor. Registrar a conclusão desta Etapa no Sistema Justiça Aberta.

11.4 Monitoramento, auditoria e validação de controles

ETAPA 4

Escopo da etapa: consolidar a rastreabilidade, validar empiricamente os controles implementados e instituir modelo
preventivo de gestão de riscos.

Condições objetivas de conformidade: ao final desta etapa, a serventia deverá possuir trilhas de auditoria íntegras,
monitoramento contínuo, gestão formal de vulnerabilidades, testes documentados de restauração e simulações de desastre validadas.

a) emitir relatório de conformidade de auditoria, atestando a aderência integral das trilhas de auditoria aos requisitos técnicos previstos, mediante procedimento documentado de verificação que comprove, cumulativamente, a imutabilidade, a identificação inequívoca do usuário, a sincronização temporal por fonte confiável, retenção mínima, e a efetiva integração às rotinas de backup e recuperação.

b) o relatório de conformidade deve ser entendido como validação de requisitos estruturais das trilhas de auditoria. Deverá atestar não apenas se o dado “volta”, mas se o sistema efetivamente registra quem fez o que, quando fez, se o tempo está sincronizado e se estes registros são realmente imutáveis.

c) instituir rotina documentada de atualização periódica de sistemas e aplicações.

d) implementar gestão formal de vulnerabilidades, com:
I – tratamento de vulnerabilidades classificadas como críticas nos prazos e condições definidos no CNJ, Prov. 213/2026, com registro formal das providências adotadas no dossiê técnico;
II – adoção de medidas imediatas de contenção e correção emergencial, preferencialmente em até 72 (setenta e duas) horas, quando houver exploração ativa, risco iminente ou comprometimento relevante já identificado;
III – registro formal, auditável e cronologicamente organizado das providências adotadas, com indicação de responsável e data de conclusão.

e) realizar simulação anual de desastre para validação do PCN e PRD.

f) realizar testes documentados de restauração de backups, conforme periodicidade da classe.

g) realizar avaliações técnicas periódicas de segurança.

h) para as serventias enquadradas na Classe 3, realizar teste de intrusão (pentest) ou metodologia técnica equivalente,
observado o disposto no Anexo II, item 6, inclusive quanto às hipóteses de validação coletiva, dispensa condicionada e periodicidade mínima.

i) documentar análise de causa raiz e lições aprendidas para todos os incidentes.

j) produzir declaração de conclusão da Etapa 4, a ser necessariamente firmada pelo titular da delegação, pelo interino na
serventia vaga ou pelo a pelo titular da delegação, pelo interino na serventia vaga ou pelo interventor. Registrar a conclusão desta Etapa no Sistema Justiça Aberta.

11.5 Interoperabilidade, consolidação e governança evolutiva

ETAPA 5

Escopo da etapa: integrar o Segundo Ofício Extrajudicial da comarca de Nova Xavantina ao ecossistema de fiscalização, consolidar as evidências documentais produzidas nas etapas anteriores e institucionalizar processo permanente e contínuo de revisão, aprimoramento e evolução tecnológica, vedada interpretação que restrinja as obrigações aqui previstas a momento único ou conclusivo.

Condições objetivas de conformidade: ao final desta etapa, o Segundo Ofício deverá estar plenamente integrada às plataformas de fiscalização, com interoperabilidade técnica assegurada, política revisada periodicamente, capacitação contínua implementada e declaração formal de conformidade realizada.

a) adequar sistemas para interoperabilidade com plataformas eletrônicas de fiscalização.

b) adotar padrões abertos e neutralidade tecnológica, prevenindo dependência exclusiva de fornecedor.

c) instituir capacitação periódica com registro formal das ações realizadas.

d) revisar formalmente a Política de Segurança e padrões criptográficos sempre que houver alteração normativa relevante ou evolução tecnológica.

e) manter registros auditáveis por, no mínimo, 5 anos.

f) manter plano formal de reversibilidade e portabilidade de dados, acompanhado de simulação documentada de extração integral do acervo digital em formato interoperável e não proprietário, cuja realização deverá preceder a declaração de conclusão da etapa 5, sendo vedada sua homologação sem evidência técnica de viabilidade concreta de transferência organizada ao sucessor.

I – no mínimo, a cada 24 (vinte e quatro) meses, para as serventias enquadradas na Classe 3;
II – imediatamente, sempre que houver alteração relevante de fornecedor, arquitetura tecnológica ou modelo de governança. Dever-se-á manter registro auditável do procedimento.

g) a simulação documentada de extração integral poderá ser realizada:
I – em ambiente de contingência, réplica, laboratório isolado ou cópia técnica representativa do acervo;
II – por meio de exportação estrutural completa acompanhada de validação técnica de consistência e integridade, admitida verificação por amostragem estatisticamente representativa dos atos eletrônicos;
III – de forma escalonada ou segmentada por módulos ou bases, desde que demonstrada, por evidência técnica formal, a
viabilidade concreta de reconstrução integral do acervo.

Quando a serventia demonstrar, por meio de justificativa técnica formal e evidências documentadas, que a realização
da simulação integral bienal implica impacto operacional desproporcional em razão do volume do acervo digital, da arquitetura tecnológica adotada ou da limitação estrutural de conectividade, admitir-se-á a substituição da repetição integral por validação técnica estrutural de portabilidade, desde que:
I – seja comprovada a viabilidade concreta de extração integral do acervo por meio de testes segmentados, exportações
estruturais completas acompanhadas de verificação de integridade e reconstrução parcial representativa; e
II – a justificativa técnica e as evidências sejam incluídas no dossiê técnico da etapa, sujeitas à fiscalização correicional.

h) produzir declaração de conclusão da Etapa 5, a ser necessariamente firmada pelo titular da delegação, pelo interino na
serventia vaga ou pelo interventor. Registrar a conclusão da Etapa 5 no Sistema Justiça Aberta.

11.6 os padrões mínimos de tecnologia da informação e comunicação para garantir a segurança, a integridade, a disponibilidade, a autenticidade e a rastreabilidade, assegurando a continuidade das atividades dos serviços notariais e de registro do Brasil;

• uniformização dos critérios para a manutenção, guarda e conservação de livros, documentos, arquivos eletrônicos e mídias digitais de segurança que integram o acervo das serventias extrajudiciais, de modo a assegurar padronização procedimental, integridade informacional e eficiência administrativa;
• implementação de padrões modernos de tecnologia da informação e de planos de continuidade de
  negócios deve observar diretriz de progressividade e proporcionalidade regulatória (CNJ, Prov. 213/2026, art. 6º, IV);
• lavratura de dossiê técnico, organizado, íntegro e verificável de evidências documentais, técnicas e operacionais destinadas a demonstrar o cumprimento de etapa ou requisito específico, apto à fiscalização pela Corregedoria—Geral da Justiça do Estado do Mato Grosso (CNJ, Prov. 213/2025, art. 2º, VI);
• Plano de Continuidade de Negócios (PCN) estruturado de procedimentos destinados a assegurar a continuidade
  da prestação do serviço em situações de indisponibilidade (CNJ, Prov. 213/2026, art. 2º, X);
• Plano de Recuperação de Desastres (PRD) com as medidas técnicas e operacionais voltadas à restauração de
  sistemas e dados após incidente grave (CNJ, Prov. 213/2026, art.t. 2º, XI);
• O delegatário, responsável pelo tratamento de dados pessoais no âmbito da serventia extrajudicial, dede responsável pelo tratamento de dados pessoais no âmbito da serventia extrajudicial, deverá assegurar conformidade com a Lei nº 13.709/2018, adotando medidas técnicas e organizacionais adequadas à proteção de dados (CNJ, Prov. 213/2026, art. . 7º);
• quanto a energia elêtrica, devidamente aterrada, inclusive no padrão e link de comunicação de dados de Classe 3: 10 megabits;
• A Serventia conta com local técnico (CPD) isolado dos demais ambientes, assim como implantação de divisórias e acessibilidade por meio de controle de acesso restrito aos colabores da área técnica;
• A Serventia dispõe de local refrigerado, próprio para a exigência dos aparelhos e computadores utilizados para a consecução dos serviços;
• Em relação ao backup (CNJ, Prov. 213/2026): Os livros e atos eletrônicos são arquivados mediantes cópias de segurança, em intervalos não superiores a 24h, utilizando-se, principalmente, o sistema devidamente aterrado, inclusive no padrão e programa da empresa Prosix. São geradas imagens que facilitam a recuperação dos atos praticados nas últimas cópias de segurança, em até pelo menos 30 minutos antes da ocorrência. A serventia utiliza, ainda, cópias de segurança em mídia eletrônica e backup em nuvem, da mesa forma, armazenadas em local distinto da serventia;
• Em atendimento aos padrões mínimos elencados no anexo do Prov. 20132026 do CNJ: Os padrões mínimos estabelecidos no anexo, cuja serventia está enquadrada na classe 3, estão sendo implantados, praticamente atingindo 100%, inclusive com o licenciamento de todos os softwares, p.ex., Windows 10. Portanto, presente o serviço de cópias de segurança da internet, com backup em nuvem (Empresa Prosix responsável pelo procedimento) (CNJ, Prov. 213/2026, art. 4º);
• autonomia estrutural, em virtude da serventia deter controle técnico suficiente sobre a continuidade operacional, os mecanismos essenciais de segurança e a extração integral e migrável do acervo, inexistindo dependência estrutural de fornecedor para a continuidade, atualização ou administração essencial da solução (CNJ, Prov. 213/2026, art. 2º, XX);
• A Serventia está aparelhada com switch para conexão de equipamentos internos, roteador para controle de coxões externas e internas, softwares licenciados, firewall e prosy (controle de acesso externo).
• O titular do Segundo Ofício e seus colaboradores, inclusive prepostos e fornecedores, utilizam mecanismos de autenticação individualizados e compatíveis com seus perfis de acesso, com as funções efetivamente exercidas e com o grau de risco associado às atividades desempenhadas (CNJ, Prov. 213/2026, art. 5º);
• O Segundo Ofício Extrajudicial está implantando mecanismos de proteção perimetral aptos a controlar o tráfego de entrada e saída de dados, impedir acessos não autorizados e registrar eventos relevantes de segurança, compatíveis com sua classe e com a criticidade de suas operações;
• manter configuração formalmente documentada, passível de verificação pela Corregedoria competente.
  Art. 9º Os dados sensíveis, informações pessoais, registros eletrônicos e demais informações armazenadas ou transmitidas no
  âmbito das serventias deverão ser protegidos por mecanismos de criptografia adequados ao estado da técnica, observadas as boas práticas
  reconhecidas e os padrões mínimos definidos neste Provimento.
• A Serventia dispõe de colaboradores e pessoas treinadas na operação do sistema e das cópias de segurança, em especial a Empresa Prosix, devidamente contratada para assegurar o serviço de manutenção técnica com suporte.
• Em relação à transmissão de todo o acervo eletrônico e continuidade da prestação do serviço, e caso de sucessão (CNJ, Prov. 213/2026, art. . 6º, III): A serventia está 100% apta para transmitir todo o acervo pertencente, bem como senhas e dados necessários, com total garantia da continuidade da prestação do serviço de forma eficiente e ininterrupta, em caso de sucessão.

* Todos os direitos reservados

Elaborado por Marcos Roberto Haddad Camolesi