O LIVRO DIARIO AUXILIAR: O CONTROLE FINANCEIRO PARA A REGULAR PRESTAÇÃO DO SERVIÇO DE NOTAS E REGISTRO
Sumário: 1 Introdução 2 O que significa o livro diário auxiliar 3 O gerenciamento financeiro e administrativo dos serviços extrajudiciais 4 Da obrigatoriedade de envio do livro diário auxiliar para o visto da juíza corregedora permanente 5 A fiscalização da prestação do serviço extrajudicial 6 A escrituração do livro caixa auxiliar 7 Receitas e despesas não inseridas no Livro diário auxiliar 8 Conclusão
Palavra-chave: Livro diário auxiliar – Fiscalização – Escrituração – Vedações.
1 Introdução
O presente artigo aborda, de forma clara e sucinta, o Livro Diário Auxiliar, cujo livro faz parte, obrigatoriamente, do acerco da serventia, em especial, na prevenção de descontrole financeiro e prejudicial ao regular funcionamento do serviço na prática dos atos de notas e de registros, inclusive protesto, portanto, envolvendo todas as competências previstas em lei, porém de forma individualizada.
Na sequencia, destaca-se a obrigatoriedade do envio do Livro Caixa Auxiliar para o visto do Juiz Corregedor Permanente, sempre dentro de determinado prazo.
Em seguida, trata-se o poder fiscalizatório do Judiciário em relação ao Livro Caixa Auxiliar, inclusive a possibilidade de imposição de sanção na hipótese de sua escrituração deficiente ou por ausências de informações.
Outro tópico expõe os dados exigidos para a correta escrituração do Livro Caixa Auxiliar, os lançamentos de receita e despesa de forma individualizada, bem como a apuração dos saldos diário, mensal e anual, dentro dos padrões dos livros contábeis, além de assinalar, no tópico seguinte, o que não deve constar no citado livro.
2 O que significa o livro diário auxiliar
Todos os serviços notariais e de registro deverão ter em seu arquivo, como livro obrigatório, o Livro de Registro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa.CNGCEMT, art. 146. Cada Serviço terá obrigatoriamente os livros exigidos pela legislação em vigor e ainda os instituídos pela Corregedoria-Geral da Justiça do Estado de Mato Grosso, a saber:
I – Livro de Visitas e Correições;
II- Livro Caixa;
III – Livro de Movimento de Controle de Selos, somente obrigatório para serventias deficitárias;
IV – Livro Diário Auxiliar;
V – Livro de Controle de Depósito Prévio, nas hipóteses legais;
VI – Livro de Carta de Sentença para tabelionato de notas;
VII – Livro de Conciliação.
O Livro Diário Auxiliar, considerado livro administrativo, e não contábil ou fiscal, deverá ser escriturado separadamente do Livro de Controle de Depósito Prévio.
A obrigatoriedade do livro diário auxiliar tem fundamento, pois previne o descontrole financeiro que poderá colocar em perigo o regular funcionamento de um serviço extrajudicial, ou seja, um serviço prestado por agentes públicos, ou ainda mais correto, por particulares delegados em colaboração com o Poder Público.
3 O gerenciamento financeiro e administrativo dos serviços extrajudiciais
Em termos de previsão legal, destaca-se o Provimento 45̸2015 da Corregedoria Geral da Justiça, uma vez que disciplina a manutenção e escrituração de Livro Diário Auxiliar pelos titulares de delegações e pelos responsáveis interinamente por delegações vagas do serviço extrajudicial de notas e de registro.
4 Da obrigatoriedade de envio do livro diário auxiliar para o visto da juíza corregedora permanente
Primeiramente, destaca-se a tempestividade de envio do Livro Diário Auxiliar da receita e da despesa para ser visado pela Juíza Corregedora Permanente, pois a exigência da norma determina o envio até o décimo dia útil de fevereiro do ano posterior à escrituração, conforme exposto em seu art. 357, senão vejamos:
Art. 357. Anualmente, até o décimo dia útil do mês de fevereiro, o Livro Diário Auxiliar será visado pelo Juiz Corregedor Permanente, que determinará, sendo o caso, as glosas necessárias, podendo, ainda, ordenar sua apresentação sempre que entender conveniente.
§ 1º. O requerimento de reexame da decisão que determina exclusão de lançamento de despesa deverá ser formulado no prazo de recurso administrativo de 10(dez) dias, nos termos do art. 25 desta consolidação.
§ 2º É facultado ao Oficial apresentar o Livro Diário Auxiliar para inspeção e fiscalização do Poder Judiciário em meio digital, observando-se as medidas de seguranças para o seu armazenamento.
No mesmo sentido o art. 11 do Provimento 45̸2015 do Conselho Nacional de Justiça:
Art. 11 Anualmente, até o décimo dia útil do mês de fevereiro, o Livro Diário Auxiliar será visado pela autoridade judiciária competente, que determinará, sendo o caso, as glosas necessárias, podendo, ainda, ordenar sua apresentação sempre que entender conveniente.
Um detalhe importante diz respeito à possibilidade de envio do Livro Diário Auxiliar para fiscalização em meio digital, sendo que a serventia também consta com esse modelo de escrituração de todos os livros, inclusive com backup.
5 A fiscalização da prestação do serviço extrajudicial
Apesar de ser do titular do serviço extrajudicial a atribuição do gerenciamento administrativo e financeiro do serviço, não resta dúvida do poder de fiscalização e normatização pelo Poder Judiciário, inclusive por intermédio de correições ordinárias e̸ou extraordinárias, ou seja, o exercício correicional será exercida por intermédio de inspeções, correições permanentes, ordinárias, periódicas e extraordinárias, gerais ou parciais.
Quanto à correição, a atividade será exercida pelo Corregedor-Geral da Justiça e nos limites da Comarca, pelo respectivo Juiz, compreendendo a orientação, fiscalização e inspeção constante das serventias (CNGCEMT, art. 4ͦ). A competência para fiscalização administrativa dos Serviços Notariais e de Registro é do Juízo da Direção do Foro da Comarca (nominado Corregedor Permanente), sem prejuízo das atribuições do Corregedor-Geral da Justiça, entendido este como autoridade competente, nos termos do art. 38 da LNR.
O poder fiscalizatório do Judiciário está exposto no art. 37 da L.8.935̸.94, cuja redação diz que “A fiscalização judiciária dos atos notariais e de registro, mencionados nos artes. 6º a 13, será exercida pelo juízo competente, assim definido na órbita estadual e do Distrito Federal, sempre que necessário, ou mediante representação de qualquer interessado, quando da inobservância de obrigação legal por parte de notário ou de oficial de registro, ou de seus prepostos”.
E destaca que em autos ou papéis de que conhecer, o Juiz verificará a existência de crime de ação pública, e, em caso de suspeita, remeterá ao Ministério Público as cópias e os documentos necessários ao oferecimento da denúncia.
Envolvendo o Livro Diário Auxiliar, a fiscalização da Corregedoria Geral da Justiça ou do Corregedor permanente da comarca engloba a verificação da observância pelos titulares da delegação do cumprimento das obrigações tributárias, inclusive no que se refere ao lançamento de valores que compõem as bases de calculo do Imposto de Renda (IR) e do Imposto Sobre Serviços (ISS). Nesse contexto, envolvendo tributos, abrange o correto recolhimento do que venha ser arrecadado, assim como o repasse de porcentagem dos emolumentos para os Tribunais de Justiça, via Departamento de Arrecadação, tendo por finalidade o Fundo de Amparo ao Judiciário e outras entidades, inclusive ao Fundo de Compensação do Registro Civil das Pessoas Naturais, objetivando-se o reembolso pelos atos gratuitos praticados.
A fiscalização do Poder Judiciário abrange a atuação dos responsáveis interinamente por delegações em serviços extrajudiciais, em virtude de vacância ou intervenção. Os responsáveis interinamente por delegações vagas de notas e de registro lançarão no Livro Diário Auxiliar o valor da renda líquida excedente a 90,25% dos subsídios de Ministro do Supremo Tribunal Federal que depositarem à disposição do Tribunal de Justiça correspondente, indicando a data do depósito e a conta em que realizado, observadas as normas editadas para esse depósito pelo respectivo Tribunal.
Destacando novamente a LNR, em seu art. 30 enumera os deveres dos notários e dos oficiais de registro, merecendo aqui a menção os seguintes incisos:
I – manter em ordem os livros, papéis e documentos de sua serventia, guardando-os em locais seguros;
[…]
III – atender prioritariamente as requisições de papéis, documentos, informações ou providências que lhes forem solicitadas pelas autoridades judiciárias ou administrativas para a defesa das pessoas jurídicas de direito público em juízo;
IV – manter em arquivo as leis, regulamentos, resoluções, provimentos, regimentos, ordens de serviço e quaisquer outros atos que digam respeito à sua atividade;
V – proceder de forma a dignificar a função exercida, tanto nas atividades profissionais como na vida privada;
[…]
VIII – observar os emolumentos fixados para a prática dos atos do seu ofício;
[…]
XI – fiscalizar o recolhimento dos impostos incidentes sobre os atos que devem praticar;
…]
XIV – observar as normas técnicas estabelecidas pelo juízo competente.
As infrações disciplinares dos delegatários dos serviços extrajudiciais, sujeitando-se às penalidades, estão elencadas no art. 31 da LNR, sendo elas:
I – a inobservância das prescrições legais ou normativas;
II – a conduta atentatória às instituições notariais e de registro;
III – a cobrança indevida ou excessiva de emolumentos, ainda que sob a alegação de urgência;
IV – a violação do sigilo profissional;
V – o descumprimento de quaisquer dos deveres descritos no art. 30 da LNR.
As penalidades impostas aos notários e os oficiais de registro pelas infrações que praticarem, assegurado amplo direito de defesa, pelo exposto no art. 32 da LNP, serão as seguintes, conforme a gravidade:
I – repreensão;
II – multa;
III – suspensão por noventa dias, prorrogável por mais trinta;
IV – perda da delegação.
Não será mencionado no Livro Diário Auxiliar a prática de cobrança parcial ou de não cobrança de emolumentos, ressalvadas as hipóteses de isenção, não incidência ou diferimento previstas na legislação específica.
6 A escrituração do livro caixa auxiliar
Os notários e registradores, bem como os interinos, são obrigados na realização da escrituração, diária e obrigatoriamente, do Livro Diário Auxiliar de receita e despesa, assim como do Livro de Depósito Prévio, nos termos das normas específicas (CNGCEMT, art. 31, inc. I). A responsabilidade pela escrituração é direta do Tabelião e̸ou Registrador.
O Livro Diário Auxiliar deverá ser aberto, inclusive com termo de abertura, com o número de folhas, a finalidade, o nome do titular ou interino da serventia, assim como termo de encerramento. Todas as folhas serão numeradas e rubricadas pelo delegatário, cujo livro poderá ser impresso e encadernado em folhas soltas constando colunas para anotação da data e do histórico da receita ou da despesa, no molde do livro contábil.
No lançamento precisa ser identificado o ato que acarreta a cobrança de emolumentos, sendo estes percebidos como receita do titular ou do interino do serviço, excluídas a parcela de emolumentos, a taxa de fiscalização, o selo ou outro valor que representar renda voltada para o Estado, ao Distrito Federa, ao Tribunal de Justiça, outras entidades e fundos de compensação e de custeio de atos gratuitos, salvo a hipótese de ser disciplinado esse lançamento por Normas d Corregedoria Geral da Justiça de cada unidade da federação.
As receitas provenientes da prestação dos serviços de diversas especialidades serão lançadas separadamente e individualizada, além do seu montante, a identificação do número do ato ou do livro, além da folha em que praticado ou protocolado, devendo o lançamento ocorrer no dia da prática do ato, ainda que sem o recebimento de emolumentos. A prática do ato consiste o da lavratura e encerramento do ato de notas ou de registro, ou o momento do recebimento do pagamento de reembolso de atos gratuitos ou de renda mínima. No caso da competência do Tabelionato de Protesto, caso o recebimento de emolumentos pelo protesto de título seja diferido, em virtude de normatização, o dia da prática do ato será o da lavratura do termo de cancelamento, o do acatamento do pedido de desistência e o do pagamento do título.
Quanto à despesa, o lançamento exclusivamente relacionado aos atos específicos da serventia ocorrerá no dia de sua efetivação, devendo o comprovante ser arquivado. Entre os comprovantes de despesas arquivadas estão aquelas efetuadas com pagamento de salários, das contribuições previdenciárias devidas ao Instituto Nacional do Seguro Nacional – INSS ou previdência estadual, ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço – FGTS, ou ainda os comprovantes de retenção do imposto de renda quando incidente
Os delegatários dos serviços extrajudiciais podem utilizar o Livro Diário Auxiliar também para fins de recolhimento do Imposto de Renda (IR), desde que se imponha ao titular a indicação das despesas não dedutíveis para essa última finalidade e também o saldo mensal específico para fins de imposto de renda. Aplicar-se-á essa fórmula ainda para os fins de cálculo de Imposto Sobre Serviços (ISS), hipótese em que deverá ser observada a legislação municipal (CNGCEMT, art. 30, inc. I).
7 Receitas e despesas não inseridas no Livro diário auxiliar
Não será mencionado no Livro Diário Auxiliar a prática de cobrança parcial ou de não cobrança de emolumentos, ressalvadas as hipóteses de isenção, não incidência ou diferimento previstas na legislação específica.
Sendo admitido o depósito prévio de emolumentos, os titulares ou interinos do serviço extrajudicial manterão livro próprio, especialmente aberto para o controle das importâncias recebidas a esse título, livro em que deverão indicar-se o número do protocolo, a data do depósito e o valor depositado, além da data de sua conversão em emolumentos resultante da prática do ato solicitado, ou, conforme o caso, da data da devolução do valor depositado, quando o ato não for praticado.
8 Conclusão
Pelo exposto, fica demonstrado a importância do Livro Caixa Auxiliar para o correto funcionamento do serviço extrajudicial, estando entre os livros obrigatórios, assim como fiscalizados pelo Juiz Corregedor Permanente, inclusive com vista anual, cujo envio acontece até o décimo dia do mês de fevereiro do ano seguinte.
Ao discorrer sobre a escrituração do Livro Caixa Auxiliar, o qual deve ter termo de abertura, verifica-se a obrigatoriedade de, diariamente, constar as receitas provenientes da prestação dos serviços de diversas especialidades, lançadas separadamente e individualizada, além do seu montante, a identificação do número do ato ou do livro, além da folha em que praticado ou protocolado, devendo o lançamento ocorrer no dia da prática do ato, independente do recebimento de emolumentos. Na despesa, o lançamento dever especificar os atos lavrados na da serventia no dia de sua efetivação. A correta escrituração do Livro Diário Auxiliar é estendida aos interinos das delegações vagas.
Referência
_______. Lei n° 10.406, de 10 de janeiro de 2002. Institui o Código Civil. DOU, Brasília, 11/01/2002. Disponível em:
<https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/20 02/L10406.htm>. Acesso em: 20 nov.. 2018.
CAMOLESI, Marcos Roberto Haddad. Notas e registros públicos. Porto Alegre: Núria Fabris ED., 2013.
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CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA. Provimento n 45, de 13 de maio de 2015. Revoga o Provimento 34 de 09/07/2013 e a Orientação 6 de 25/11/2013 e consolida as normas relativas à manutenção e escrituração dos livros Diário Auxiliar, Visitas e Correições e Controle de Depósito Prévio pelos titulares de delegações e responsáveis interinos do serviço extrajudicial de notas e registros públicos, e dá outras providências.
CONSOLIDAÇÃO DAS NORMAS GERAIS DA CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA DO ESTADO DE MATO GROSSO RELATIVAS AO FORO EXTRAJUDICIAL. Mato Grosso – Brasil. Disponível em: http://www.tj.mt.gov.br/aspx?aspxerrorpath=/Publicacoes/ConsolNormasServNot.aspx. Acesso em: 13 nov. 2018.
Autor: Marcos Roberto Haddad Camolesi
Texto elaborado em março 2019.