MANUAL DE QUALIDADE DO SEGUNDO OFÍCIO EXTRAJUDICIAL DA COMARCA DE NOVA XAVANTINA-MT

 

 

 

 

 

MANUAL DE QUALIDADE DO SEGUNDO OFÍCIO EXTRAJUDICIAL DA COMARCA DE NOVA XAVANTINA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Nova Xavantina – MT

2021-2022

 

 

 

 

A presente normatização representa a política de qualidade adotada pelo titular e demais colaboradores do Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina, estabelecendo a organização e os procedimentos relacionados especificamente com o Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ), em consonância com a norma ISO 9001:2008 e NBR ISO 15906:2010, além da L. 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados).   A normatização tem a denominação de “Manual de Qualidade do Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina”.

A implantação do sistema de gestão da qualidade do Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina será influenciada por:

a) seu ambiente organizacional;

b) suas necessidades que se alteram;

c) seus objetivos;

 d) os produtos fornecidos;

e) os processos utilizados, inclusive no tratamento de dados de usuários, conforme a Lei Geral de Proteção de Dados;

 f) a prática de política de sustentabilidade (Agenda 2030 – ONU).

 

1. Objetivo

O “Manual de Qualidade do Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina” regula a forma de gerir os processos com qualidade, voltados para a conduta profissional, a padronização na prestação do serviço e o fornecimento de produtos e serviços em consonância com o padrão ético na relação com os seus pares, os usuários, o Estado e os fornecedores, bem como a socialização ambiental e a adoção de medidas voltadas à saúde ocupacional, segurança e gestão ambiental.

 

1.1Visão

Aprimorar sempre a qualidade do serviço destinado ao cliente, para tanto, mantendo os colaboradores em constante processo de aperfeiçoamento e adotando estratégias em busca do resultado de excelência.

 

1.2 Missão

Buscar a otimização dos serviços de notas e registro, tendo por finalidade a satisfação do cliente e o pleno atendimento das normas jurídicas.

 

1.3. Valores

Manter em todos os atos praticados o comprometimento com a segurança e a eficácia jurídica, em consonância com a ética e os bons costumes. Valores primordiais:

·       . segurança – o ato de notas e registro seja prestado conforme o ordenamento jurídico, garantindo proteção, estabilidade, paz e tranquilidade para os clientes;

·                  . ética – o valor da eticidade nas práticas de notas e registro, sempre ando ênfase à boa-fé;

·         . valorização do colaborador – consiste em promover continuamente os colaboradores no desenvolvimento de competências e como empregá-las, bem como no reconhecimento de conquistas e metas;

·      . valorização da equipe – desenvolvimento do trabalho em equipe e, assim, promovendo uma cultura de conhecimento;

·             . sustentabilidade – visa à implementação de política de sustentabilidade, partindo do respeito ao meio ambiente e garantindo resultados perenes de forma comprometida com o desenvolvimento econômico e social;

·              . excelência e ato desempenho – atendimento com excelência e entrega de resultados de forma célere e eficaz;

·               .  empatia – priorização da pessoa, de cada colaborador(a);

·               .  atendimento humanizado em era digital – Inteligência emocional para atendimento ao cliente, autoconhecimento e auto-gestão;

·               . aperfeiçoamento – o membro da equipe como fator primordial para o sucesso da atividade cartorária.

·          .   dados pessoais – direito assegurado de toda pessoa natural a titularidade de seus dados pessoais e respeito aos direitos fundamentais de liberdade, de intimidade e de privacidade.

 

2. Referência Normativa

. ABNT NBR ISO 9001:2008 – Sistema de Gestão da Qualidade.

. ABNT NBR ISO 15.906:2010 – Gestão Empresarial para Serviços Notariais e de Registro.

. ABNT ISO 19600:2014 – Diretrizes para os Sistemas de Gestão da Compliance.

• ABNT NBR ISO 14001:2015 – Sistemas de gestão ambiental – Requisitos com orientação para uso.

• ABNT ISO 45001:2015 – Sistemas de gestão de saúde e segurança ocupacional – Requisitos com orientação para uso.

• NBR ISO 32000 – Gestão de riscos – Diretrizes.

 

3. Termos e definições

Para efeito desse Manual, são aplicáveis as definições previstas na NBR ISO 9001:2008, na ISO 15.906:2010, em Sistemas de Gestão, em vocabulário.

·         ANONIMIZAÇÃO: utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis no momento do tratamento, por meio dos quais um dado perde a possibilidade de associação, direta ou indireta, a um indivíduo;

. BANCO DE DADOS: conjunto estruturado de dados pessoais, estabelecido em um ou em vários locais, em suporte eletrônico ou físico; 

. CLIENTE – Qualquer entidade, pessoa, órgão ou outro processo que recebe, é usuário/consumidor ou se beneficia dos resultados (produto, serviço ou informação) do processo em questão.

 

·         CONTROLADOR: pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais;

 

·         CONSENTIMENTO: manifestação livre, informada e inequívoca pela qual o titular concorda com o tratamento de seus dados pessoais para uma finalidade determinada;

. DADO PESSOAL: informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável;

. DADO PESSOAL SENSÍVEL: dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural;

. DADO ANONIMIZADO: dado relativo ao titular que não possa ser identificado, considerando a utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis na ocasião de seu tratamento; 

·         ENCARREGADO: pessoa indicada pelo controlador e operador para atuar como canal de comunicação entre o controlador, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD); 

. EMPOWERMENT – Aumento da responsabilidade e autonomia do colaborador quanto à interpretação e execução dos seus procedimentos; 

. FORNECEDOR – Entidade, pessoa ou setor que fornece insumos (produto, serviço ou informação) ao processo em questão. Também os fornecedores podem ser externos ou internos.

. HUMANWARE – é um modelo de gerenciamento do fator humano, desenhado para oferecer ferramentas de prevenção, diagnóstico e manejo de conflitos ao longo do ciclo de vida de um projeto.  Trata-se da valorização do ser humano através do desenvolvimento e crescimento pessoal.

·         OPERADOR: pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador;

. PDI – Plano de Desenvolvimento Pessoal;

·         . PROCESSO – Conjunto de atividades pré-determinadas feitas para gerar produtos/serviços que atendam às necessidades dos clientes/usuários. Para isso usa insumos e fornecedores;

·             . PRODUTO – Parte que cabe a alguém fazer de um serviço ou da confecção de um bem, o qual após o seu término terá continuação com a próxima pessoa no processo de trabalho. Exceto reconhecimento de firma, os atos notariais e de registro são produtos;

·           . QUALIDADE TOTAL – é uma técnica de administração multidisciplinar formada por um conjunto de Programas, Ferramentas e Métodos, aplicados no controle do processo de produção das empresas, para obter bens e serviços pelo menor custo e melhor qualidade, objetivando atender as exigências e a satisfação dos clientes;

·         RELATÓRIO DE IMPACTO À PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS: documentação do controlador que contém a descrição dos processos de tratamento de dados pessoais que podem gerar riscos às liberdades civis e aos direitos fundamentais, bem como medidas, salvaguardas e mecanismos de mitigação de risco; 

·                    . SGQ – Sistema de Gestão de Qualidade.

          .TITULAR: pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento;

·                       . TURNOVER – Entrada e saída de colaborador;

·         USO COMPARTILHADO DE DADOS: comunicação, difusão, transferência internacional, interconexão de dados pessoais ou tratamento compartilhado de bancos de dados pessoais por órgãos e entidades públicos no cumprimento de suas competências legais, ou entre esses e entes privados, reciprocamente, com autorização específica, para uma ou mais modalidades de tratamento permitidas por esses entes públicos, ou entre entes privados.

 

Fonte: 

http://www.apostilasdaqualidade.com.br/o-que-e-qualidade-total/#ixzz3nkCEsd6i

CNB_Cartilha-LGPD.pdf

 

4. Sistema de Gestão da Qualidade

4.1. Requisitos gerais

4.2. Requisitos de documentação

a) declarações escritas de uma política de qualidade e dos objetivos de qualidade: visão, missão, valores, objetivo geral e objetivos específicos;

b) o presente Manual de Qualidade do Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina;

c) os documentos e registros escritos que assegurem o planejamento, a operação e controle do processo de qualidade: ata de reunião, relatório de não conformidade, aula de treinamento, avaliação periódica etc.

 

5 Responsabilidade do titular da serventia

5.1 Comprometimento

O titular do Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina assume o compromisso de assegurar a implantação do Sistema de Gestão da Qualidade dos atos e serviços de notas e registro fornecidos, bem como a melhoria contínua, mediante:

·         A comunicação aos colaboradores da importância em atender com excelência aos requisitos dos clientes, através de reuniões gerais periódicas, treinamento, e-mails, comunicados etc;

·         O desenvolvimento da política da qualidade;

·         O estabelecimento dos objetivos da qualidade;

·         A condução das análises críticas;

·         A disponibilidade de recursos;

·         O descarte e reciclagem do material utilizado, e outras medidas de sustentabilidade e gestão ambiental;

·         O aperfeiçoamento de cada membro da equipe, como fator primordial para o sucesso da atividade cartorária.

·      O direito assegurado de toda pessoa natural a titularidade de seus dados pessoais e respeito aos direitos fundamentais de liberdade, de intimidade e de privacidade.

 

 

5.2. Foco no cliente

Sempre tendo a satisfação do cliente como ponto crucial na prestação de serviço com qualidade, sistematicamente será feito uma abordagem qualitativa e quantitativa para descobrir, entender e satisfazer as necessidades expostas.

 

5.3 Principais clientes

AUTO ESCOLA SÃO JORGE

Endereço: Av. Couto Magalhães, n. 73, Santa Monica, Nova Xavantina – MT.

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 3438-1606                                                       WhatsApp: (66) 8103-2171

BANCO DO BRADESCO S.A

Endereço: Av. Mato Grosso, n. 254, Centro, Nova Xavantina-MT.

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 3438- 1360

BANCO DO BRASIL S.A

Endereço: Av. Mato Grosso, n. 121, Centro, Nova Xavantina – MT.

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 3438-1191

COLÚMBIA DESPACHANTE

Endereço: Av. Couto Magalhães, n. 653, Centro Comercial, Nova Xavantina – MT.

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 3438-1903                              WhatsApp: (66)  8133-2003

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COOPERATIVA DE CRÉDITO SICREDI

 

Endereço: Av. Mato Grosso, Centro, Nova Xavantina – MT.

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 3438-1395

EMPRESA EXP NEGÓCIOS – LOTEAMENTO MORADA DO SOL

Endereço: Rua Carazinho, Estrada do Chiquito, KM. 1, Nova Xavantina – MT.

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 8144-2628  

IMOBILIÁRIA AGILIZE

Endereço: Av. Mato Grosso, n. 263, Centro, Nova Xavantina – MT.

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 3438-1000                                                    WhatsApp: (66) 3438-1000

E-mail: contato@agilizeimobiliaria.com.br

IMOBILIÁRIA ARTNOVA

Endereço: Av. Mato Grosso, n. 323, Centro, Nova Xavantina – MT.

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 3438-2011                                                       WhatsApp: (66) 3438-2011

E-mail: contato@artenovaimibiliaria.com.br

LATICÍNIOS CAJES

Endereço: BR 158, n. 657, Jardim Oliveira Nova Xavantina – MT.

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 3438-3001                                 

MINERADORA NX GOLD

Endereço: Estrada do Garimpo, Km 18, Zona Rural, Nova Xavantina – MT.

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 3438-7500

PARREIRA DESPACHANTE

Endereço: Rua João, n. 33, Jardim Oliveira, Nova Xavantina – MT.

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 98103-9415                           WhatsApp: (66)  8103-9415

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PREFEITURA MUNICIPAL DE NOVA XAVANTINA

Endereço: Av. Expedição Roncador Xingu, n. 249, Nova Xavantina – MT.

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 3438-2653

 

5.4. Política de qualidade

·         Ser reconhecido pela qualidade do serviço prestado envolvendo atos jurídicos relacionados às áreas de notas e de registro, sempre de modo eficiente e adequado;

·         Adotar medidas de gestão ambiental;

·         Agir estrategicamente para a solução rápida de problemas;

·         Aplicar técnicas que favoreçam o controle e gestão organizacional e administrativa da Serventia e a execução dos serviços;

·         Desenvolver líderes em todos os setores, sempre visando estimular a cooperação entre os colaboradores;

·         Aplicar medidas voltadas à sustentabilidade, consoante padrões da Agenda 2030 da ONU.

 

5.5. Planejamento

5.5.1. Objetivos da qualidade

·         Manter o índice de satisfação do cliente = Meta = Acima de 90%;

·         Aumentar a rentabilidade = 20%;

·         Aprimorar o conhecimento técnico dos colaboradores = Meta = 100% com treinamento;

·         Colocar em prática projetos voltados para a sustentabilidade, saúde e segurança ocupacional;

·         Manter o processo de modernização da serventia, com total informatização na realização dos atos = Meta = 100% modernizado;

·         Reduzir acidente no trabalho = Meta = 100% sem qualquer notificação de acidente.

 

 

5.5.2. Correlação entre os objetivos da qualidade e os princípios da política de qualidade

 

 

 

 

OBJETIVOS DA QUALIDADE

PRINCÍPIOS DA POLÍTICA DA QUALIDADE			Manter o índice de satisfação do cliente = Meta = Acima de 90%	Aumentar a rentabilidade = 20%	Aprimorar o conhecimento técnico dos colaboradores = Meta = 100% com treinamento	Manter o processo de modernização da serventia, com total informatização na realização dos atos = Meta = 100% modernizado	Reduzir acidente no trabalho = Meta = 100% sem acidente
Ser reconhecido pela qualidade do serviço prestado		X			X	X
Agir estrategicamente para a solução rápida de problemas		X		X		X
Aplicar técnicas de controle e gestão organizacional e administrativa		X		X	X	X
Desenvolver líderes e estimular a cooperação entre os colaboradores.		X		X	X		X

 

 

 

5.5.3. Planejamento do SGQ

O Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina assegura que o planejamento e desenvolvimento do Sistema de Gestão da Qualidade está em conformidade com os princípios e os objetivos da qualidade, mantendo-se a integridade, além da melhoria contínua através da análise crítica.

 

5.6. Responsabilidade, autoridade e comunicação

Fica estabelecido que a responsabilidade e autoridade de cada membro deve estar expressa, livre de qualquer dúvida ou indagação.

 

5.6.1. Responsabilidade do colaborador

A responsabilidade de cada colaborador do Segundo Ofício Extrajudicial fica estabelecida por ata e deve ser fixada no mural em determinados setores do serviço. Na Carteira de Trabalho e Previdência Social fica anotada a função desempenhada pelo colaborador. 

 

5.6.2. Autoridade

Fica nomeado o colaborador Hélio Junior de Souza Junior como membro da organização da administração com autoridade para:

a)      assegurar que o Sistema de Gestão de Qualidade seja implantado na Serventia, assim como mantido com êxito;

b)      relatar como está o funcionamento do sistema Gestão de Qualidade implantado na Serventia e as possíveis melhorias;

c)      Assegurar a conscientização da importância do cliente dentro do programa de qualidade da Serventia.

 

5.6.3. Comunicação

O processo de comunicação interno fica estabelecido através de e-mails, whatsApp, reuniões, avisos afixados em mural, intranet, entre outros que possam ser incorporados no dia a dia do serviço, buscando-se o êxito do Sistema de Gestão da Qualidade desenvolvido na Serventia.

 

5.7. Análise crítica do titular

O Gestor, também na função de Notário e Registrador, com ajuda do líder de cada setor da Serventia, fará análise crítica do Sistema de Gestão de Qualidade dos produtos e serviços prestados ao cliente a cada 3 (três) meses, a partir da edição do presente Manual. A análise crítica consiste na avaliação de oportunidades para a melhoria da política de qualidade, não somente para averiguar a satisfação do cliente, mas também do colaborador. Trata-se de análise do desempenho no processo de prestação do serviço ao cliente, sendo este vital a realimentação de dados, cujas informações contribuirão para a adoção de ações preventivas e corretivas.

 

6. Gestão de Recursos

6.1. Provisão de recursos

O titular do Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina tem a obrigação de prover os recursos financeiros e humanos necessários para:

a)      implantar e manter o Sistema de Gestão da Qualidade, assim como melhorar com o tempo a sua eficácia;

b)      atender da melhor forma o cliente da Serventia, sempre visando à plena satisfação, sem se descuidar da segurança e eficiência do serviço prestado.

 

6.2. Recursos humanos

A gestão de pessoas do Segundo Ofício Extrajudicial tem por escopo o melhor desenvolvimento e aproveitamento do potencial dos colaboradores, em especial pela exigência da eficiência e segurança no serviço prestado ao usuário, o que impõem criterioso processo de provisão do seu quadro funcional.  

Todo colaborador que ingressar no quadro funcional da Serventia terá que apresentar os documentos pessoais e passará por período de experiência, dentro do período de 45 (quarenta e cinco) dias, podendo ser prorrogável por igual período, devidamente assinada a Carteira de Trabalho e Previdência Social, com definição da função a ser desempenhada. O exame médico também será exigido para a contratação. Após tal período, a Carteira Profissional será assinada de forma definitiva.

O lotacionograma do Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina tem as seguintes funções:

·         Tabelião ou Notário, e Registrador ou Oficial de Registro;

·         Tabeliã e Oficiala de Registro substituta;

·         Escrevente Autorizado no setor de Tabelionato de Notas;

·         Escrevente Autorizado na Recepção para autenticação e reconhecimento de firma;

·         Escrevente Autorizado no setor de Tabelionato de Protestos;

·         Escrevente no setor de Registro Civil das Pessoas Naturais;

·         Escrevente no setor de Registro Civil das Pessoas Jurídicas;

·         Escrevente no setor de Tabelionato de Notas;

·         Escrevente no setor da Recepção para autenticação e reconhecimento de firma;

·         Escrevente no setor de Tabelionato de Protestos;

·         Auxiliar no setor de Registro Civil das Pessoas Naturais;

·         Auxiliar no setor de Registro Civil das Pessoas Jurídicas;

·         Auxiliar no setor de Tabelionato de Notas;

·         Auxiliar no setor de Tabelionato de Protestos;

·         Auxiliar na Recepção para autenticação e reconhecimento de firma;

·         Auxiliar de Serviço.

A função de cada colaborar deverá estar descrita em ata a ser arquivada em livro, denominado “Livro de Atas”, bem como no Livro de Empregados que permanecerá arquivado na Serventia, e cujo lotacionograma será informado pelo titular no período de seis em seis meses ao Juiz Diretor e Corregedor do Foro Judicial da Comarca de Nova Xavantina.

O treinamento e a capacitação dos colaboradores serão práticas imprescindíveis, não somente na contratação, mas também no desenvolvimento profissional dentro do quadro funcional, sempre almejando melhorias no produto ou no serviço prestado ao cliente e o pleno atendimento da Missão – Visão – Valores traçados no Planejamento Estratégico entregue ao colaborador e fixado em cada setor da Serventia.

Para o aperfeiçoamento dos colaboradores serão fornecidos, rotineiramente, material didático, palestras, cursos, aulas e avaliações.

 

6.3. Fluxograma

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

    

 

 

 

 

 

 

 

6.4. Infraestrutura

O titular do Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina tem a responsabilidade de prover e manter a infraestrutura adequada para fornecimento  dos produtos e serviços ao usuário:

a)      o edifício com localização estratégica para a fácil acessibilidade dos clientes, espaço de trabalho dividido em setores, tendo em vista cada competência, todos devidamente sinalizados, bem como adoção de medidas preventivas de segurança, p. ex., extintores para diversos tipos de objetos, saída de emergência, distanciamento adequado das mesas, adoção das regras estabelecidas pela ABNT, sala isolada para servidor;

b)      o uso de equipamentos de processo, entre eles materiais (computadores modernos, impressoras à laser, nobreaks, fotocopiadores para grande tiragem de cópias e com scanner apropriado para os livros, roteadores etc), programas de computador, internet separada para colaboradores e para usuários do serviço e Wi-Fi, backup nas nuvens e externo etc;

c)      os serviços de apoio, como transporte fornecido ao colaborador, sistemas de comunicação (ver item 5.6.3).

 

6.5. Ambiente de trabalho

O ambiente de trabalho deve fornecer ao colaborador as condições propícias para a recepção, execução e entrega do produto ou do serviço solicitados, com redução ao máximo de riscos para a saúde física e mental, p. ex., redução de ruídos, iluminação adequada, temperatura amena e humidade dentro do padrão aceitável. A parte elétrica precisa passar por rotineira manutenção, assim como a instalação hidráulica. O colaborador está orientado para a cada 40 minutos realizar um exercício funcional.

 

7. Realização do serviço

7.1.  Planejamento da realização do serviço

O próprio Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina tem a incumbência de planejar, desenvolver e aplicar os procedimentos necessários para a realização do serviço e fornecimento do produto, conforme solicitação do cliente, sempre em conformidade com os princípios da Política da Qualidade e Objetivos da Qualidade. 

 

7. 2. Processos relacionados aos clientes

7.2.1. Determinação de requisitos relacionados ao produto

a) os processos representam, dentro da Serventia, as atividades logicamente relacionadas na busca de resultados solicitados pelos clientes, ou seja, os requisitos especificados, inclusive para a entrega e para atividades pós-entrega;

 b) a utilização dos recursos disponíveis. Os recursos relacionados ao pleno atendimento do produto solicitado pelo cliente são: – Recursos Humanos; – Recursos Financeiros; – Recursos Tecnológicos;

c) os requisitos não declarados pelo cliente, mas essencial para o ato notarial ou de registro pretendido e eficaz;

d) outros requisitos adicionais considerados necessários pelo titular do Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina.

 

7.2.2. Análise crítica dos requisitos relacionados produtos

O Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina, na pessoa de seu titular e líderes, analisa criticamente os requisitos relacionados ao serviço, cuja análise antecede a sua prestação, para tanto, assegurando que:

a)      os requisitos do serviço estão definidos;

b)      os requisitos do pedido que difiram daquele previamente manifestados estão resolvidos;

c)      a capacidade para atender aos requisitos.

 

7.2.3. Comunicação com o cliente

A comunicação tem especial tratamento, pois o cliente deve estar ciente em relação aos produtos ou os serviços prestados nas diversas competências do Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina. A realimentação de dados do cliente deve ser rotineira, inclusive suas reclamações. São colocados à disposição do cliente os seguintes meios de comunicação:

·         Telefone fixo (66) 3438-3183;

·         Site institucional em nome de www.2oficionx.com.br, por meio do ícone “Fale Conosco”;

·         Facebook: www.facebook.com.SegundoOficioExtrajudicialDeNovaXavantina;

·         Twitter: http:̸twitter.com̸̸cartorionx;

·          WhatsApps e e-mails:

*Comunicação interna: 2oficionovaxavantinamt (66) 8434-7255;

*Registro Civil das Pessoas Naturais e Registro Civil das Pessoas Jurídicas (66) 3438-3183. E-mail: registrocivil2nx@hotmail.com;

*Tabelionato de Notas (Escrituras diversas, procurações diversas, atas notariais e testamento) e Tabelionato de Protestos (66) 8434-7255, (66) 9222-5933, (66) 9988-4972. E-mail: tabprot2nx@hotmail.com;

*Tabelionato de Notas (Autenticação, reconhecimento de firma e cartão de autógrafos) (66) 8434-7255. E-mail: conf2nx@hotmail.com;

*Geral e dúvidas (66) 8434-7255. E-mail: cartorionx@hotmail.com.

·         Pesquisa de satisfação do cliente in loco, por meio de caixa de “Sugestões e Críticas”.

·         Utilização de todas as Centrais Eletrônicas:

*CEI;

*CENSEC;

*CRC NACIONAL;

* CENPROT;

* SIRC

 

7.3. Projeto e desenvolvimento

Não aplicável.

 

7.4. Aquisição

7.4.1. Processo de aquisição. Principais Fornecedores

O Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina avalia e seleciona fornecedores com base na sua capacidade de fornecer produtos de acordo com os requisitos estabelecidos. Critérios para seleção, avaliação e reavaliação são adotados de acordo com a qualidade, preço, disponibilidade de fornecimento e prazo de entrega. A seguir estão catalogados os principais fornecedores de produtos e serviços para o Segundo Ofício Extrajudicial estão abaixo catalogados.

 

CATÁLOGO DE FORNECEDORES DO SEGUNDO OFÍCIO EXTRAJUDICIAL

ALFA TECNOLOGIA

·         Hospedagem, manutenção de website do Segundo Ofício Extrajudicial.

 

Endereço: Av. Couto Magalhães, n. 01, Centro – Nova Xavantina – MT

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 9235-0200                                                           WhatsApp: (66) 9236-0200

ART RÓTULOS E ETIQUETAS INDÚSTRIA COMÉRCIO

·         Etiqueta personalizada para selo digital

·         Fita para impressão IMAK – Ribon 110×74 Cera

 

Endereço: Avenida Beira Rio, n. 1.191, Bairro Jardim Califórnia, Cuiabá-MT.

CEP:78.025-302

Fone: (65) 3023-1613

BANCO DO BRADESCO S.A

Endereço: Av. Mato Grosso, n. 254, Centro, Nova Xavantina-MT.

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 3438- 1360

BANCO DO BRASIL S.A

Endereço: Av. Mato Grosso, n. 121, Centro, Nova Xavantina – MT.

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 3438-1191

CONTIPLAN INDÚTRIA GRÁFICA – PAPEL DE SEGURANÇA

·         Papel de segurança para certidão – Nascimento, casamento, óbito.

Endereço: Rua Francisco Hurtado, n. 431, Água Funda, Nova Xavantina – MT.

CEP: 04156-040

Fone: (11) 2107-5500; (31) 99983-4712; (31) 99983-8019   WhatsApp: (31) 9983-4712 

COOPERATIVA CRÉDITO SICREDI

 

Endereço: Av. Mato Grosso, n. 385, Centro, Nova Xavantina – MT.

CEP: 78.690-000

Fone: 3438-1395

CREATIVE CÓPIAS

·         Material de informática;

·         Impressoras;

·         Tonner.

 

Endereço: Avenida Beira Rio, n. 1.191, Bairro Jardim Califórnia, Cuiabá-MT.

CEP:78.025-302

Fone: (66) 3520-9000

 

 

 

 

 

ENERGISA – CENTRAIS ELÉTRICAS

Endereço: Avenida Ceará, Centro, Nova Xavantina – MT.

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 3438-1395

EXTINCHAMA EXTINTORES

·         Fornecimento e recarga de extintores em pó e líquido.

 

Endereço: Rua 05, n. 235, Centro, Água Boa – MT.

CEP: 78.640-000

Fone: (66) 3468-3934                                                      WhatsApp:(66) 3468-3934

FABIO CAPAS E ENCADERNAÇÕES

·         Fornecimento de capas para livro;

·         Restauração de livros.

 

Endereço:  Rua Heron Rodrigues Fernandes, n. 160, Centro, Capivari de Baixo – SC

CEP: 88.745-000

Fone: (48) 3623-0476; 3623-3472                              WhatsApp:(48) 9843-99779

GRÁFICA TIPOALFA

·         Caneta personalizada da serventia, de cor azul;

·         Cartão de visita;

·         Envelope de cor branca, tamanho pequeno;

·         Envelope de cor amarela, tamanho grande;

·         Folha para atos lavrados em livro da Serventia: Livro de Casamento, Livro de Nascimento, Livro de Óbito, Livro de Inscrição no Livro “E” (Registro Civil das Pessoas Naturais); Livro de Inscrição de Pessoa Jurídica (Registro da Pessoa Jurídica); Livro de Protesto (Tabelionato de Protesto); Livro de Escrituras Públicas, Livro de Procurações e Substabelecimentos, Livro de Testamento (Tabelionato de Notas).

 

Endereço: Av. Couto Magalhães, n. 220, Nova Xavantina – MT.

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 3438-1366; (66) 3438-1573                              WhatsApp: (66) 3438-1366

INFOBARRA SOLUÇÕES LTDA

·         Provedor de internet.

 

Endereço: Av. Ceará, n. 429, Bairro Centro  – Nova Xavantina – MT

CEP: 78.600-000

Fone: (66) 3438-2157

INFOCENTER INFORMÁTICA

·         Tonner;

·          Computador;

·         Acessórios para computador;

·         Suprimentos;

·         Suporte técnico.

 

Endereço: Avenida Rio Grande do Sul, n. 700, Bairro Centro, Nova Xavantina-MT.

CEP: 78.690-000

Fone: (65) 3438-2083.    WhatsApp: (66) 9963-5461

JVM INFORMÁTICA

·         Tonner;

·          Multifuncional;

·         Acessórios para computador;

·         Suprimentos.

 

Endereço: Avenida Miguel Sutil, n. 13.762, Bairro Miguel Sutil, Cuiabá-MT.

CEP: 78.028-400

Fone: (65) 3637-6040

JS PAPEL DE SEGURANÇA E ENCADERNAÇÃO

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 3438-1933.

·         Papel de Segurança para emissão de certidão ou segunda via de nascimento, casamento e óbito.

 

Endereço: R, n. 16, Bairro Gutierrez, Belo Horizonte – MG. CEP:

Fone: (31) 3041-4257; 99983-4712; 99983-8019

PAPELARIA ALINE

·         Papel A04;

·         Pasta suspensa, Pasta AZ;

·         Caixa Arquivo, grampeador;

·         Material de escritório em geral.

 

Endereço: Avenida Mato Grosso,  n. 172, Bairro Jardim das Oliveira, Nova Xavantina-MT.

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 3438-1381

PROSIX SOLUÇÕES

·         Provedor de sistemas;

·         Software.

 

Endereço: Avenida Getúlio Vargas, n. 155, Sala 2, Cuiabá – MT

CEP: 78.000-000

Fone: (64) 3638-2441

REFRIVALE REFRIGERAÇÃO

·         Venda e manutenção de ar-condicionado.

 

Endereço: Avenida São Paulo esquina com avenida Rio Grande do Sul, n. 7, Nova Xavantina – MT

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 3438- 1645

REFRIGERAÇÃO SÃO LUIS

·         Venda, manutenção e limpeza de ar-condicionado.

 

Endereço: Av. Rio Grande do Sul, n. 1004, Centro Comercial, Nova Xavantina – MT.

CEP: 78.690-000

SETAE – SERVIÇO DE TRATAMENTO DE ÁGUA E ESGOTO

·         Fornecimento de água e tratamento de esgoto.

 

Endereço: Avenida Rio Grande do Sul, n. 520, Nova Xavantina – MT

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 3438- 3595

SUPERMERCADO MINEIRÃO

·         Papel A4 e material de higiene e limpeza.

 

Endereço: Avenida Ceará, n. 269, Bairro Centro, Nova Xavantina – MT. CEP: 7.690-000

Fone: (66) 3438-1323

TRES IMPRESSOS DE SEGURANÇA LTDA – SERJUS – ANOREG MG – ASSOCIAÇÃO DOS NOTÁRIOS E REGISTRADORES DE MINAS GERAIS

·         Papel de Segurança para emissão de certidão ou segunda via de nascimento, casamento e óbito.

 

Endereço: Rua Cônego Rocha Franco, n. 16, Bairro Gutierrez, Belo Horizonte – MG. CEP:

Fone: (31) 3041-4257

TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE MATO GROSSO

·         Selo de Autenticidade para atos de Notas e de Registro.

 

Endereço: Rua C, s.n, Centro Político Administrativo, Cuiabá – MT

CEP: 78.049-926

Fone: (65) 3617-3000

UNIFIOS CONFECÇÕES

Endereço: Av. Olinda, n. 338, Centro Comercial, Nova Xavantina – MT.

CEP: 78.690-000

Fone: (66) 98400-9269                          WhatsApp: (66)  8400-9269

 

7.4.2. Informações de aquisição

As informações de aquisição descrevem o produto ou serviço a ser adquirido para assegurar a prestação de serviço ao cliente, conforme a solicitação.

 

7.4.3. Verificação do produto ou serviço adquirido

O Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina estabelece a prática de inspeção nos produtos e serviços adquiridos, tendo em vista assegurar que os requisitos especificados foram atendidos.

 

7.4.4. Processos de produção e prestação do serviço

 

REGISTRO CIVIL DAS PESSOAS NATURAIS: Nascimento, casamento, óbito, inscrição no Livro “E” e segundas vias

 

 

 

Cliente

 

 

REGISTRO DAS PESSOAS JURÍDICAS: Inscrição e averbação de atas e estatutos, Certidão

 

 

 

Cliente

 

TABELIONATO DE NOTAS: Autenticação, Cartão de Autógrafo e Reconhecimento de Firma

 

 

 

Cliente

 

 

TABELIONATO DE NOTAS: Ata Notarial, Escritura, Procuração, Testamento e Certidão

 

 

 

Cliente

 

 

TABELIONATO DE PROTESTO: Apontamento e Protesto de títulos e documentos de Dívida Ativa, Certidão

 

 

 

Cliente

                                          

 

7.4.5. Documentos do cliente

O titular e demais colaboradores do Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina têm total cuidado com os documentos deixados pelos clientes sob seu controle ou por eles utilizados para a prática dos atos de notas e registro. Nas hipóteses de danificação, perda ou inadequação para o uso, o responsável pela guarda do documento tem o dever de informar o Tabelião e Registrador, além do cliente.

 

7.4.6. Preservação dos serviços

O Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina assegura a conformidade de seus produtos e serviços durante o processo de protocolo, execução e entrega para o cliente. Os atos lavrados em livro estão armazenados digitalmente em backup interno e em provedor externo.

 

7.5. Fornecimento do serviço ou do produto

7.5.1. Controle do fornecimento do serviço ou do produto

O Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina planeja a prestação do serviço ou o fornecimento dos produtos em condições controladas, incluindo:

a)      a disponibilidade de informações que descrevam a prestação de serviços e fornecimento de produtos;

b)      a disponibilidade de instrução sobre o trabalho a ser desempenhado em cada setor;

c)      o uso de equipamentos adequados, especialmente de informática;

d)      a implementação de medição e monitoramento;

e)      a implementação de atividade de liberação, execução, entrega e pós entrega do serviço ou do produto solicitados.

 

7.5.2. Validação de projeto e desenvolvimento

O Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina valida qualquer processo legal de prestação de serviços ou fornecimento de produtos capaz de atingir os resultados almejados.

A Serventia fixa providências para tais processos, incluindo quando aplicável:

a)      critérios definidos para a análise crítica e aprovação dos procedimentos;

b)      a aprovação de equipamento e qualificação de pessoas;

c)      uso de métodos e procedimentos específicos;

d)      requisitos para registro;

e)      revalidação.

 

7.5.3. Identificação e rastreabilidade

O Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina, sendo exigido, identifica o serviço ou o produto por meio adequado, assim como a situação envolvendo os requisitos de monitoramento e medição, além da identificação.

 

7.6.  Controle de equipamento de monitoramento e medição

O Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina fixa as medições e monitoramentos a serem realizados e os equipamentos usados, todos necessários para a comparação dos serviços de notas e registro executados em conformidade com os requisitos estabelecidos, inclusive pelo cliente.

 

8.  Medição, análise e melhoria

8.1. Generalidades

O Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina coloca em prática os procedimentos necessários para o monitoramento, análise e melhoria, cujas finalidades são:

·         Demonstrar a conformidade aos requisitos do serviço, por meio do controle das não conformidades;

·         Assegurar a conformidade do Sistema de Gestão da Qualidade, através de consultorias contratadas, reuniões e medição de indicadores;

·         Melhorar continuamente a eficácia do SGQ, através de consultorias contratadas, reuniões e medição de indicadores.

 

8.2. Monitoramento e medição

8.2.1. Satisfação do cliente

O Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina monitora informações relativas à satisfação do cliente sobre a Serventia e a execução e fornecimento dos produtos e serviços, mediante o sistema “Pesquisa de Satisfação do Cliente”, utilizando os meios especificados no item 7.2.3.

 

8.2.2. Auditoria interna

O Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina realiza auditorias internas, em intervalos de seis e seis meses, com a finalidade de verificar se o Sistema de Gestão da Qualidade implantado está em consonância com a NBR ISO 9001:2008, ISO 15906:2010 e com o presente Manual de Qualidade.

 

8.2.3. Monitoramento e medição de processo

O Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina aplica métodos para monitoramento e, quando exigido, para medição dos procedimentos do SGQ. Esses métodos demonstram a capacidade em alcançar os resultados previstos. Não sendo alcançados os resultados, as medidas de correção serão utilizadas.

 

8.2.4. Monitoramento e medição de serviço

8.3. Controle de não conformidade

O Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina assegura que os serviços e produtos que estejam não conformes sejam refeitos, sem acréscimo de custo ou encargo para o cliente.

Os controles, o responsável e regras destinados à averiguação da não conformidade estão especificados em ata assinada pelo titular e colaboradores da Serventia. 

A Serventia trata os serviços e produtos não conformes do seguinte modo:

a)      execução de ações para eliminar a não conformidade detectada;

b)      execução de ação para impedir seu uso não pretendido;

c)      são mantidos registros das não conformidades e quaisquer ações subsequentes executadas.

Após a correção do produto ou serviço não conforme, esse é novamente verificado para confirmar o preenchimento dos requisitos de conformidade.

Quando a não conformidade for constatada após a entrega do serviço ou produto, a Serventia toma as ações apropriadas em relação aos efeitos ou potenciais efeitos. A informação de cada não conformidade está documentada em livro próprio, denominado “Pasta de Descrição e Tratamento de Produto ou Serviço Não Conforme”.

 

8.4. Análise de dados

O Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina coleta e analisa dos apropriados para demonstrar a adequação e conformidade do SGQ e para avaliar onde as melhorias do sistema podem ser realizadas.

A análise de dados fornece informações sobre a satisfação do cliente, conformidade com os requisitos do produto ou serviço prestado, ações preventivas e análise crítica do titular e líderes dos setores da Serventia.

 

8.5 Melhorias

 

O Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina assegura o cumprimento das especificações estabelecidas no Sistema de Gestão da Qualidade, objetivos da qualidade, análise de dados, eventuais auditorias e correições, ações corretivas e preventivas, e análise crítica pelo titular e líderes do serviço extrajudicial.

Em sua visão de liderança e práticas de coaching, o tabelião leva em consideração saber dar feedbacks eficientes aos seus colaboradores, cujos benefícios são:

§  ter uma visão clara e segura de sua performance e dos modos de melhorá-la;

§  descobrir e maximizar seus pontos fortes e minimizar seus pontos fracos;

§  aumentar o foco e a produtividade;

§  responsabilizar-se pela busca de soluções.

 

8.5.1. Ação Corretiva

O Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina realiza ações para eliminar as causas de não conformidade potenciais, cujo objetivo é evitar a sua repetição. As ações corretivas são propícias para eliminar os efeitos das não conformidades detectadas. O tabelião, em determinadas ocasiões, emprega o feedback corretivo para sanar um comportamento inadequado, cujo comportamento pode acarretar prejuízo para à equipe e para o serviço prestado ao cliente. O mesmo feedback é empegado quando ocorre baixa performance e produtividade do colaborador ou da equipe.

Um procedimento documentado estabelece o histórico das não conformidades, inclusive as reclamações dos clientes, determinação das causas, avaliação da necessidade de ações para garantir que não se repita as não conformidades, registros dos resultados das ações executadas, análise crítica das ações corretivas executadas, onde tudo fica registrado na “Pasta de Descrição e Tratamento de Produto ou Serviço Não Conforme”.

 

8.5.2. Ação preventiva

O Segundo Ofício Extrajudicial da Comarca de Nova Xavantina define ações para eliminar as causas de não conformidades potenciais, para evitar suas ocorrências. As ações preventivas são adequadas aos efeitos dos problemas potenciais.

 Um procedimento documentado estabelece o histórico das não conformidades, determinação das causas, avaliação da necessidade de ações para garantir a não ocorrência, registros dos resultados das ações executadas, análise crítica das ações preventivas executadas, onde tudo fica registrado na “Pasta de Descrição e Tratamento de Produto ou Serviço Não Conforme”.

 

8.5.3 Feedback positivo

Como ressalta o titular aqui também como coach, o feedback positivo fortalece o vínculo de cordialidade quanto ao colaborador, pois envolve respeito, consideração e valorização de esforços. Ele permite estabelecer uma reflexão conjunta sobre a performance, levando ao crescimento pessoal e profissional.

Na aplicabilidade do feedback positivo, o titular/coach adota determinados requisitos, entre eles:

a)      realizar a conversa em ambiente reservado, de preferência, portanto, dar e receber o feedback em particular;

b)      realizar uma introdução do assunto, o contexto do objeto da discussão, mas sem esquecer de ser cordial. Nesse ponto, p. ex., pode ser abordado em quais atividades o colaborador teve melhor aproveitamento, facilitando o feedback;

c)      reconhecer o trabalho do colaborador – o tabelião entende que o reconhecimento do trabalho trará motivação para o colaborador, além mostrar melhoria para fortalecer a performance;

d)      adotar frequentemente o feedback positivo – o titular do serviço entende que o constante feedback positivo favorece o desempenho adequado do trabalho;

e)      solicitar ideias aos colaboradores – dessa forma, o tabelião busca maior participação dos colaboradores, mantendo a continuidade do bom desempenho e desenvolvimento profissional, melhorando o clima organizacional e maiores condições par o enfrentamento dos desafios do dia a dia.

 

9 Emprego de tecnologia

A Serventia cumpre padrões mínimos de tecnologia da informação para a segurança, integridade e disponibilidade de dados para a continuidade da atividade pelos serviços notariais e de registro, p. ex., política de mecanismos preventivos de controle físico e lógico envolvendo um plano de continuidade contra ocorrências nocivas ao regular funcionamento do serviço de notas e de registro (CNJ, Prov. 74̸2018, art. 2ͦ, inciso I):

·         Quanto à energia, configura-se estável, bem como rede elétrica devidamente aterrada, inclusive no padrão e link de comunicação de dados de Classe 3: 10 megabits.

 

·         A Serventia conta com local técnico (CPD) isolado dos demais ambientes, assim como implantação de divisórias e acessibilidade por meio de controle de acesso restrito aos colabores da área técnica.

 

·         A Serventia dispõe de local refrigerado, próprio para a exigência dos aparelhos e computadores utilizados para a consecução dos serviços.

 

·         Em relação ao backup (CNJ, Prov. 74̸2018, art. 3ͦ): Os livros e atos eletrônicos são arquivados mediantes cópias de segurança, em intervalos não superiores a 24h, utilizando-se, principalmente, o sistema devidamente aterrado, inclusive no padrão e programa da empresa Prosix. São geradas imagens que facilitam a recuperação dos atos praticados nas últimas cópias de segurança, em até pelo menos 30 minutos antes da ocorrência. A serventia utiliza, ainda, cópias de segurança em mídia eletrônica e backup em nuvem, da mesa forma, armazenadas em local distinto da serventia. 

 

·         Em atendimento aos padrões mínimos elencados no anexo do Prov. 74̸2018 do CNJ (Art. 6ͦ e p.u.): Os padrões mínimos estabelecidos no anexo, cuja serventia está enquadrada na classe 3, estão sendo implantados, praticamente atingindo 100%, inclusive com o licenciamento de todos os softwares, p.ex., Windows 10. Portanto, presente o serviço de cópias de segurança da internet, com backup em nuvem (Empresa Prosix responsável pelo procedimento).

 

·         A Serventia está aparelhada com switch para conexão de equipamentos internos, roteador para controle de coxões externas e internas, softwares licenciados, firewall e prosy (controle de acesso externo).

 

·         A Serventia dispõe de colaboradores e pessoas treinadas na operação do sistema e das cópias de segurança, em especial a Empresa Prosix, devidamente contratada para assegurar o serviço de manutenção técnica com suporte.

 

·         Em relação à transmissão de todo o acervo eletrônico e continuidade da prestação do serviço, e caso de sucessão (CNJ, Prov. 74̸2018, art. 7ͦ): A serventia está 100% apta para transmitir todo o acervo pertencente, bem como senhas e dados necessários, com total garantia da continuidade da prestação do serviço de forma eficiente e ininterrupta, em caso de sucessão.

 

 

 

Elaborado por Marcos Roberto Haddad Camolesi.
*Todos os direitos reservados

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